数字化档案在档案管理工作中的作用

ＤＯＩ:１０.１９３９２/ｊ.ｃｎｋｉ.１６７１￣７３４１.２０２００２１８９

数字化档案在档案管理工作中的作用

李　满

长江通信管理局　湖北武汉　４３００１０

摘　要:当前世界已经进入到了信息化时代ꎬ科学技术水平也在不断提高ꎬ各行各业都在迅速发展ꎮ在信息化时代当中ꎬ企业的档案信息越来越多ꎬ给档案管理工作带来了巨大的挑战ꎮ因此企业应该将数字化应用在档案管理工作中ꎬ这样才能够有效提高档案管理工作的效率和质量ꎮ本文将对数字化档案在档案管理工作中的作用进行简要的分析和探讨ꎮ

关键词:数字化ꎻ档案管理工作　经营管理活动当中　信息化时代下ꎬꎬ企业应该将现代化信息手段应用在日常的比如说可以在档案管理工作中应用数字化技术ꎬ这样才能够促进企业更快更好的发展ꎮ传统的档案管理方式需要消耗很多人力ꎬ但是将数字化档案应用在档案管理工作中就可以实现档案管理的信息化、智能化ꎬ提高档案管理工作的效率和质量１档案管理的概念

ꎮ

档案管理主要是对档案进行收集、整合、保存、鉴定以及利用ꎬ档案管理工作属于管理性、服务性的工作ꎬ是社会管理系统当中的重要组成部分ꎻ数字化档案指的是不改变原有档案的所有内容ꎬ只是改变档案的存在形式ꎬ能够有效提升档案信息的利用率[１]案转变为数字化档案时应该先了解档案当中的具体信息ꎮ档案本身就是由各种信息汇集而成的ꎬ因此将原有档ꎬ并对信息进行科学合理的处理ꎬ这样就能够使档案信息和社会信息融合在一起ꎬ实现档案管理的信息化ꎮ因此ꎬ企业应该将数字化技术引进到档案管理工作当中２ꎬ充分发挥数字化档案的作用ꎮ

２.数字化档案在档案管理工作中的作用将数字化档案应用在档案管理工作当中１有利于使档案管理工作更加规范和标准

ꎬ有利于使档案管理工作向规范化和标准化方向发展ꎮ想要实现数字化档案管理模式ꎬ首先就要将原本纸质档案的内容存储到电脑当中ꎬ所有的档案信息都录入到电脑当中之后就能够构建数字化档案ꎬ对档案实行电子管理ꎮ所以ꎬ档案管理部门应该不断提高科学技术水平ꎬ按照计划将纸质档案录入到电脑里ꎬ构建电子档案数据库ꎬ这样就能够为档案使用者提供便利ꎮ其次ꎬ档案管理人员应该定时对档案信息进行更新ꎬ还要及时查看档案信息是否保存完整ꎬ这样能够确保档案信息的完整性和准确性ꎮ此外ꎬ档案管理部门还应该针对数字化档案建立相应的制度条例ꎬ并制定完善的管理标准ꎬ这样能够使档案管理工作更加规范和标准２.当今２有利于提高档案管理的效率和质量

[２]ꎮ

ꎬ计算机越来越普及ꎬ让我们的生活变得更加简单快捷ꎬ比如说我们想要查什么资料的话就可以直接在电脑上查ꎬ不用再去翻阅各种书籍ꎬ提高了我们的办事效率和质量ꎮ同理ꎬ将数字化档案应用在档案管理工作当中也能够提高档案管理工作的效率和质量ꎮ实行数字化管理也就是通过计算机对档案进行管理ꎬ能够有效提高信息的处理效率ꎮ利用计算机能够存储大量的数字化档案ꎬ可以节省很多空间ꎬ也不用再通过人工对档案进行分类ꎬ减少了人工管理出现的错误ꎬ因此应用数字化档案能够提高档案管理工作的效率和质量２.ꎮ

除了可以使档案管理工作更加规范和标准３有利于降低成本

、提高档案管理工作的效率和质量之外ꎬ数字化档案还能够节省资源、降低成本ꎮ数字化档案都是存储在计算机硬盘当中的ꎬ所以不需要占用纸质资源ꎬ这不仅节省了纸质资源ꎬ也减少了空间的占用[３]比如说ꎬ我们可以发现原来都是利用纸张来记录和保存档案信ꎮ息的ꎬ同样的字数可能会占用大量的纸张ꎬ但是利用数字化档案的话就只需要一块小小的硬盘ꎬ所以这大大减少了对纸质资源的浪费ꎮ此外ꎬ如果保存纸质档案的话ꎬ后续的维护工作是

非常麻烦的ꎮ比如说纸质档案如果受潮或者是被虫子咬到的话就可能会导致信息的丢失ꎬ这就需要档案管理人员经常对纸质档案进行维护ꎬ不然会造成一定的损失ꎮ但是数字化档案就不存在这种问题ꎬ对数字化档案进行维护只需要保存好硬盘并定期进行网络升级就可以了ꎬ这就可以减少人力的消耗ꎬ大大降低了运营成本３实现数字化档案的措施

ꎮ

将纸质档案变成数字化档案有非常重要的意义ꎬ但也不是一件简单的事情３.ꎬ因此应该采取一些措施实现数字化档案ꎮ

将纸质档案转化为数字化档案首先就要将纸质档案当中１扫描档案

的信息通过扫描录入到电脑当中ꎬ所以想要实现数字化档案就要扫描档案ꎮ但是这是一项非常艰巨且任务量很大的工作ꎬ所以可以选择外包公司进行档案的扫描ꎮ档案通常都是具有保密性质的ꎬ因此需要选择一些技术先进且信誉良好的外包公司ꎬ保证档案的安全性[４]效减少企业的工作量３.ꎬ提高档案扫描的效率和质量ꎮ将档案扫描委托给外包公司可以有ꎮ

档案的安全性以及保密性是至关重要的２构建档案质量管理小组

ꎬ因此应该构建档案质量管理小组ꎬ明确主要责任人ꎬ并对每个成员的责任进行划分ꎬ然后对档案管理工作进行抽查ꎬ如果有违反规定的行为应该予以一定的惩罚ꎮ每一阶段的档案管理工作完成之后都应该及时进行审查ꎬ不要到年终的时候审查一次ꎬ这样工作量会非常大ꎬ而且很容易出现错误ꎮ在审查的过程中一定要确保档案都是合格的ꎬ然后再将档案存储起来ꎬ这样才有利于提高数字化档案的管理质量３.ꎮ

在完成档案数字化建设之后３提升档案信息的利用率

ꎬ应该构建一个数字化档案数据库ꎬ将数字化档案数据库进行共享ꎬ让企业有需要的员工都能够通过数字化档案数据库查询所需资料和信息ꎮ此外ꎬ也不要对档案查询进行时间以及地点的限制ꎬ要做到让员工随时随地都能查询档案信息ꎬ这样可以有效提升档案信息的利用率ꎬ让数字化档案充分发挥作用ꎬ还能够提高员工的工作效率ꎬ促进企业的发展４结语

ꎮ

总之ꎬ数字化档案在档案管理工作中发挥着重要作用ꎬ不仅能够提高管理水平和效率ꎬ还能够提高档案信息的利用率ꎬ使档案管理工作向智能化、信息化、标准化以及规范化方向发展ꎮ因此我国企业应该不断提高技术水平ꎬ将数字化技术引进到档案管理工作当中ꎬ推动企业实现可持续发展ꎮ

参考文献[Ｊ].[[现代国企研究１]佚名.:

数字化档案在档案管理工作中的作用及展望２]刘传峰.浅谈档案管理中档案的数字化处理技术ꎬ２０１８ꎬ１４６(２０):１１３.

[Ｊ].青春岁月ꎬ[Ｊ].[３]周玉敏２０１７(.３数字化档案在档案管理工作中作用及展望):５１５.

[社会科学４]李洁华:文摘版.档案管理数字化的重要意义及工作重点ꎬ２０１６.

[Ｊ].青年与社会:下ꎬ２０１４(５):２６６.

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