文件及记录表格编码调整规定

1目的：为了更细致、准确、科学的划分文件系统类别，减少文件编码的断档和交叉，特对现文件及记录表格进行重新编码。 2原则：

2.1文件、记录按部门区分增加部门识别码；

2.2文件一级分类不变，细化文件、记录的二级分类编码； 2.3文件序号和版本号编写方式保持原方式不变。

文件一级分类 SMP 部 门 行政部 质量部 采供部 生产部 工程部 销售服务部 部门识别码 X Z C S G F 文件二级分类 行政管理 人事管理 后勤管理 生产管理 清洁卫生管理 质量管理 文件管理 设备管理 采供管理 物料管理 验证管理 药材检验 辅料检验 原料检验 包材检验 中间产品检验 成品检验 基础检验 设备操作 岗位操作 监控操作 文件分类代码 XZ RS HQ SC WS ZL WJ SG CG WL YZ YC FL YL BC ZJ CP JC SB GW JK SOP 清洁卫生操作 工艺规程 QJ GY 例：中药材检验标准操作规程

文件类别+部门识别码+文件分类代码+文件序号+文件版本号 例：SOP-ZYC-001-01

SOP — Z YC — 001 — 01 文件类别 部门识别码 文件分类代码 文件序号 文件版本号 （质量部） （药材检验） 2.4记录表格编码

目的：1、使记录表格分类更加清晰、准确；

2、使非记录类表格更能对应文件，便于检查修改。

一级分类 SRT 主要 记录 批检验记录 原辅料、包材检验记录 二级分类 批生产记录表格 包括内容 批提取、生产、包装记录、流转证、交接单 中间产品、成品 原辅料、包材、水、中间体检验记录 基础 记录 生产基础记录 质量基础记录 工衣、各种统计表格等记录 试剂配制、仪器使用、微生物检验、环境监测记录等 行政基础记录 工程基础记录 员工台账等 设备、工器具采供申请、统计表等 采供基础记录 销售服务部基础记录 台账、出入库记录等 销售记录、出入库记录等 CJC FJC 见下例 XJC GJC SJC ZJC ZPJ ZYB 编码 SPS 文件附所有部门附属于文件的管理文件、操作文件所附表页记录 记录表格 格 例：主要记录：总混批生产记录

记录编码+部门识别码+记录二级分类代码+记录序号+记录版本号 例：SRT-SPS-05-01

SRT — S PS — 05 — 01 记录编码 部门识别码 记录二级分类代码 记录序号 记录版本号 （生产部） （批生产记录）

基础记录：仪器使用记录 例：SRT-ZJC-01-01

记录编码+部门识别码+记录二级分类代码+记录序号+记录版本号 SRT — Z JC — 01 — 01 记录编码 部门识别码 记录二级分类代码 记录序号 记录版本号

（质量部） （基础记录） 文件附页记录：供应商变更申请表

记录编码+部门识别码+文件类别代码+文件序号+记录序号+记录版本 例：SRT-CCG-001-01-01

SRT — C CG — 001 — 01 — 01 记录编码 部门识别码 文件类别代码 文件序号 记录序号 记录版本 （采供部） （采供管理）