东莞君雄精密五金制造有限公司职位说明书管理办法1.0

东莞君雄精密五金制造有限公司 DONGGUAN JOINSHOW PRECISION HARDWARE MANUFACTURING CO.，LTD 文件标题 职位说明书管理办法 文件编号：WI-00-0000 生效日期：2012.01.01 版 本：A0 页 码：第1页共9页 1 目的 指导如何对职位说明书里各要素进行说明，规范职位说明书的编写步骤、方法、管理及维护。 2 职位说明书定义 职位说明书是一种对职位的基本信息、职位设置目的、工作领域、工作职责与目的、业务权限、工作频率、工作依据、任职条件的说明性文件。通过对该职位的信息进行系统的归纳及整理，以便职位任职者及该职位主管参照执行并配合公司人力资源管理工作。 3 职位说明书的作用 3.1 让员工了解该职位工作的性质，明确工作职责和权限。 3.2 确定人员编制与组织结构； 3.3 为人员的招聘、调配提供了标准，降低了企业的用人风险； 3.4 为确定职位薪酬提供评价信息，提高报酬的内部公平性； 3.5 帮助新员工尽快进入角色； 3.6 提供职位所需的知识与技能，为分析任职者的培训需求提供了前提，使培训工作更具有针对性； 3.7 为绩效考核提供明确的考核指标； 3.8 可以根据主要职责及内容，对员工进行工作目标管理。 4 职位说明书的构成 4.1职位说明书由以下各个要素组成： 1. 职位名称 2. 所属部门 3. 直属上级部门 4. 职位编号 5. 职位类别 ※ ※ 本档之著作权及营业秘密内容属于东莞君雄精密五金制造有限公司,非经公司允许不得翻印 ※ ※ 东莞君雄精密五金制造有限公司 DONGGUAN JOINSHOW PRECISION HARDWARE MANUFACTURING CO.，LTD 文件标题 职位说明书管理办法 文件编号：WI-00-0000 生效日期：2012.01.01 版 本：A0 页 码：第2页共9页 6. 职位等级 7. 制订、审核、审批者 8. 职位概要描述 9. 职位关系 10.管理范围及幅度 11.基本任职资格 12.工作领域 13.工作职责及目的 14.业务权限 15.工作频率 16.主要工作依据 17.身体要求 18.禁止行为 19.工作时间特征 5 职位说明书编写步骤 5.1职位确认：根据公司的组织架构确定各部门职位设置； 5.2职位说明书版式确定： 根据君雄公司企业特性，设计适应君雄公司发展需求的职位说明书格式； 5.3职位信息收集与归纳: 5.3.1根据职位说明书所需的信息点来收集相关信息，使用任职者自拟法、上级主管审核、面谈等方式来收集职位相关信息。收集信息主要从3个方面来进行： （1）部门工作任务、职位的目标；分析该职位在部门职位体系中的位置以及所承担的工作任务和目标，通过查看部门职责找出该职位对应的相关职责，因为部门各职位的工作职责支撑着部门的职责，这是部门赋予该职位的工作任务；在确定职位目标时需要了解以下几个问题： ※ ※ 本档之著作权及营业秘密内容属于东莞君雄精密五金制造有限公司,非经公司允许不得翻印 ※ ※ 东莞君雄精密五金制造有限公司 DONGGUAN JOINSHOW PRECISION HARDWARE MANUFACTURING CO.，LTD 文件标题 职位说明书管理办法 文件编号：WI-00-0000 生效日期：2012.01.01 版 本：A0 页 码：第3页共9页 a．该职位要完成部门总目标中的哪一部分，是否很清楚？ b．该职位对部门将产生什么影响，它对部门的产出的贡献是什么? c．如果这个职位不存在，那么哪些工作将无法开展?如果存在又将怎样? d．为什么需要设置这个职位? 是否有足够的理由？ （2）工作中所要解决的问题：即工作中所要完成的事件或者说任职者在工作流程担当的工作，任何职位都能够在流程中找到自身存在的价值和理由，必须根据流程来确定其工作职责和角色要求，否则这个职位设置就没有意义； （3）任职者需要能力与资格。任职者的能力与资格决定了组织目标和工作的完成程度与质量。通过以上三方面的分析，即目标、人、事的具体结合，这是职位说明书的核心所在。 5.3.2确定所收集信息的真实性与有效性，依据职位说明书的格式，对信息进行归纳、提炼； 5.4职位说明书填写: 5.4.1职位说明书填写注意事项： 1）对职位的特性要进行分析，而不是罗列职位信息； 2）所有的职位说明都是对事不对人，收集的是职位的信息，是职位对任职者的最低要求，而不是现在该职位上的人员的个人背景资料或工作表现，不管现在的任职者是谁； 3）以事实为依据，而不是对职位进行判断； 4）关注对职位现状的说明，而非是未来职责及个别特例，在梳理现状的基础上，有所改进与突破； 5.4.2职位说明书各要素填写要求 言简意赅为原则，不要有所保留或者夸大，所提供的信息应当适用于最为典型的及一般性的情况，而不适用于短期或者临时工作。具体要求： 1）职位名称 详细地写出该职位的全称，要求“限定词＋名词”。如：工艺设计部经理、绩效薪酬专员。 2）所属部门 详细地写出该职位所在部门的全称。指本职位隶属的最小级别部门（科级以下不考虑）。例※ ※ 本档之著作权及营业秘密内容属于东莞君雄精密五金制造有限公司,非经公司允许不得翻印 ※ ※ 东莞君雄精密五金制造有限公司 DONGGUAN JOINSHOW PRECISION HARDWARE MANUFACTURING CO.，LTD 文件标题 职位说明书管理办法 文件编号：WI-00-0000 生效日期：2012.01.01 版 本：A0 页 码：第4页共9页 如：跟单员隶属于订单履行科、喷涂科科长隶属喷涂科； 3）直属上级部门 这里的上级部门指本职位所在部门的直接领导部门。例如：生产计划员所在部门为计划科，直接上级部门为计划部。 4）职位编号 各科室管辖范围内员工可以用“部门代号＋科室代号＋顺序号”，如：ZZ－YM－001（组装部压铆科科长），部门没有科室用“部门代号＋顺序号”进行职位编号，如：RL－002（培训专员）。 5）职位类别 划分职位类别是为员工设计职业发展通道，对员工任职能力进行管理的需要。根据公司的战略要求，按工作性质对公司各职位划分成不同的职位族和职位类，具体划分为5大职位族、16个职位类、3个职层，涵盖了公司现有的80多个职位。具体分类详见《君雄公司职位分类表》 6）制订部门、审核人、审批人 制定部门：该职位所在部门 经理级以下人员：审核人为部门经理，审批人该中心总监； 经理级人员：审核人为该中心总监，审批人为总经理； 总监与副总经理：制订人为该职位本人，审核、审批人为总经理。 7）职位概要描述 一句话简短而精确地说明此职位为什么存在。句子形式一般始于动词：“动词+内容+目的”。如：“负责„工作，达到什么目的”，用词应该准确。此栏的陈述只应包含手段和结果，而不包括完成结果的过程。本问题的目的在于了解任职者对完成公司及任职部门工作目标的重要性。 8）职位关系 ※ ※ 本档之著作权及营业秘密内容属于东莞君雄精密五金制造有限公司,非经公司允许不得翻印 ※ ※ 东莞君雄精密五金制造有限公司 DONGGUAN JOINSHOW PRECISION HARDWARE MANUFACTURING CO.，LTD 文件标题 职位说明书管理办法 文件编号：WI-00-0000 生效日期：2012.01.01 版 本：A0 页 码：第5页共9页 对该职位的行政上司、同僚、直接下属和工作中紧密联系的其他职位进行直观的描述，以便了解该职位沟通的复杂程度。从以下五个方面对职位的上下级关系进行详细的说明。 ① 直属上级职位名称：指本职位所在部门的直接领导或上司职位名称。 ② 直接下属职位名称：指本职位所管辖的直接下属职位名称； ③ 同主管同级职位名称：格式同上，注意这栏里的职位应满足两个条件，一是与该职位同一级别，二是与该职位同属一个上级。 ④ 企业内部联系紧密的部门/职位：该职位需要经常性的内部联系的对象。应该是因工作关系需要经常性联系的，不包括偶尔一次两次的情况，也不包括向直属上级汇报工作和给直属下级安排工作的联系；如果属于直接上下级关系或同僚关系的职位也不再填写。 ⑤ 企业外部联系紧密的部门/职位：该职位需要经常性的外部联系的对象。 9）管理范围及幅度 不同类别的下属管理难度不同，下属人数不同管理难度也不同，按类别列出直接下属和间接下属的人数，以便于掌握该职位管理工作的难度。填写时需分出各类别下属职位人数。 10）基本任职资格 基本素质：主要选择针对该职位具体工作做出优秀业绩所需要的基本素质； 学历及专业：该职位所需的最低学历及专业，非目前在职人员的情况。低于此要求将无法胜任该职位。（根据公司具体情况界定为：经理级以上管理职位为本科及以上，总工程师、高级工程师为本科及以上，工程师为大专及以上，助工、技术员为中专及以上，高级技工为中专及以上，技工不限学历，职能管理专员职位为大专及以上）专业上该职位要求需要严格对应的专业填写该专业名称，可以相关的专业可以选择与该职位工作最相近专业加上等相关专业字样来处理； 经历或经验：此工作经验应该是该职位对应于上述最低学历和专业而要求的工作经验或经历。（根据公司实际情况界定为：总监8年以上大中型五金企业工作经验，3年以上大中型制造企业相关中高层管理工作经历；经理5年以上大中型五金企业工作※ ※ 本档之著作权及营业秘密内容属于东莞君雄精密五金制造有限公司,非经公司允许不得翻印 ※ ※ 东莞君雄精密五金制造有限公司 DONGGUAN JOINSHOW PRECISION HARDWARE MANUFACTURING CO.，LTD 文件标题 职位说明书管理办法 文件编号：WI-00-0000 生效日期：2012.01.01 版 本：A0 页 码：第6页共9页 经验，2年以上制造企业相关管理工作经历；科长3年以上五金制造企业基层管理工作经验，1年以上同职位工作经历； 知识＋技能：该职位要求任职者必须具有的专业知识和技能（包括与本职位工作相关或相近的专业知识，不限于目前在职人员的情况）。如技术部门的管理者除了技术知识以外，一定的管理知识也是必需的。还包括完成该职位职责所需的一些非本专业又不可缺少的应用性的技能，如该职位如果需要经常性地与外方专家沟通，则良好的英文听、说、读、写能力是必需的；如果该职位需要经常性地通过计算机来处理文件，那么熟练使用计算机办公运用软件的能力是必需的；还有一些职位需要较强的沟通、协调能力等。 其他：要求任职者必须具备的各种国家或行业颁发的资格证书或企业对该职位的特殊要求，如：会计证、驾驶证等，年龄要求等。 11）工作领域：按工作性质将本职位工作划分为几大块内容。 12）主要工作职责与目的： 主要职位职责是用陈述句来说明一项有明确结果或产出的工作以及职位在这项工作里所承担的角色或所负的责任，代表了职位的主要产出。在说明时应注意以下几点：  明确列举必须执行的工作任务，只说明工作的手段和成果，不说明过程。  按照“动词＋内容＋目的”的格式书写。指出每项工作任务的目的或目标；  每一项职责的产出应该不同，否则应该合并相同产出的职责。  每项职责都应该是明确的、窄义的；而不是广义的、模糊的。  每项职责都应该是典型的或一般性的，不是临时性的，分析工作任务并归类成职责；  每一条工作职责只表述一项工作，最好控制在两句话范围内。  填写时工作领域以重要性为序，工作职责以流程顺序为佳。  用词简练、明确、避免繁琐与模棱两可的职责描述。 13）业务权限：职位被授予的权力，主要从以下三个方面选取：  执行（拟制） ※ ※ 本档之著作权及营业秘密内容属于东莞君雄精密五金制造有限公司,非经公司允许不得翻印 ※ ※ 东莞君雄精密五金制造有限公司 DONGGUAN JOINSHOW PRECISION HARDWARE MANUFACTURING CO.，LTD 文件标题 职位说明书管理办法 文件编号：WI-00-0000 生效日期：2012.01.01 版 本：A0 页 码：第7页共9页  组织执行（审核）  决策（审批） 14）工作频率：以时间来衡量，主要从以下三个方面选取：  日常：指天天开展的工作  周期：指定期（如一月一次等）需开展的工作  随机：指不定期或零时性开展的工作开展 15）主要工作依据 开展每项工作所依据的法规、公司级流程、制度文件、作业指导书等。 16）身体与行为要求 身体要求：该职位对身体的要求，如：司机的身体要求为：身体健康，无色盲 禁止行为：主要表述从事该职位的职业禁忌，如：利用权力之便收受贿赂； 6 职位说明书管理与维护 6.1职位说明书的管理： 6.1.1职位说明书编写完成后，经审核者、上级领导审批后生效，输入HR系统，人力发展部招聘专员留存纸件审定稿。审批流程如下： 职位级 任职人拟制（修改） 部门经理审核 人力部经理审核 人力总监审批 颁布生效 科长、经理级 任职人拟制（修改） 人力部经理审核 人力总监审核 总经理审批 颁布生效 6.1.2职位编号根据编码规则，由人力发展部进行统一编号，编号、版本号的更改工作也由人力发展部统一实施。 6.1.3每年初，人力发展部根据企业发展战略及组织调整情况，对职位说明书进行评审，适时做出※ ※ 本档之著作权及营业秘密内容属于东莞君雄精密五金制造有限公司,非经公司允许不得翻印 ※ ※ 东莞君雄精密五金制造有限公司 DONGGUAN JOINSHOW PRECISION HARDWARE MANUFACTURING CO.，LTD 文件标题 职位说明书管理办法 文件编号：WI-00-0000 生效日期：2012.01.01 版 本：A0 页 码：第8页共9页 修正，使之符合工作实际。 6.1.4人力发展部负责对新进员工进行职位说明书的培训、考核工作。 6.2职位说明书的修改： 6.2.1职责变更：职位主要职责发生重大调整时，任职者所在部门组织职位说明书修改并按审批流程审批后执行； 6.2.2职位合并：因工作需要或职位设置变化时，导致职位合并，职位发生变化的部门组织职位说明书修改并按审批流程审批后执行； 6.2.3新增职位：因业务发展需要新增职位，由新增职位部门组织拟订职位说明书经流程审批后执行。 7 附 则 7.1 职位说明书要上下层互动对照检查，特别是在确定职位内容时，一定要避免由上而下的制定方法。 7.2 本办法由人力发展部制订并附则解释； 7.3 本办法自发布之日起生效。 ※ ※ 本档之著作权及营业秘密内容属于东莞君雄精密五金制造有限公司,非经公司允许不得翻印 ※ ※ 东莞君雄精密五金制造有限公司 DONGGUAN JOINSHOW PRECISION HARDWARE MANUFACTURING CO.，LTD 文件标题 职位说明书管理办法 文件编号：WI-00-0000 生效日期：2012.01.01 版 本：A0 页 码：第9页共9页 ※ ※ 本档之著作权及营业秘密内容属于东莞君雄精密五金制造有限公司,非经公司允许不得翻印 ※ ※