办公资产管理办法

办公资产管理办法

办公室（2017年3月）

一、办公资产的分类

公司办公资产（办公用品）由总公司办公室（以下简称“办公室”）统一管理，统一清算。 公司办公用品分为低值易耗类和设备设施类办公用品。

1、低值易耗类办公用品指单位价值在200元以下或使用期限较短的办公用品。主要包括铅笔、圆珠笔、钢笔、中性笔、橡皮、打印纸、复写纸、印刷品、墨水、胶水、胶带、钉书针、大头针、曲别针、夹子、名片、账册、卷宗、档案袋（盒）、标签、水杯、文件夹、文具盒、剪刀、钉书器、印泥、直尺等等。也包括硒鼓等打印机耗材和插线板、网线等电脑易耗材料。

2、设备设施类办公用品指单位价值在200元以上，2000元（含）以下的或使用期限较长的，可计提折旧的非固定资产类办公用品。主要包括电脑、低端打印机、普通传真机、计算器、电话机、饮水机、碎纸机、电脑软硬件及外设、投影仪、摄像头、照相机、扫描仪、U盘、移动硬盘、录音笔、办公桌椅、文件柜、档案柜、沙发、茶几、网络设备及设施等等，也包括员工生活用品，即床、炉灶、餐具、被褥、热水器、电视机、机顶盒、冰箱、洗衣机、电视柜、衣柜、窗帘以及其他公司统一配备的设施设备和其它有价物品。

二、计划管理

办公室应指定专人负责管理公司办公资产，指定办公资产管理规定，规定内容应包括但不限于办公资产计划管理、采购管理、清算、保管、发放、盘点、保养或维护、回收、报废、责任追究等等内容，应建立各类台账，逐步实现办公资产管理统一化、数据化要求，提高管理效率、尽量减少或控制办公资产管理成本。办公室应在各分店指定培养专人（可以由分店行政人事专员兼任）配合办公室办公资产管理员对口当地的相关工作。机关和各分店的办公资产需求计划以以下

方式进行统一管理：

1、机关：办公用品由需求部门在每月的规定时间向办公室提出申请，办公室办公用品管理人员核对办公用品领用计划与办公用品台账和库存，无库存时，编制办公用品采购计划，办公室主任审核、财务部批准后，协调采购部实施采购。

2、分店：

（一）低值易耗品：各分店根据各自的办公用品台账和库存情况，需要采购时由分店行政人事专员向餐厅经理报需求表，餐厅经理进行审核，在审批权限内的，餐厅经理审批，采购员实施采购；超出审批权限的，一律报至总公司办公室进行审核及审批，通过后在分店当地实施采购。

（二）设备设施类办公用品：各分店根据各自的情况，需要采购设施设备类办公用品时，由分店行政人事专员向餐厅经理报需求表，餐厅经理进行初审后，一律报至总公司办公室进行审核及审批，并由总公司办公室统一采购、统一入库、统一发放、统一清算。

三、办公用品购置

1、办公室根据机关各部门、各分店的年度需求量以及办公资产现状，制定年度办公用品购置计划，并报至财务部，财务部根据公司整体的年度财务费用预算进行审核。审核通过后，办公室须依照采购计划实施整体的管理。对于计划外或临时需用的办公用品，由使用部门或分店向办公室提出申请，办公室进行初审并向财务部提交采购申请，对可控范围内的采购费用进行直接审批，金额较大或超出费用预算外的采购申请，原则上财务部可不予审批或建议调用。特殊情况下，经财务部向总经理或分管副总经理申报，总经理或分管副总经理审批后，方可通知办公室根据财务部的采购要求和标准，具体实施采购。

2、办公用品采购人员或采购监督人员应经常考察办公用品供应商及市场价格，保证最优性价比和质量，尽量降低采购成本。批量采购的常用办公用品应实行定点采购。

四、办公用品领用

各部门、各分店要在办公室规定的时间点，向办公室报领用计划。其中，100元（含）以下的物品由使用人签字领用，100元以上的由主管或部门经理签字领用。办公室须建立物品发放台账和领用责任制。其中：

1、设备设施类办公用品及硒鼓等电脑耗材自第二次领用起应以旧换新，如有故障或损坏，应及时申请修理或以旧换新，如遗失应由责任人按价赔偿。

2、新员工到岗时，所需办公用品由其所在部门报请办公室审批后统一配备。

3、员工离岗时，应由离岗员工交接至所在部门的经理/餐厅经理并列出书面的交接清单，办公室办公用品管理人员监交或审核交接清单，必要时，由办公用品管理人员登记收回。如有丢失及人为损坏应按价赔偿。

五、办公用品管理

1、办公室办公用品管理人员应要定期或不定期组织盘点，核对台账与实物，保证账实相符。分店的办公资产，最少每三个月开展一次现场检查和盘点，每月与分店行政人事专员进行核对、了解分店的资产管理情况。

2、办公用品管理人员或分店库管和使用人应防止办公用品受潮、虫蛀、损坏或丢失，保持办公用品的功用和性能良好。

3、各部门、各分店领用的办公用品应由经理或主管负责监督管理，发现问题及时与办公室沟通，由办公室协调处理。

4、公司机关的打印机等公共办公用品由办公室统一管理和维护。

5、各部门、各分店的办公设备设施严禁私自外借，如需外借应经本部门经理审批，并做好登记。

第五章 印刷品的

总要求：印刷品是指因工作需要而印刷、印制的办公用品，包括宣传品、书籍、文件、会议记录簿、票据、名片、海报、横幅等等。

印刷品的印制由办公室统一审批并印制。具体审批流程，根据实际情况灵活掌握。

第六章： 礼品的管理

一、礼品购置及审批要求：

1、礼品购置应根据公司对外开展业务工作的需要，由办公室负责统计并制定购置计划，经财务部审核、总经理或分管副总经理批准后，由办公室和采购部联手统一采购。

2、礼品的购置应遵循“货比三家，物美价廉”的原则，以最大限度控制费用。

3、礼品采购计划原则上应由办公室负责编制。各部门需要采购礼品时，先向办公室提交申请，经财务部审核后报总经理/分管副总经理审批。

4、公司购置的礼品应由办公室办公资产管理员入库保管。礼品的领取和发送履行审批登记手续。领取后未送出的礼品，应及时还回办公室并重新入库登记。