档案数字化的质量和安全保密控制措施

档案数字化的质量和安全保密控制措施

作者：孙晓芳

来源：《卷宗》2018年第13期

摘 要：在档案管理中档案数字化是一种重要方式。档案数字化尽管方便了档案管理，但是档案数字化管理在质量和安全保密控制上有着更为严格的要求。因此，十分有必要研究档案数字化质量和安全保密控制措施。对此，本文笔者结合自身工作实践经验，对档案数字化的质量和安全保密控制措施进行了探讨，以供参考。 关键词：档案数字化；质量；安全保密

在信息时代中，互联网得到了广泛的应用，在一定程度上提高了档案资料的利用率，在档案管理中既要使档案数字化的质量得到保证，也要对档案的安全性得到保证，这对档案管理人员的技术提出了更为严格的要求，其必须将一定的保密控制措施掌握到，这样才能安全共享档案信息资源。

一、档案数字化质量及安全保密控制概述

首先，档案数字化质量控制。质量控制也就是对质量予以控制的方法和活动的总称，主要是为了有效控制质量，及时制止或纠正质量不达标或不满意的地方，最终确保质量合格，档案是一种极为重要的参考资料，所以在信息化管理中，应高度重视质量控制。

其次，档案数字化安全保密控制。档案安全保密性工作在档案管理中发挥着极为重要的作用，其安全保密控制可以使档案实体的安全性实现，保证数据和信息安全，把保密措施做好，是有效利用档案的前提。

二、提高档案数字化质量的措施 （一）加强对档案管理人员的培训

档案数字化管理是一种新兴工作模式，相关工作人员一定要对数字化档案管理技术予以合理应用，为了将工作人员的技术水平提高，档案管理的管理人员需要定期培训工作人员，还要严格选拔工作人员，对其工作岗位进行合理安排，将人力资源充分利用起来，还要把工作人员的数字化技术水平提高。在选拔人员的时候，要选择责任心强、工作细心的援用，在工作中，要积极培训员工的道德素质和专业技能，这样才能使档案数字化管理顺利进行[1]。在工作，发现问题务必要在第一时间解决，还要改善和改进工作环节。 （二）建立健全档案管理制度

龙源期刊网 http://www.qikan.com.cn

档案数字化是基于档案信息化建设背景而展开的一项基础性工作，必须严格坚持统一的标准规范，对诸多相关的规章制度予以完善，使数字档案信息资源的互连和共享得到保证。例如，按照《中华人民共和国纸质档案数字化技术规范》，在纸质档案数字化过程中要对 《档案数字化加工操作规程》、《纸质档案数字化质量标准》等规章制度予以制定，让档案数字化工作严格按照规定展开。当然，把这些数字档案管理制度建立起来后，最关键的是要保证这些制度可以真正落到实处。档案管理部门可以指派专门的监督人员，既要担负其宣传推广这些制度的责任，让档案管理人员可以大概了解到这些新制度，同时还要对这些制度的具体执行情况予以监督，指正批评违法管理制度。 （三）完善档案管理数字软件系统

把档案管理数字化工作做好，必须对档案管理数字软件系统予以完善，充分利用先进的专业软件，使档案管理工作的质量水平得到提高，将档案管理数字化的使用功能充分发挥出来[2]。第一，借助先进软件系统使档案数据信息收集、存储、检索工作的高质量目标顺利实现，为档案管理人员作出提醒，让其及时把档案数据信息中的数据和格式等方面的错误发现。第二，将档案管理人员的工作质量和工作效率全面提高，借助先进的软件系统是档案管理人员的工作压力得到减轻，让档案管理人员可以更加准确的以信息化软件为中心有效管理和操作档案数据。

（四）确立严格的监督、检查和评估工作

在开展档案数字化管理工作中遇到诸多阻力和问题是在所难免的，这就对相关部门提出了明确要求，应在最短的时间内将流程和制度确立起来，严格的检查、监督和评估档案数字化管理工作，进而顺利实现档案数字化，并在第一时间进行检查和评估，制定一套严格的验收和检查机制可以促进档案数字化管理的顺利开展，得到有效利用，同时还要对一定的奖惩制度予以设立，不仅要积极督促员工，同时还要随时提醒他们要对工作程序予以严格要求，使工作质量得到保证。

三、档案安全保密控制工作具体策略 （一）提高技术保障手段水平

为了在数字化环境中将档案数据信息的安全保密工作做好，有效避免外溢和流失数据信息等问题，从而使档案数据的安全性得到全面提高[3]。第一，对先进档案管理软件操作系统的引进予以重视，注重运用现阶段较为先进和流行的防火墙技术和加密技术，争取用先进的数字化保密技术确保档案数据信息安全。第二，注重运用有效的防火墙技术，积极将数字化档案运行的内网环境建立起来，使档案数据信息被丢失和篡改的风险得到有效防止。 （二）完善档案信息安全的法律法规制度建设

龙源期刊网 http://www.qikan.com.cn

制度保障是一种效果极好的保障方法，只有将具体的管理规范建立起来才能使信息安全得到保证，这里的法律法规制度建设主要包括以下两个方面：首先，是我国数字档案信息安全保障体系相关的法律法规，主要包括《全国人大常委会关于维护互联网安全的决定》、《中华人民共和国电子签名法》、《中华人民共和国著作权法》、《中华人民共和国档案法》等，其他各种规章制度如《计算机软件保护条例》、《中华人民共和国计算机信息系统安全保护条例》；其次，是具体到各档案部门的管理制度，其可以立足于档案借阅、鉴定、保密和销毁等方面对规章制度予以制定。但是保密制度的执行十分不理想，所以，必须细化档案工作人员的工作范围，要求工作人员必须严格规范执行，针对人为原因导致的泄密问题，要做到有法必依、有法可依，高度重视安全保密工作。 （三）加强工作人员素质培养

要在工作中积极打造一支高质量、专业化的工作团队，专业化人才可以高质量的完成工作任务，所以档案管理部门需要建立一支高素质的团队，就档案进行加密工作处理，让团队中工作人员充分掌握到加密技能，同时进行加密安全教育，使工作人员高度重视起档案加密工作，将一种管理理念和工作要求形成。此外，档案管理信息管理人员要形成一种自主学习的意识，在工作中要第一时间把自身的缺点找到，自我探究，对相关档案信息安全的保密知识予以更新。

（四）落实制度建设和安全系统建设

在档案数字化工作刚刚开始开展的时候就建立了安全保密制度，但其在落实的时候通常效果差强人意。造成这一现象的原因有很多，诸如错误地认为安全保密制度会对工作效率造成影响，工作中粗心大意等。所以，我们要将错位认识克服，严格检查和追究责任，就人为原因导致的泄密问题，要根据相关规章制度进行严肃处理，高度重视安全保密工作。同时，还应把安全系统建设落到实处，加强技术防范手段，将自动灭火设备、红外警报和视频监控等安全防护设备配备好，配置计算机行为监测系统和电磁防护设备等软件以及信息安全设备，使数字化加工设备、档案实体和档案信息的安全得到保证。制度建设和安全系统建设相互促进，不可分离。 四、结语

现阶段我国的档案管理工作取得的进步极为显著，在不断提高的科学技术和社会现代化技术的形势下，档案数字化管理的发展速度越来越快，当前，将档案管理工作人员的安全管理水平提高是首要任务之一，只有运用有效措施促进工作质量的提高，才能推动我国档案数字化建设工作的顺利开展。 参考文献

[1]李兰.浅谈如何做好数字化档案的保密管理工作[J]. 成功：中下， 2017（17）：00210-00210.

龙源期刊网 http://www.qikan.com.cn

[2]沈田晔，孙沿. 浅谈如何提高档案数字化的质量和安全保密控制[J]. 卷宗，2017（4）. [3]林丽君.档案数字化及安全保密控制[J]. 纳税， 2017（24）：81-81.