中石化内控-润滑油销售业务控制矩阵

会计报表认定 业务目标 业务风险 控制点 适用单位 1存在和发生/真实性；2完整性；会计报表 不相容 控制点相关制度项目 3权利与义务；4估价或分摊；5控制点相关资料 岗位 分值 索引 表达和披露；6准确性 1 2 3 4 5 6 1．上报市场需求 1,1 经营风险：需求计划不合理或1.1地市公司润滑油经营管理部门根据市场需求及变化编写年、月度需求计划。省（市）分公司省(市)分公司 1.2 未及时上报，影响经营决策。 （区外销售公司）润滑油经营管理部门对地市公司需求计划以及除军工用油及区外市场外的其它(区外销售公司) 客户需求进行汇总，经分管副经理审批后，分别于每年10月、每月20日前向油品销售事业部上报下年度、下月度内部资源需求计划。 2．编制下达计划 2 需求计划 1,1 经营风险：未按规定编制、下2.1 油品销售事业部根据股份公司年度生产经营计划，结合润滑油分公司年、月度内部销售计划油品销售事业部 1.2 达计划，影响正常经营。 及省（市）分公司（区外销售公司）上报的需求计划，综合平衡后制定年、月度经营计划、内部资源采购计划，按规定权限审批后执行。 对省（市）分公司（区外销售公司）的月度分解计划经分管副主任批准后下达，年度分解计划经主任批准后下达。 3．内部采购 2 年、月度经营计划 2.14.2 年、月度内部资源采购计划 2.10.1 1,1 经营风险：计划下达不合理或3.1 省（市）分公司（区外销售公司）润滑油经营管理部门根据油品销售事业部下达的月度计划，省(市)分公司 1.2 不及时，影响经营；未按规定将月度内部资源采购计划细化为分品种计划，经部门负责人审批后上报销售事业部，由销售事业(区外销售公司) 维护采购订单，不能实现系统部与润滑油分公司进行衔接后，下发各省（市）分公司（区外销售公司）执行。【ERP】润滑油业油品销售事业部 控制。 务部门根据月度配臵计划在ERP系统中维护采购订单，并根据发货通知单 ，及时创建内向交货单。 1.2 经营风险：未按规定签署协议3．2 省（市）分公司（区外销售公司）采购股份公司内润滑油分公司以外生产单位的润滑油产品，省(市)分公司 或订单，影响经营。 应与生产单位签订购销协议或订单。【ERP】业务部门根据购销协议或订单，在ERP系统中维护采(区外销售公司) 购订单，及时创建内向交货单。 1,1 1.2 1.3 1.4 2.1 1.1 1.2 1.3 2.1 3.1 3.2 4．外部采购 2 月度内部资源采购分品种计划 2 购销协议 订单 1.12.1 2.10.1 经营风险、财务风险：未按规4.1省（市）分公司（区外销售公司）润滑油经营管理部门统一组织对外部供应商进行评价，供省(市)分公司经办 定进行信用评价，导致舞弊或应商信用等级报省（市）分公司（区外销售公司）信用管理小组（经理任组长）审批；根据供应(区外销售公司) 审核 损失，影响财务报告。 商信用、同等质量级别的内部资源采购价格和市场情况建议采购价格，填写《外部采购申请表》，审批 按规定权限报批。 经营风险、财务风险：合同未4.2省（市）分公司（区外销售公司）润滑油经营管理部门按照经法律事务部审定的示范合同文省(市)分公司 按规定签署造成纠纷或损失，本拟订合同，合同签订人按规定权限与外部供应商签订采购合同（明确交货方式、地点、时间、(区外销售公司) 影响财务报告。 价格、数量、质量标准、包装规格、承付方式、损耗率、违约责任等）。合同复印件交财务等部合规风险：违反法律、法规。 门。【ERP】业务部门根据采购合同，在ERP系统中维护采购合同，参照采购合同创建采购订单， 及时创建内向交货单。 对示范合同文本条款进行文字性修改的，经同级法律事务部门审核;进行实质性修改的,报法律事务部审核。 5．采购验收入库 3 外部采购申请表 2.14.3 √ 应付账款 预付款项 3 采购合同 1.12.1 √ 2.10.1 存货 2.14.4 1.2 经营风险：未按规定进行质量5.1 收货前由质检人员对油品进行质量检验，出具油品质量合格报告（包装油检验合格证）。出省(市)分公司经办 3.1 检验，影响正常交接。 现质量问题或品种差异，查清原因报省（市）分公司（区外销售公司），由相关部门提出处理意(区外销售公司) 质检 见，报分管副经理批准后处理。 审批 1.2 经营风险、财务风险：未按规5.2 油品计量验收合格后，库管凭质量合格报告、计量报告、收货通知单办理入库，并签发入库省(市)分公司保管 2.1 定验收入库，造成实际入库与单，油库接卸人员按要求做好收货作业，填写收货作业台账。 (区外销售公司) 计量 2 油品质量检验报告（包装油检验合格证） 2 收货通知单 计量报告 2.10.1 √ √ 存货 2008年 C 4.9－1

4.9润滑油销售业务内部控制矩阵 会计报表认定 业务目标 业务风险 控制点 适用单位 1存在和发生/真实性；2完整性；会计报表 不相容 控制点相关制度项目 3权利与义务；4估价或分摊；5控制点相关资料 岗位 分值 索引 表达和披露；6准确性 1 2 3 4 5 6 入库单 收货作业台账 2 油罐动态分户账 油品运输超耗（溢余）通知单 罐车验收及复测记录 计量报告 收货通知单 2 三方结算协议 油库工作人员将收货通知单、验收报告、入库单连续编号，并由经办人和复核人签字，存档并送复核 相关部门。【ERP】油品计量验收后，仓库记账人员凭计量报告，核对内向交货单，按照计量报告数据在ERP系统中录入实收量，并打印系统生成的入库单。 1.2 经营风险：未按规定收油计量5.3 散装油卸油前后，油库计量人员按要求做好罐前尺和罐后尺的计量。计算实际收油数量，填省(市)分公司经办 与处理超耗，导致货物无法正写《油罐动态分户账》 和《油品运输超耗（溢余）通知单》。 (区外销售公司) 计量 常交接或损失, 影响财务报出现运输超损耗问题，按规定填写《罐车验收及复测记录》，查清原因报省（市）分公司（区外审批 告。 销售公司），由相关部门提出处理意见，报分管副经理批准后处理。 合同不符,影响财务报告。 6．采购付款 1.3 经营风险：内部结算不符合规6.1 内部结算：省（市）分公司（区外销售公司）从润滑油分公司采购的全部产品，须通过中国省(市)分公司 定，影响资金调度。 石化财务有限责任公司内部结算。 (区外销售公司) 1.3 资产安全风险、财务风险：未6.2 外部采购付款：外部采购油品确认到货和收到发票后，由业务经办人填写付款申请单并附采省(市)分公司业务部门 3 付款申请单 2.1 按规定权限和程序办理外付购合同、入库验收单等凭据，按规定权限审批后，交由省（市）分公司（区外销售公司）财务部(区外销售公司) 财务部门 采购合同 款，造成损失，影响财务报告。 门审核付款。【ERP】财务部门根据发票和入库单核对价格、入库数量，在ERP系统内进行发票校 入库验收单 验后办理付款。 采购发票 1.3 资产安全风险、财务风险：未6.3预付款：省（市）分公司（区外销售公司）润滑油经营管理部门根据供应商信用等级和采购省(市)分公司业务部门 4 预付款申请单 2.1 按规定权限和程序对办理外付合同，填制预付款申请单，按规定权限审批后，交由财务部门审核付款。 (区外销售公司) 财务部门 款，造成损失，影响财务报告。 7．落实经营计划 1.1 经营风险：未按规定下达销售7.1省（市）分公司（区外销售公司）润滑油经营管理部门根据油品销售事业部年、月度经营计1.2 计划，影响经营。 划，结合本地区实际情况制定月度销售计划，经分管副经理审批后下达，地市公司经营管理部门按计划分解落实到客户经理/门市部经理。 1.1 经营风险：未按规定分解落实7.2省（市）分公司（区外销售公司）各级零售管理部门根据油品销售事业部下达的年、月度加1.2 销售计划，影响经营。 油站润滑油经营计划，结合各站实际情况制定月度润滑油销售计划，经部门负责人批准后，分解 落实并下达到各加油站。 8．销售及客户管理 省(市)分公司 (区外销售公司) 省(市)分公司 (区外销售公司) 2 月度销售计划 2 月度加油站润滑油销售计划 2.10.1 √ √ √ 应付账款 货币资金 √ √ √ 预付款项 货币资金 2.14.2 2.14.2 1.1 经营风险：营销人员配备不合8．1各级润滑油经营管理部门依据不同的区域和销售对象设立客户经理/门市部（专卖店、超市、1.2 理、岗位职责不清影响正常经换油中心，下同）经理，客户经理/门市部经理负责开拓和维护区域内润滑油市场的营销业务。 省(市)分公司营。 各级零售管理部门依据各加油站的情况，设立专职或兼职加油站润滑油经营人员，负责各加油站(区外销售公司) 润滑油经营业务。 1.1 经营风险：未按规定进行客户8.2地市公司客户经理/门市部经理应走访客户,了解客户意见和需求，根据需要填写区域市场客省(市)分公司 1.2 管理和市场分析，导致市场份户档案更新表，报部门负责人。部门负责人安排专人负责档案维护，及时对区域市场客户档案进(区外销售公司) 额下降。未按规定维护客户主行调整、充实和更新，至少每半年编写市场消费、竞争分析报告，报省（市）分公司（区外销售数据，不能实现系统控制。 公司）润滑油经营管理部门负责人。【ERP】润滑油经营管理部门根据客户档案更新情况，填写区域市场客户主数据维护表，由部门负责人审核确认后，主数据维护员在ERP系统中进行维护。 1.3 经营风险：合同未按规定签署，8.3信用销售必须签订购销合同，长期客户可签订年度购销合同。地市公司客户经理/门市部经理省(市)分公司 2.1 导致损失。 在授权范围内与客户达成购销意向，报地市公司润滑油经营管理部门作为与客户签订合同的依据。(区外销售公司) 3.2 财务风险：交易不真实，影响超出授权范围的，将客户需求及时报地市公司部门负责人审批。合同签订人按规定权限依照经法财务报告。 律事务部审定的销售合同示范文本与客户签订销售合同。合同文本修改比照本流程控制点4.2。 合规风险：合同不符合法律、法规。 9．信用核定和控制 1 岗位说明书或岗位2.14.2 责任制 润滑油经营人员名单 3 客户主数据申请表 2.10.1 市场分析报告 2.14.2 客户档案更新表 3 购销合同 1.12.1 √ 应收账款 2008年 C 4.9－2

4.9润滑油销售业务内部控制矩阵 会计报表认定 业务目标 业务风险 控制点 适用单位 1存在和发生/真实性；2完整性；会计报表 不相容 控制点相关制度项目 3权利与义务；4估价或分摊；5控制点相关资料 岗位 分值 索引 表达和披露；6准确性 1 2 3 4 5 6 1.6.4 √ 2.10.1 应收账款 1.3 经营风险、财务风险：未按规9.1省（市）分公司（区外销售公司）信用管理领导小组（经理任组长）负责制定本单位的信用省(市)分公司业务部门 4 信用政策和信用总2.1 定实施信用控制，导致货款损政策和信用总体规模。润滑油经营部门根据客户的资金、信用等状况，在规定的信用政策和信用(区外销售公司) 财务部门 体规模文件 失或不能及时回笼，影响财务总体规模内拟订客户具体信用限额和时限，按规定权限审批。【ERP】润滑油经营部门填写客户信客户信用主数据申报告。未按规定维护信用主数用主数据申请表，按规定程序批准后，财务部门在ERP系统中维护信用主数据。 请表 据，不能实现系统控制。 1.3 资产安全风险：赊销业务不符9.2各级润滑油经营管理部门（客户经理）在核定的信用额度和时限内按规定权限办理信用销售省(市)分公司 3 信用审批单 合规定，导致货款损失或不能业务，对超出信用规定的，须报省（市）分公司（区外销售公司）信用管理领导小组审批。合同(区外销售公司) 货款回笼责任书 及时回笼。 签订人应同时签订《货款回笼责任书》（单笔或汇总），并与绩效考核挂钩。 10．价格制定 1.1 经营风险：未按规定定价造成10.1省（市）分公司（区外销售公司）润滑油经营管理部门结合市场制定本区域润滑油销售最低省(市)分公司经办 2.1 效益流失。未按规定维护价格限价，经部门负责人审核，报经理（价格领导小组）审批后并报油品销售事业部。 (区外销售公司) 审批 主数据，不能实现系统控制。 对于特殊用户，由省（市）分公司（区外销售公司）润滑油经营管理部门会同润滑油分公司直接财务风险：交易不真实，影响报价。【ERP】根据批准的价格文件，财务部门在ERP系统中维护销售价格主数据。 财务报告。 1.1 经营风险：未按规定定价造成10.2地市公司客户经理/门市部经理执行规定价格，根据客户情况，低于最低限价销售的，须上省(市)分公司经办 2.1 效益流失。 报地市公司润滑油经营管理部门，由地市公司上报省（市）分公司（区外销售公司）价格领导小(区外销售公司) 审批 财务风险：交易不真实，影响组审批。 财务报告。 1.1 经营风险：未按规定实施价格10.3省（市）分公司（区外销售公司）润滑油经营管理部门负责对销售价格进行监控，每季度对省(市)分公司经办 监控降低管理控制效果。 价格的执行情况进行检查，形成书面记录，每月负责收集市场价格信息。相关资料上报油品销售(区外销售公司) 检查 事业部。 11．开票与收款 4 价格文件 1.6.4 2.10.1 √ 营业收入 4 价格文件 √ 营业收入 3 检查记录 市场价格信息 1.3 经营风险、财务风险：未按规11.1 现款销售：【非ERP】各级润滑油营业部门开票人员，根据销售单、收款凭据，复核无误后，省(市)分公司业务部门 3 销售发票 2.1 定销售开单与收款,造成损失，开具销售发票或提货通知单并加盖印章。【ERP】营业部门根据客户需求和收款凭据，在ERP系统(区外销售公司) 财务部门提货通知单 影响财务报告。 维护销售订单。由不相容岗位人员复核无误后，开具销售发票，打印系统提货通知单并加盖印章。 开票 收款凭据 收款 1.3 资产安全风险、财务风险：未11.2 信用销售：【非ERP】地市公司客户经理/门市部经理根据信用额度填写信用销售审批单，省(市)分公司开票 4 销售合同 2.1 经审批擅自赊销，造成损失,经部门负责人审批后，开票人员确认客户欠款金额不超过规定的信用额度，开具销售发票或提货(区外销售公司) 审核 信用解冻审批表 影响财务报告。 通知单并加盖印章。【ERP】销售部门开票人员在ERP系统建立销售订单。经确认客户欠款金额不 审批 到款通知单或赊销 超过规定的信用范围后，开具销售发票或提货通知单并加盖印章。超出规定信用额度的需重新履凭证 行审批程序，或经批准后由分公司财务部门信用主数据维护员在ERP系统中一次性释放冻结的订销售发票 单。 提货通知单 1.1 经营风险、财务风险：未按规11.3地市公司的送货上门业务，由客户经理/门市部经理填写送货收款审批单，经地市公司润滑省(市)分公司财务部门 3 提货通知单 1．3 定组织配送与收款，造成损失，油经营管理部门负责人审批同意后开具提货通知单或销售发票，组织安排运力给予配送。配送人(区外销售公司) 业务部门 销售发票 影响财务报告。 员负责将所收油款当天内（最迟不超过下一个工作日）解缴银行，将银行回单及时送交地市公司开票 进账单 财务部门。 收款 审批 1.1 经营风险、财务风险：未按规11.4代保管业务：开具发票的客户，应在开票之日10天内提货。各级业务部门对于逾期未提的省(市)分公司保管 2 代保管提货单 1.2 定代保管，造成损失或纠纷，油品应计入代保管台账，并根据政府规定、市场情况、资源状况等确定是否收取代保管费，报分(区外销售公司) 检查 代保管检查记录 2.1 影响财务报告。 管副经理批准后执行。仓储部门会同业务部门每月检查客户代保管情况。 1.1 经营风险：擅自更改销售订单，11.5各级润滑油营业部门开票人员如因操作失误或其它原因需要更改销售订单，必须由开票人员省(市)分公司开票 2 销售订单更改审批造成损失或舞弊。 填制销售订单更改审批单，经部门负责人审批后方可更改，严禁开票人员自行更改。 (区外销售公司) 审批 单 12．油库发货 1.1 经营风险：内部移库未经审核，12.1地市公司润滑油门市部根据库存和销售情况，向所在地市公司润滑油经营管理部门提交内部省(市)分公司 影响正常经营。 移库申请单，经该部门审核确认后统一组织配送。【ERP】润滑油经营管理部门在ERP系统中创建(区外销售公司) 预留单。

2.10.1 √ 营业收入 2.10.1 √ 应收账款 营业收入 √ 货币资金 √ 存货 2.14.3 2.10.1 1 内部移库申请单 2008年 C 4.9－3 4.9润滑油销售业务内部控制矩阵 会计报表认定 业务目标 业务风险 控制点 适用单位 1存在和发生/真实性；2完整性；会计报表 不相容 控制点相关制度项目 3权利与义务；4估价或分摊；5控制点相关资料 岗位 分值 索引 表达和披露；6准确性 1 2 3 4 5 6 1 月度进货申请表 1 发货单 2 发货单 2 提货单 2.10.1 1.1 经营风险：内部移库未经审核，12.2加油站根据库存和销售情况，向所在地市公司零售管理部门提出月度进货申请表，经该部门省(市)分公司 影响正常经营。 审核确认后，转润滑油经营管理部门统一组织配送。【ERP】润滑油经营管理部门在ERP系统中创(区外销售公司) 建预留单。 1.1 经营风险：未按规定接卸验收，12.3 门市部与加油站的接卸验收工作由承运人员和验收人员共同负责，承运人员交货后将验收人省(市)分公司经办 造成舞弊或损失。 员签字的发货单交润滑油经营管理部门汇总留存。 (区外销售公司) 验收 1.1 经营风险：未按规定组织配送，12.4地市公司配送业务，由客户经理填写运输申请单报地市公司润滑油经营管理部门，由部门调省(市)分公司经办 造成损失。 度人员根据申请单组织运输。交货后将客户签字的发货单交润滑油经营管理部门留存。 (区外销售公司) 验收（客户） 1.1 经营风险、财务风险：油库发12.5【非ERP】油库发货人员根据润滑油经营管理部门开具并盖有印章的提货通知单安排客户或省(市)分公司开票 2.1 货错误，引致纠纷或影响正常运输部门提货，并将提货通知单留存。【ERP】油库发货记账人员接到客户的销售代保管（分）提(区外销售公司) 保管 经营和财务报告。 货单时,应查询ERP系统提单信息并核对验证提单内容相符后,按客户需求的发货数量（不大于提 单数量）在系统里做发货过账处理，再打印油品出库单交客户提油。 1.1 经营风险：出库油品与发货要12.6散装油灌装前，发货人员应检查罐车（油桶）的清洁度、是否专车（桶）专用，以确保出库省(市)分公司 求不符，造成纠纷或损失。 油品质量。油库发油以油库计量表发货量为准，确保实发数与应提数量一致。数质量部门定期检(区外销售公司) 查油库发货计量的精确度。发货前发货人员应检查油品的品种、规格、数量、有无破损等，确保与发货要求无误。 1.1 经营风险、财务风险：发货核12.7【非ERP】油库发货人员每日交班前整理提货通知单，汇总发货数量，编制日发货报表和代省(市)分公司保管 2.1 对与差异处理不及时，影响财保管台账，交油库记账人员。油库记账人员复核日发货量、提货通知单累计数量以及代保管台账，(区外销售公司) 记账 务报告和管理信息。 检查是否平衡，发现差异及时查找原因并进行调整。同时编制商品进出库存台账，对商品的账存数和实存数进行及时登记，定期汇总与核对。【ERP】油库发货人员每日交班前整理出库单，报油库记账人员与ERP系统发货数量汇总表进行核对。 13．财务记账 2.10.1 √ √ √ 营业成本 存货 2 发货通知单 2 日发货报表 代保管台账 商品进出库存台账 √ √ 营业成本 存货 2.1 财务风险：会计核算错误，财13.1【非ERP】各级财务部门审核相关原始凭据,进行账务处理，会计凭证由不相容岗位人员稽核。省(市)分公司记账 3 销售发票 务报告失真。 【ERP】各级财务部门每日复核原始票据和收款记录，并与ERP系统集成的销售发票进行核对。 (区外销售公司) 稽核 收款凭据 2.1 财务风险：往来核对不及时，13.2省（市）分公司（区外销售公司）应每月与外部供应商及客户等核对往来款项，做好对账记省(市)分公司业务部门 2 对账记录 影响财务报告。 录。 (区外销售公司) 财务部门 2.10.1 √ √ 1.6.11 1.6.4 √ √ √ √ 货币资金 营业收入 应收账款 应付账款 预收款项 预付款项 营业收入 营业收入 营业成本 14．库存盘点 2.1 财务风险：库存核对及差异处14.1【非ERP】润滑油经营管理部门记账人员每月与财务人员对账。油库每月末与业务、财务部省(市)分公司业务部门 2 月度对账记录 理不及时，造成账实不符。 门核对提货通知单、代保管台账和销售发票等，发现差异及时查找原因。 (区外销售公司) 财务部门 2.1 财务风险：未按规定盘点及损14.2地市公司润滑油经营管理部门每月末对润滑油库存进行统一盘点。库存数量及损溢分析报告省(市)分公司保管 溢处理，造成账实不符。 经省（市）分公司润滑油经营管理部门负责人审核，按规定权限审批后核销损溢。 (区外销售公司) 审核 2.1 财务风险：未按规定盘点及损14.3地市公司零售管理部门每月末对加油站润滑油库存进行统一盘点。库存数量及损溢分析报告省(市)分公司经办 溢处理，造成账实不符。 经省（市）分公司零售管理部门负责人审核，按规定权限审批后核销损溢，并交省（市）分公司(区外销售公司) 审核 润滑油经营管理部门。 15．分析与考核 1.1 经营风险：未按规定分析与考15.1各级润滑油经营管理部门每月进行经营活动分析，掌握市场和客户动态，总结销售工作得失，省(市)分公司 核，降低管理效果。 提出有针对性的销售策略，改进和完善客户服务的流程。绩效考核部门依据考核办法奖惩。 (区外销售公司) √ √ 3 月度盘点表 2.10.1 √ √ √ 损溢核销审批记录 2 月度盘点表 2.10.1 √ √ √ 损益核销审批记录 5 经营活动分析材料 2.14.3 考核资料 2.14.2 存货 管理费用 营业外支出 存货 管理费用 营业外支出 2008年 C 4.9－4