物业客户管理制度

　　商住大厦客户档案管理制度

　　1 制度内容

　　为做到客户服务部与客户的良好沟通,掌握客户的人员构成、公司性质、物业费交纳情况等,有必要建立一套综合的'客户信息系统,而客户档案可以协助客户服务部以最便捷的方式提供以上信息。因此,为充分利用客户信息并管理好这些信息,特建立此制度

　　2 管理目标

　　客户档案资料全面、准确、有效。

　　3 适用范围

　　客户档案资料的管理主要是收集、整理、归档及使用四个环节。

　　一般客户档案包括以下的资料:

　　1.收集客户单位资料

　　2.客户缴费记录包括各样应付之押金

　　3.客户装修工程文件

　　4.客户迁入时填具之资料

　　5.客户资料补充

　　6.客户联络资料

　　7.紧急事故联络人的资料

　　8.客户与管理处往来文件

　　9.客户违规事项与欠费记录

　　10.客户请修记录

　　11.客户投诉记录

　　12.客户单位有关的工程档案(与二次装修工程有关资料)与工作程序

　　4 注意事项

　　1.及时上行下达客户与管理之间的知识、报告、通知、通报,传送文件应及时、准确,认真地登记并制作各种表格。

　　2.协调与客户之间的关系,加强横向沟通;

　　3.做好与客户有关各类文件的档案工作,并定期整理,以备随时查询及跟进;

　　4.接听客户投诉,解决客户投诉;

　　5.接听客户工程报修电话,及时联系修复。

　　5 工作表格

　　1.客户档案登记表(qms-pm-31301)

　　2.客户紧急联络表(qms-pm-31302)

　　3.非机动车车牌办理登记表(qms-pm-31303)

　　4.特殊事件记录表(qms-pm-31304)

　　5.停车位租售情况登记表(qms-pm-31305)

　　6.停车证发放登记表(qms-pm-31306)

　　7.电话报装申请表(qms-pm-31307)

　　8.电话变更登记表(qms-pm-31308)

　　9.备租/售电话号码登记表(qms-pm-31309)

　　10.电话过户登记表(qms-pm-31310)

　　11.境外雇员登记表(qms-pm-31311)

　　12.涉外常驻单位登记表(qms-pm-31312)

　　13.用户身份卡登记表(qms-pm-31313)

　　14.移机电话统计表(qms-pm-31314)

　　15.车位申请登记表(qms-pm-31315)

　　16.辞职、辞退员工名单记录表(qms-pm-31316)

　　17.代保管单元钥匙申请表(qms-pm-31317)

　　18.水、电表底数确认单(qms-pm-31318)