文件和资料管理制度

文件资料管理制度

1. 由项目资料员负责做好质量、技术文件的收发、保存、归档工作，及时

将有关资料收集完整，确保工程资料的真实性、及时性、完整性。并负

责其他管理文件的收发、传阅、编制清单归类保存。 2. 外来文件应由资料员进行收文登记，上报项目经理批示，资料员根据领导批示将文件分送有关领导和部门阅办，所有阅办人均须在文件和资料发放登记表上签名。施工图、技术核定单、变更通知单等则由项目技术负责人批示，决定发放的范围和份数，文件发放人应填写《文件和资料发放登记表》，按批示做好编号及登记。 3. 当文件使用人的文件破损严重，影响使用时，应向文件发放部门办理更换手续，交回破损文件，补发新文件、编号不变，文件发放部门应将原破损文件收回处理。

4. 文件使用人文件丢失后，应向文件发放部门办理补领手续，文件发放部门在补发文件时应重新进行分发编号，并注明作废。 5. 文件和资料的保管

5.1.文件和资料持有人应妥善保管好所用的文件资料，防止丢失、损坏，若损坏丢失应及时向主管领导报告，采取补救措施。

5.2.文件资料涉及公司秘密的，严禁对外泄露。 5.3.文件管理人在调离岗位或存档时，必须移交全部文件，并作好文件移交记录。

6. 文件和资料的使用控制

6.1 文件和资料需要时，应经主管部门或部门负责人批准，规定复印的

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份数、编号，发放应做好记录和登记。

6.2 文件一般情况下不外借，如确需外借，需经主管领导批准。

附录： 收文记录

文件发放记录

文件和资料存档（移交）记录

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收 文 记 录

序号 收文日期 来文单位 文件编号 文 件 名 称 份数

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文 件 发 放 记 录

序号 收文单位 文 件 名 称 日 期 份 数 收文签字

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文件和资料存档（移交）记录

序号 资料名称 单位 数 量 备注

移交人： 接收人：

日 期： 日 期：

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