文件信息的储存和管理

文件信息储存管理

一、电子文件的储存管理：（操作文件）

1、收集、积累由企业邮箱经过对口客服和客户的邮件往来。由客服部负责人专职管理，行政部门予以监督，以性质、类别、大小设立电子文件夹，及时整理打包数据备份至可长期保存的脱机载体，交由信息部门保存。

2、邮件信息保存内容分为：每天的业务邮件，操作的确认费用邮件，报价邮件等；

3、公司内部有专门系统输入，客服牢记自己的账户名及密码，专门系统定期做密码改动，如有改动须向行政办公室提交申请，上次批示备案后方可修改；客服按照业务要求每天及时的将客户做箱信息输入至专门系统（服务器）；所有的箱货信息内容全部录入专门对应的系统中。

4、和客户联系所保存的文档不允许放至电脑C盘，如有损失后果自负；所有文档每一个月需传至信息部门备案。

5、对保管期限到期的文档按照文档管理规定予以撤消。

6、系统中的数据文件需制成归档数据集，拷贝至耐久性的载体上，至少一式3份，一份封存保管，一份供查阅使用。第三份发送至杭州服务器异地保存。

7、存储电子文件的载体或包装盒上应贴有标签，标签内填写编号、名称、密级、保管期限、硬件及软件环境

8、需要长期保存的电子文件，应当把归档电子文件与相应的机读目录存在同一载体上，公司内部软件是自行开发的应用软件，也应将软件及相关数据存在同一载体上。

9、原电子文件数据集载体在完成电子文件归档后，保留时间至少3年。

10、电子存档保管除应具备纸质档案一般的要求外，还应符合下列条件。

（1）、归档载体应作防写处理。不得擦、划、触摸记录涂层。载体应直立存放，做到防尘、防变形。

(2)、存放时应注意远离强磁场，并与有害气体隔离。

11、 设备环境更新时应确认库存载体与新设备的兼容性，如不兼容，应进行电子档案的载体转换工作，原载体同时保留时间不少于3年。

12、磁性载体上的电子档案，每4年转存一次。原载体同时保留时间不少于4年。

13、定期检验结果应填入电子档案管理登记表。

14、电子信息的封存载体不得外借，机密文档不得私自拷贝。

15、查询者对电子档案的使用应在权限规定范围之内。查询时，上传文档，员工根据自己的权限进行相关电子档案的查询，如需查询超出自己权限的文档时；普通文档由部门经理审批，机密文档由总经理审批，信息部门方可给予该员工查询的权限。

16、电子信息资料的销毁，信息部在报总经理批准后，办理相关手续后，方可实施。

非保密电子信息可在批准后删除。属于保密范围的电子信息被销毁时，如存储在不可擦除载体上，须连同存储载体一起销毁并在网络中彻底清除。

二、纸质文件的储存管理：（操作文件）

1、出口箱，及时将每天操作的原始装箱单以及设备交接单的进出场联收回，进行数据比对，确保准确无误后，与对应打出的计划托书，装订一起，以三个月为期限，将以上文件打包归档。

2、操作中产生的各项费用清单，报销发票，超期费明细，一个月一归档，以便提供给客户查账。

3、进口箱，及时将每天操作的原始客户货物签收单以及设备单进出场联收回，进出场联做为结账凭证，签收单已经最后抽回的船公司放箱申请书，装订一起，以三个月为期限，将以上文件打包归档。

4、在归档时必须将装箱时间、操作联系人、以标题的形式、缓急程序、份数及处理时间、处理情况逐项登记清楚。归档文件应按合作单位类型名字分别登记，登记簿应装订成册，移至专门储藏点保存、查询，妥善保存至3年后销毁。

5、翻阅文件应突出一个“快”，随时掌握文件的去向，避免文件漏传、误传和延误、遗失。

6、翻阅文件严格执行登记手续或者请翻阅人做好签收。

7、文件翻阅应在指定办公室进行，不得将文件带到住所或公共场所阅处。

8、文件翻阅必须根据规定的文件阅读范围进行传阅，应由专人按部门领导的排序或主次先后递送。对需要翻阅的文件应及时收回。以免翻阅的文件失去控制，造成文件积压、丢失和下落不明等情况。

9、文件的存放场所应安全、保密，不得将文件随意放在办公桌面上或存放在玻璃橱和敞开式的橱柜中。

10、建立定期的文件清理制度，定期做好文件的清退和销毁工作。清退和销毁文件，必须严格履行登记手续。文件销毁时需经主管领导人批准同意。个人不得擅自销毁文件。

11、认真核对应清退的文件，按时、如数将清退的文件办理清退、注销手续。

12、客服人员在工作调动、离职时，应先办理文件的移交手续，清退所持的全部文件，方可办理调动、离职手续。任何个人不得私自带走文件或私自销毁文件。

13、负责文件处理、保管的人员要增强责任性和保密意识，忠于职守，严格遵守有关规章制度和保密纪律，勤恳工作，确保文件正常运转，防止遗失。