推进人事档案管理信息化建设的思考

作者：林秀莲

来源：《办公室业务（上半月）》 2019年第6期

文/福建省泉州市洛秀开发建设有限公司? 林秀莲

【摘要】人事档案管理对于企业及单位的发展有重要作用，几乎在开展每项工作的过程中都需要以此为基准。部分企业在用人的过程中没有对工作人员的背景及能力进行了解与考核，在后续工作中一旦出错就难以查找根本原因。在我国近年发展信息化技术的过程中，人事档案管理逐渐引入这种技术与方法。信息化建设对于人事档案管理有较大的推动作用，可以使得档案管理符合现代化发展要求。

【关键词】人事档案；信息化建设；存在问题；措施探究

在我国文化进步的过程中，较多行业的工作方法逐渐在传统形式上有了较大的更替。主要是由于现代化社会的发展需要由新的方式作为支撑。传统的人事档案管理已经不适应于现代社会的发展，使得企业的整体发展比较滞后。所以，需要针对企业的实际发展情况与方向确定人事档案管理的新方法，让信息化建设更加纯熟，满足社会的发展需求。

一、信息化建设对人事档案管理的重要性

虽然人事档案管理工作从表面上看就是对企业工作人员的档案进行归类、整理，但是其实际有较大的用处。部分企业领导人员将其看作简单的例行性事务工作，在调配管理人员的过程中没有让其发挥最大的作用。人事档案管理要求工作人员重复劳动，需要利用大量的工作时间，甚至经常在重复劳动之后一无所获。这种性质使得工作人员的效率难以有大的提升。虽然在信息化发展的当下，部分企业人事档案管理人员会利用简单的数据库或者EXCEL简化工作流程，但是档案信息资源还是难以有效共享。对于企业的整体发展来说，档案中记录了所有人事的资源与信息，领导人员需要根据信息内容为其分派工作，使其在岗位上充分发挥优势。信息化建设可以让这种功能得以实现，领导人员可以对人事档案信息的数据进行分析，使其更加完整有效。还可以对人事管理流程进行具体划分，让信息资源高度共享。相对于传统的档案管理来说，信息化建设最大的变化就是可以不再用纸质记录的方式分析人事信息，而是可以直接以电脑端为载体，提高档案管理的便利与传递效用。磁信号与数字信号的形式可以让档案内容在传输过程中更加迅速与准确，管理人员可以在第一时间获取最准确的信息，在决策过程中也可以此为依据。

二、人事档案管理在信息化建设中的问题

（一）基础设施不完善。信息化建设的基础是计算机软件与硬件，如果在这个基础方面不达标，就会使得人事档案管理信息化建设缺乏根基。企业在践行信息化建设的过程中，一味地应用信息化建设理论，但是在实践时还是存在较大的难度。在利用计算机软件与硬件的过程中，配套设备不完善是主要的问题。部分硬件设备的管理性能不足，达不到人事档案管理要求。计算机软件也没有及时更新，人员在工作的过程中对计算机技术的掌握程度不足，经常出现错误，影响信息化的建设效用。

（二）管理人员素质不高。对于任何领域的工作来说，要开展信息化建设就需要以高素质人才作为领域发展的基础。管理人员作为部门工作的领头羊，需要以身作则，但是这种正面的例子在企业管理工作中还是少见。企业在进行信息化建设时，没有做好校企合作，使得人才流出。企业在开展实际工作时，没有针对信息化管理对其进行理论与实践培训。在现代化互联网

发展的过程中，人事档案管理人员的信息化理论知识能力不足，整体技术水平参差不齐，难以达到信息化建设关键。

（三）缺乏理论与业务指导。理论与业务指导是信息化建设的重要环节，人事档案管理人员并不是在从事这项工作的初始就可以熟练应用信息化技术。我国较多企业在开展档案管理工作的过程中，还是沿用传统的管理方法，或者引用其他企业的管理形式。在整体实施信息化建设管理的过程中，还是与理想状态存在较大的差距。在我国近年来的发展过程中，针对不同领域的信息化建设有不同角度的见地，并且进行了一定程度的模拟。但是我国整体的信息化建设还是存在不足，在实际管理过程中难以对其进行快速衔接。企业在发展时没有根据实际国情制定规范的业务指导体系，从事人事档案管理的工作人员缺乏政策支持。在这种情况下，信息化建设的开展比较滞后，使得企业的整体发展受到阻碍。

三、推进人事档案管理信息化建设的措施

（一）研发管理软件。信息化建设需要有基础的操作平台，对操作设备升级换代才能使得管理理论与系统建设得以实现。管理软件的研发是人事档案管理的当务之急，研发人员要根据企业的实际情况对资源进行合理分配。在研发管理软件的过程中，需要以代码管理作为基础，然后应用格式管理规范人事档案管理形式。为了加强人事档案管理的安全性与规范性还需要做好系统维护与数据库维护等工作，在对信息进行维护、查询与交换的过程中，实现所有功能的有效对接。企业需要以信息数据的建设作为核心，使得组织管理部门的全部数据得到有效管理。在重复使用信息的过程中，提高数据库的利用率，还能够实现信息数据资源共享。

（二）实现资源共享。资源共享一直是档案管理的重点，管理人员不仅需要对人事档案进行管理，还需要结合其他部门的工作对其进行完善。在利用信息化对人事档案资源进行共享时，需要建立有效的协调机制，让工作人员可以对档案资料的形成与收集进行沟通。这样能够让档案的归集更加及时，在整理的过程中就可以让全部人员了解档案信息。企业在管理人事档案信息的过程中，需要让相关的部门对人力、物力进行集中，还需要投入足够的资金建立信息数据库，使其更加完整与全面，让资源在共享的过程中得以利用。

（三）落实动态管理机制。部分管理人员在对人事档案信息进行管理的过程中急于求成，使得管理模式相对来说比较固定。就人事档案管理原则来说，管理人员需要综合反映组织内部的情况，还需要对档案的变化历程进行分析。动态管理机制在较多行业工作中都有一定程度的应用，并且能够取得良好的效果。就人事档案管理中动态管理机制的建立来说，需要对人事档案内容进行全面的分析管理。管理人员不仅需要对工作人员的工作状态进行分析，还需要了解其生活方面的内容。管理人员主要需要利用信息化平台对人事档案进行更新，在同步的过程中需要保证档案数据资料的真实性。在对原始材料进行整理的过程中，需要建立专属档案，管理人员要对其进行关注，在开展信息化建设的同时推动档案的整体更新。

（四）配备先进的技术设备。任何工作的开展都需要有基础的设施作为保障，虽然其作为一项物质基础在人事档案管理的过程中需要由人进行支配，但是其作用还是不可替代。在对人事档案资源进行利用与开发的过程中，要利用先进的技术设备实现资源共享。在现代化社会发展的过程中，企业需要针对人事档案管理工作的开展购入先进的设备，引入先进的技术，使得网络信息管理系统更加健全。在对先进的设备与技术进行应用时，需要符合相关的管理标准，在设备与技术的支持下达到信息化建设的目标。

四、结语

信息化建设在人事档案管理的过程中发挥的作用巨大，满足经济全球化与信息技术飞速发展的要求。管理人员需要不断推动管理工作的发展，合理应用新的技术形式与设备，对人事档案进行整理与分析，提高工作效率，促进企业的整体发展。

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