企业电子文件归档与电子档案管理工作探究

企业电子文件归档与电子档案管理工作探究

作者：张强

来源：《兰台内外》2019年第29期

摘 要：随着互联网络技术的发展与时代的进步，办公系统中电子文档数量迅速激增，其产生形式、运行轨迹等表现出多样式的特点，在具体实际工作中电子文件的归档与电子档案管理凸显出若干问题。本文通过介绍电子文件归档概念及注意点、电子档案特点，分析电子文件归档与电子档案管理中出现的问题，进而提出有切实针对性的解决对策。 关键词：电子文件;电子档案;文件归档;档案管理 一、电子文件归档概念及注意点

电子文件归档就是将有重要参考、凭证及保管价值的文件信息资源进行保存并向档案部门提交的过程，这些电子文件是整个文件流转过程完结且是经过电子文件管理人员系统整理过的文件。电子文件归档大抵可以分为线上与线下两种模式，线下这种模式需要通过人工进行拷贝再移交给档案部门，并且在移交过程中还需要转化某些格式、数据等;线上模式则是通过系统内部实现电子文件的归档，节省人力成本同时也提高行政效率。由此可以看出线上归档模式更为实用、科学，为企业档案部门可取。

电子文件归档特别注意的是归档接口，归档接口设置在系统设计伊始是难度最大且最为重要的环节。作为电子文件业务系统与电子档案管理系统的连接环节，既要保证电子文件在形成产生、流转使用、管理等过程中元数据的真实可靠性，还要满足电子文件转化为电子档案后在系统中的各项要求。电子文件归档后要对文档的永久读取进行检测，需要档案人员对企业文档系统进行定期维护、升级，这些在大多数企业中是常被忽略的环节。 二、电子档案的特点

1.以数字化形态呈现于公众视野中

当前计算机中产生、形成、流通使用及管理的电子档案是以数字化形态存在的，它的信息内容与承载的载体形式是可以相分离的，电子档案在不同计算机媒体上均可以通过数字信号的方式呈现出来，超越了以往的物理距离与纸质载体原有的属性特点。 2.依托计算机存在，与计算机有天生的依赖性

电子文档从形成产生、流通使用及管理都必须是在计算机的环境中运行才得以实现。电子文档依赖计算机的表现是在软硬件、互联网络现代技术等上。

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3.使用便捷、资源共享、存储数据信息量大

计算机自身具有运行速度快、计算效率高等特点，使得在办公环境下电子文档的处理变得快捷便利化。计算机依托互联网络技术可以实现信息资源的共享、开发，实现信息资源跨越物理距离、纸质载体等障碍共享共用，同时计算机可以通过安装硬盘等存储设备提升计算机的存储密度，容纳海量庞杂的数据。 4.篡改性、稳定与安全性

电子文档是依托计算机而存在的数字编码信息，有别于纸质文档材料，它本身信息内容与计算机载体是可分离的特点就会使得电子文档存在着易被修改、篡改的风险。由于计算机更新换代比较快，存储设备又是层出不穷，电子文档的稳定性在永久读取方面上就存在着隐患，在安全性上也是靠着日新月异的信息计划与档案学思想还使隐患降至最低。 三、企业电子文件归档与电子档案管理工作中存在的若干问题 1.电子文件业务系统中有关档案管理功能设置不完备

企业电子文件业务管理系统大多是由外包的系统开发公司制作的，基本上是根据IT信息技术使用角度来进行开发的，很少会有甲方单位（使用系统单位）的文档人员参与系统的开发。档案管理人员在使用企业电子文件系统时仅会根据系统开发公司的使用指南进行操作，对系统重新优化、功能进行完善缺乏相关专业知识，这就造成即使在电子文件业务系统中发现档案功能设置不完备也无能为力。电子文件业务系统是IT技术人员单方面开发的，就会出现在电子文件归档细节上出现一些细小问题，如，归档后的电子文件不能自动备份至所在的分类目录中，需手动进行复制粘贴，且不能批量操作。

电子文件系统在设计初始仅仅是考虑文件的逻辑归档设置，而未对电子文件的物理归档进行设置功能，从表现上来看确实是减少了档案管理工作人员的工作量，提升工作效率，但是如若出现计算机被外界病毒入侵或者瘫痪等情况，则全部数据库信息便会付之一炬，造成不可估量的损失。企业电子文件业务系统在开发之初，一定要有档案人员参与其中进行设计，因为IT技术的实现要依托一定的档案学思想与内涵，不然就不会有行业、领域的针对性。 2.网络技术更新换代使得电子文档永久读取与保存存在风险

为提升现代办公行政效率、满足文档一体化工作要求，当前企业在互联网络技术支持上更迭速度迅猛。对于企业电子文件业务系统中签章的设置更是出现“与时俱进”，文件中人物、单位的公章可以根据需求进行个性化制作。为了保证电子文档中所使用各类编码数字信息的安全可靠性，IT人员会使用SQL数据库等，从而达到同一份电子文档的信息内容在不同地址存放

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的效果。以上这些现代信息技术的更新换代速度之快，且均是没有统一制式标准，就会造成电子文档的信息内容永久读取与保存存有风险隐患。

四、解决企业电子文件归档与电子档案管理中若干问题的对策 1.制定标准化、规范化的电子文件归档与管理的制度办法

关于企业电子文件归档与管理工作必须要由相关部门统一统筹规划，只有保证在电子文件输出输入格式形式一致、技术处理方式统一、所对接使用软硬件设施设备相同等，才可以促使电子文件在相互共享与共用上无障碍。电子文件归档与管理工作上实现信息畅通、无障碍，才可以进行下一步信息的互联互通，进一步地推进电子文件归档与管理的高效科学发展，同时对于有效管控电子文档管理工作中出现一系列问题也有一定助力。只有统一、规范标准的规章制度是推进电子文件归档与管理工作的重要一步。 2.加快建设系统化、多元化的档案信息数据库

档案信息数据库是运用现代互联网络技术，对现有档案信息资源进行科学、合理地管理，以此让档案信息利用工作更加便利化。档案信息数据库的建设是一项艰巨且漫长的工作，需要数据信息由少量向众多、由无序向有序化迈进的过程，是档案专业业务知识与IT信息技术思想的整合产物。档案信息数据库的建设是一定要以原有数据信息完整性、准确性为前提，信息资源内容的完整、稳定与安全是数据库的重要保障。只有这样才能建设出信息覆盖面全、承载元素多元化且方便快捷，具有標准化、实用性的档案信息数据库。企业在建设系统化、多元化档案信息数据库上应更多注重深层次挖掘自身档案室（馆）藏资源，充分利用自身优势与特色资源开发特色数据库，使藏于“深闺”的资源动起来，要以用户利用为导向。系统化、多元化档案信息数据库就是利用至上的重要基础。 3.充分保障电子文件的真实性与有效性

当前企业在对待电子文件的真实性方面大多依托现代信息技术，利用专门的技术以此保证电子文件真实性。如，个性化签章、专门的数字编码印章等签批处理技术。关于企业电子文件的规范化、标准化格式，是必须可以反映出电子文件的生成者、生成时间、传输流转信息及相关信息，还应充分保证电子文件管理工作的连续不间断性，这些均是保证电子文件真实性的重要基础。在保证电子文件的有效性上，要在系统设计伊始就将产生电子文件的元数据进行设置，对电子文件从产生、归档及管理等各个环节进行“留痕”，凡修改、使用、标注等都会在原有电子文件上留有痕迹，使以后的人对电子文件的历史一目了然。对文档的管理还要做到双套制，既保有纸质载体的文档，还要对电子文档进行归档保存，最大程度的保证档案信息资源的完整性。

4.做好电子文档在流通使用、保存管理过程中的安全工作

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运用现代互联网络技术手段全面提升电子文档在流通使用、保存管理中的安全性，对企业档案馆（室）藏信息资源的安全保护做到全覆盖。对于电子文件业务系统、档案管理系统等设置专人进行管理，定期进行补丁修复、网络维护等，对防止病毒入侵、防止网络攻击等防火墙设施要进行24小时全天候在管控状态下。档案信息资源线上的共享共用、访问等要规范程序，设置相对应的访问与管理权限。企业档案部门的网络、计算机等硬件设施设备要及时定期进行维护、维修，到老化期后适时就要进行更换，确保硬件设施的使用不落伍。企业要切实从软硬件上下大工夫，保证电子文档在流通使用、保存管理过程中的安全。 5.优化档案人才队伍结构

企业电子文档管理工作不同于以往纸质档案管理，仅需要传统档案管理业务知识就可以，电子信息时代下的文档管理既需要档案管理知识又要具备IT、电子等现代信息技术等业务知识。优化企业现有的档案人才队伍结构要从两方面来抓：一是对现有档案人员进行业务培训，将计算机、数据库、系统维护及档案管理相关专家请到公司内部进行业务大讲堂，同时也鼓励企业成员在线上进行充电;二是招聘现有亟需的专业人才，这就节约了企业的培训人才成本，也能使现有招聘人才更快、更好投入工作。企业电子文档管理工作人才队伍一定要转变原有单一人才结构，转向多元化、综合性人才结构。只有多元化、综合性合理科学的人员队伍结构才能使电子文档工作效率更高、管理利用工作更加实效化。 参考文献：

[1]蔡盈芳.尝试、破冰、扩围、再出发-企业单轨制电子文件归档管理的回顾与展望[J].浙江档案，2019（5）：24.

[2]刘 俊，彭蒙蒙.企业电子文件归档与电子档案管理的研究[J].机电兵船档案，2019（1）：95.

[3]張 新，王 玮.探索电子文件归档和电子档案管理新模式[J].中国档案，2018（5）：70.