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实验5-期末结账管理

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实验5-期末结账管理

-CAL-FENGHAI.Network Information Technology Company.2020YEAR

成绩 教师签字 日期 1737001456479 学生姓名 张立 学 号 班 级 2017秋计算机信管分 组 (专) 项目编号 ERP原理与应用实验五 项目名称 期末结账管理 实验报告 一、实验目的 1. 了解企业月底存货及账务结转的基本流程; 2. 理解ERP系统中存货管理与自动分录、会计总账之间的信息流程及单据特征; 3. 初步了解主要的基础数据含义及其设置方法; 4. 掌握月底结账中的各项操作。 二、实验内容与步骤 (要求:针对实验案例的每项工作,完成实验,并分别撰写实验步骤) 一、实验内容 1. 完成期末结转及结账的基本流程; 2. 期末结转主要包括:成本计算、月底存货结转、应收应付结转、自动分录、总账结转等; 3. 期末结账主要包括:结账、生成财务报表。 二、实验步骤如下 1、存货月结 存货的月结作业应每月订以固定时间运行的,目的有二:一方面结算该月份存货的价值, 另一方面必须可计算出该月份品号的销货成本。存货结转必须于该月份的库存进出与存货相 关的应收应付账款确定后运行。当月结作业完成后,若事后发现交易信息有误时,就必须按财务的角度于次月进行账务调整,不得在于当月补交易单据的输入或更改。 操作在存货管理子系统中。 (1) 成本计价 计算品号当月份的月加权平均单价或日加权平均单价,并更新「库存交易明细信息档」 及「库存交易单据」,并更新「品号信息档」的单头及单身库存金额及数量。 月初库存成本+本月进货成本 月加权平均成本 = ────────────── 月初库存数量+本月进货数量 - 2 -

教师评语 月初数量来自:品号每月统计信息档 月初金额来自:品号每月统计信息档 注意:此时,按照操作要求,需要进行财务更改日:进入“系统设置”中的“公共参数 设置”中的“进销存参数”中修改为2003-12-31。(此处在练习中,,如果不进行才做也不会 有大影响。) (2)查询 本信息由「月底存货结转」而生成,可查询品号每月各仓库,各种交易统计信息。属于 系统汇总信息,信息有误时,应透批处理中的「现有库存重计」来重算,不应直接从数据库 或本作业中调整。 - 3 -

(3 )库存调整 在财务人员进行账务核对时,可能会发现某品号的现行年月月底的库存数量为零而金额 不为零时,可以利用「批处理」中的『自动调整库存』针对有问题的品号进行调整,并自动 生成一张交易单据,此交易单据您可于『录入库存交易单据』中查询得到,当单据审核核准 时将该品号的金额调整为零 不同库中同一个产品的单价成本不一致,需做分库处理。 - 4 -

(4 )查询尾差/分库调整单: 当经过库存调整后,或许会产生一定的差异,这是可以到“录入成本开账/调整单”中 进行查询,如图,可以看到数量为 0 的材料,其成本为0.5。这里便于期末月结时的成本归集。 (5 )月结 本功能模块目的:当某个月的月底成本计价作业已经运行完成且确定无误后,即应该 运行「批处理」中的『月底存货结转』。『月底存货结转』的运行将把该月的月底库存成本 - 5 -

及数量结算出来。更新『录入品号信息』中的『月初成本』与『月初数量』字段,及生成 月结当月的『品号每月库存统计信息』并将『设置共用参数』中的 [库存现行年月] 自动 加1。 所谓月底存货结转,相当于结账 (或关账) 动作。运行过后,该月及该月以前的各种 库存交易单据信息即不可再行输入,更改或取消。 2、应收/应付系统月结 (1)应付月结:同存货月结,应收应付系统也有月底结转的动作,与存货相比,其步 骤简单许多: - 6 -

(2)月结后,公用参数中的现行年月加一,查询月结成果,除打相关报表外还可以参考“维 护供应商每月统计账款” (3 )应收系统月结,可参照应付系统月结步骤。 3、自动分录 (1)自动生成分录底稿 本功能模块目的:常规方式,此种明细账所处理的原始凭证皆系以人工方式汇整并开立 凭证,再登录总账系统中。本系统则提供了根据各支系统的原始凭证信息自动开立凭证于总 账系统中的功能。 由于此功能的提供,可以使开立凭证的繁琐工作得以大量简化,并可避 免人为处理的错误与弊端。 - 7 -

运行『自动生成分录底稿』及『拋转会计凭证』的时机:各公司可能不同。到底是每 天运行还是每周或每月运行皆无不可,完全视贵公司的制度需要。而不同的单据亦可能有 不同的运行周期。譬如销货分录,进货分录,收款分录,付款分录可能需要每天运行。而 销货成本分录,领料分录或生产入库分录则每月运行一次即可。 虽然,本系统在分录时机设计上保留了很大的弹性,但对公司而言,仍然必须针对各 种分录事先规划好其确定的运行周期订定“分录底稿批号”,依循而行,才不致衍生困扰。 注意:“基本选项”中的各项单据的选择标志着本次抛转的分录凭单性质,不选则在 抛转时就不生成相应单据的分录,亦即在后期不能对该项单据所发生的一切业 务进行核算。 “输入底稿批号”为如上所述当底稿每天运行时为了区分必须进行区分,所填 (2)抛转会计凭证 - 8 -

注意:由自动分录抛砖到总账的会计凭证是不能手工修改或删除的,如果有修改的需求, 应先还原会计凭证,再还原分录底稿,然后修改原始业务单据;确认无误后,再顺 序抛砖分录底稿及会计凭证。 4、总帐 (1) 输入、审核会计凭证 有些会计凭证不是通过自动分录抛转过来的,他们是通过“录入会计凭证”录入的,这 时需要进行审核。特别是现金银行账,必须逐一的进行输入、审核。(操作:略) (2)整批过账 根据原始凭证编写凭证后,登录日记账,记入分类账的过程即系统中整批过账动作。 当确定输入的凭证无误且己审核后,即可以利用『整批过账』将凭证予以过账。 可参考图 示上的顺序操作。 - 9 -

当“不全选”时,亦可以如图进行单选: (3)会计月结 此功能执行后将当前正进行的月份算出本期损益金额。若为会计年度最后一期则系统自 动运行年结作业,否则更新会计现行年度及期间不为最后一期时,现行期间=现行期间+1。 如系统判断为会计期间最后一个月时自动将虚账户结清,实账户结转,计算本期损益,并生 - 10 -

成至本期损益各期金额档。 (4)财务报表 本功能模块目的:将指定时点的资产负债表、损益表等各种报表以账户式格式印出。即 可以打印资产负债表、利润表等各种财务报表。 三、实验成果提交 (要求:将实验结果画面复制下来,粘贴在此处。) 1、进销存管理——存货管理子系统——月底成本计价 - 11 -

(直接处理——取消) 2、进销存管理—期末处理—维护品号每月统计信息 3、录入品号信息 - 12 -

(单击3次下一个,多次点击滚动条) 4、进销存管理——期末处理——维护品号每月统计信息——自动调整库存 - 13 -

5、进销存管理—期末处理—维护品号每月统计信息—录入品号信息 (点击向下滚动条出现该界面) 6、月底存货结转 - 14 -

7、 进销存管理—财务管理—应收管理子系统—应收帐款月结 (直接处理——OK——取消) 8、应付管理子系统—应付帐款月结 - 15 -

9、 自动分录子系统—自动生成分录底稿 10、维护分录底稿 - 16 -

11、 财务管理——集团分销-自动生成分录底稿 (直接处理——OK) - 17 -

12、抛转会计凭证 13、 会计总帐子系统——录入会计凭证 * (不停的点下一个和出现的信息浏览界面) - 18 -

14、整批过帐 15、 自动转帐 - 19 -

(点击下一步之后的界面) (点击生成凭证) 16、整批过帐 - 20 -

17、会计总帐子系统—自定义会计报表—打印自定义报表—设置会计单据性质 - 21 -

(18、 会计报表——资产负债表) - 22 -

(19、会计报表——利润表) 20、会计月结 - 23 -

(直接处理——OK) 四、实验中遇到的难点及解决办法 1存货月结 1.存货月结的日期 存货月结的操作是在月底进行的,注意要把时间调整在月末,再进行存货月结的操作。一旦进行了月底存货结转,相当于库存结账 (或关账) 动作。运行过后,该月及该月以前的各种库存交易单据信息即不可再行输入,更改或取消。所以慎重进行这个操作。 2.“月底成本计价”和“自动调整库存”的先后顺序 要先进行“月底成本计价”,然后进行“自动调整库存”。进行成本计价后,品号信息也随之更新内容。这时再查询品号信息,可能发现某品号的现行年月月底库存量为零而金额不为零。所以需要进行“自动调整库存”。它们的顺序不可颠倒,否则可能仍然发现品号信息存在问题。 3.“月底存货成本计价作业”、“自动调整库存作业”、“月底存货结转”的先后顺序 - 24 -

进行“月底存货成本计价作业”和“自动调整库存作业”之后,确保在存货结转前发现问题,并对问题处理完成后,再进行“月底存货结转作业”。 2、应收/应付子系统月结 将应收/应付子系统中各项业务数据汇总成记录当月各客户/供应商应得应收/付账款的统计信息。运行过后,该月及该月以前的各种应收/应付单据信息即不可再行输入,更改或取消。月结后,“系统设置”→“设置公用参数”中的“现行年月”加1。 3、自动分录抛转 1.“选择单据来源”时多选或少选。 本试验中钩选的单据有8种,注意不要多选或少选,都会影响生成凭证的数量。 2.“自动生成会计凭证”里“选择单据性质”为:全部 如选择了其他的选项,则生成相应单据的会计凭证,不能将所有的会计凭证汇总到总账系统中。 3.生成会计凭证的方式有两种,注意选择的方式。 选择的方式不同,对应的操作流程也不同。 4、总帐月结 1.会计凭证要先审核,然后过账 凭证的审核目的为审核过的单据不得再做更改或删除或作废,以确保输入的信息不会被有意或无意的更动。审核过后,才可过账,未审核凭证不能过账。 2.整批过账可能出现有的凭证未过账。 如果过账结果出现未过账凭证,一般因为这些凭证没有“出纳”或“审核”,需要手工在“录入会计凭证”界面中逐一进行“审核” 并“凭证单笔过账” 处理。 3.“自动转账”时选择正确的结账类型及凭证单别。 选择“期间损益结转”,凭证单别是“月结凭证”。 4.“自动转账”之前要求所有的凭证已经过账。 此项操作要求将现行会计年月的所有凭证过账,所以不可在“自动转账”之后进行整批过账。对“自动转账”生成的结转凭证也要进行“审核”和“过账”。 5.“会计月结”前要求现行会计年月之前的所有的凭证已经过账。 这也是“会计月结”进行之前例行的检查,如发现未记账凭证,则对该凭证进行“审核”和“过账”。然后进行“会计月结”。 6.财务报表查询时要注意正确的时间。 - 25 -

输入不同的时间将显示不同时点的财务状况。尤其是损益表在查询时,由于已经进行“会计月结”,所以默认显示的是下个月的时间 五、实验体会 实验课是我们加强理论与实践结合的机会,使得我们对于之前所学到的管理信息系统的知识更加形象具体化,而不是简单的文本化的概念。通过对易飞ERP系统的操作,我对于易飞ERP系统有了基本的理解,并深刻体会到系统对业务操作比实际人工操作要简便快捷,并提高了正确性。 实验中涉及到的时间问题是实验成功的关键。而真正的在企业中,每个环节都是紧密相连的,没有上一环节的完成,之后的流程和工作便更无法进行。只有合理安排各项环节的时间,才能够最好最有效的利用各种资源,已达到降低成本、提高收益的目的。 通过对ERP的学习,我们更参考了易飞ERP中包含的其他系统,例如是人力资源管理系统,这与我们管理信息系统设计相吻合,为我们提供了很好的素材和学习环境。我们通过参考学习易飞ERP中的人力资源管理系统,更加深刻和完善了我们对人力资源管理的理解,为我们提供了很大的帮组。 六、思考题解答 1. 分别画出本实验中存货结转和自动分录抛转的操作流程图。 答:(1)存货结转: (2)自动分录抛转: - 26 - 自动调整库录入品号信息 月底成本计维护品号每月统计信月底存货结账 2.本实验中,自动分录抛转的作用是什么? 答:生成会计分录的底稿,通过“自动生成分录底稿”抛转分录底稿,将会计凭证抛转止总账系统。 维护分录底稿 抛砖会计凭证 自动生成分录- 27 -

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