公司档案检查通知

编号：201127

济农公司各部门：

为规范公司档案管理工作，有效地保护和利用档案，使公司档案管理工作正规化和系统化，现要求各部门对本部门档案进行自查、整改，现将有关事宜通知如下：

一、 时间要求：

各部门须于10月21日前完成自查、整改，并将自查、整改结果形成书面报告，报送行政人事部。报告内容应包括：检查人、时间、自查结果及存在问题、整改措施、整改结果等。

二、10月24日-10月28日，公司成立档案检查小组，对各部门档案自查、整改情况进行检查。档案检查小组人员如下：

组长：李民

副组长：职和平、李志

组员：杨嵘、马亚、金湘、党婷

三、此次档案自查，要求检查自2008年元月至今的档案。

四、此次档案自查涉及部门及档案范围如下：

（一）行政人事部

1、受控文件清单、外来文件登记表、文件借阅/领用审批表、文件发放/更改确认单、收文处理单、内审/外审相关资料、质量管理相关资料。

2、 公司行政管理活动中形成的文件、资料：各种证书（原件及复印件）、资质证照（原件及复印件）、公司章程、内部文件、通知、请示报告、通报、法律文书、公司会议纪要、公司工作计划/总结、图片/音像资料、公司宣传资料、公司管理制度等；

3、产品质量检测报告、试验/实验/检验数据记录、质量管理制度/文件；

4、公司行政管理和质量管理形成的其他文件资料。

（二）销售部

1、销售部管理制度、产品订货单、生产通知单、报告/请示、销售合同、突发事件/客户投诉报告、包材需求申请表；

2、客户档案；

3、销售部业务活动中所形成的其他文件资料。

（三）市场部

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1、市场部管理制度、推广活动审批表、活动方案变更/终止申请表、推广活动总结报告、样品肥申领单、广宣品需求表、市场推广活动执行确认表等；

2、产品资料：产品报告/请示、产品成本核算、产品定价/调价预算表、新产品设计开发计划表、新产品开发立项评审表、市场信息调研表、新产品上市报告、新产品配方/生产工艺鉴定记录、新产品设计开发输入评审表、定做产品资料等；

3、产品设计图：规划内产品设计稿、包装袋定稿、产品标签定稿、新品箱贴、新纸箱、产品单页海报等；

4、技术服务：作物/产品课件、技术服务需求表、下市场收集的各类农作物及肥料资料、各类现场农作物图、市场技术总结；

5、市场部业务活动中所形成的其他文件资料。

（四）杨凌工厂

1、出入登记证、门卫交接班表、员工门证、物证出门证；

2、生产部管理制度、特殊过程确认表、生产通知单、产品灌装通知单、产品灌装物料通知单、生产相关记录；

3、设备部管理制度、设备资料、消防器材检查记录表、设备大修记录、设备巡检记录等；

4、研发部管理制度、公司产品配方、产品化验标准、肥料登记资料、各种分析测定记录、

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试剂配制记录、取样记录、研发品及其它样品请检单、仪器维护记录、原材料到货验收单、半成品/成品检验报告、公司项目开展所产生或与项目有关的各类文件、资料；

5、生产部、设备部、研发部业务活动中所形成的其他文件资料。

（五）物流部

1、请示/报告、产品订货单、收货回执单、货物调拨记录、货运公司签合同、承运商审批表、运输合同审批表、运输报价单、运输申请单、货物发放登记表、运输费用统计表、索赔审批表、车辆日常维修记录等。

2、物流部业务活动中所形成的其他文件资料。

（六）新业务拓展部

1、产品订货单、生产通知单、退换货申请单、请示报告、各类合同、形象店日常管理维护表/评分表、库存盘点表。

2、新业务拓展部业务活动中所形成的其他文件资料。

请各部门高度重视此项工作，严格按照本通知各项要求开展自查工作。

陕西鼎天济农腐殖酸制品有限公司

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行政人事部

二〇一一年九月十五日

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