数字化建设与历史档案保存

数字化建设与历史档案保存

作者：苟轶

来源：《科技信息·上旬刊》2017年第05期

摘要：我国历史悠久，有着丰富的历史档案资源。这些历史档案具有很高的史料价值和文物价值，但由于形成时间相对比较久远，其保存现状并不容乐观。如何保管好这部分档案，是当代档案管理人的重要职责。

关键词：数字化建设；历史档案；保存 一、数字化建设的重要性不容忽视

电子化无疑是有效保管历史档案的一个重要途径。档案的电子化工作，即通过对档案进行扫描，将档案信息以图片、文字的形式储存在电子文件中，这些文件或存磁盘，或存胶片，从而实现对档案不同介质、不同形式的保存，可以在出现类似地震、战争等天灾人祸的情况下降低损失，不至于遭到毁灭性的破坏。电子化能对档案实现更长时间的保存，其积极作用已毋庸置疑。

首先，纸质档案电子化能有效地保护纸质档案原件。很多时候电子文件可代替原件使用。在我国现存的档案和书刊中，有着大量古老的珍贵文献和档案，这些文献和档案，其载体一般都很脆弱，在利用过程中，如果仍然直接提调和查阅，很容易损伤原件，影响其保存寿命，很多图书馆一直以来就对古籍查询只提供影印本。档案电子化后，如非必要，一般不需要查阅原档，原件就可以妥善地保存起来，从而有效地延长原件的保存时间。

再者，对档案实现电子化，可以在一定程度上恢复恢复档案材料模糊褪变的字迹。有些档案材料由于纸张、字迹和保管条件等因素，字迹出现了模糊、扩散或褪变。这种档案可以经过计算机扫描技术生成数字影像，再利用计算机图像处理技术就可以恢复模糊褪变字迹。 二、数字化建设应坚持利用优先原则

纸质档案电子化必须坚持利用优先。针对浩如烟海的馆藏档案资源，不加选择的全部数字化是不可能的、也是不必要的。我们应该根据一定的原则确定哪些馆藏档案原件应该电子化、哪些不需要电子化以及哪些优先电子化。在实际工作当中，我们采用的原则是“利用优先”，力争做到电子化的档案信息应该是高价值、高利用率、有序、标准、有特色的信息资源。 一般而言，档案电子化应优先数字化那些历史悠久、价值较高的档案。这首先要求我们做好档案的普查和鉴定分级工作。目前为止，档案的价值鉴定的原则，学界较为认同的主要有四个，即：来源原则、高龄原则、价值原则和稀有原则。（1）来源原则。历史档案的来源在社会中的地位、作用和职能直接影响着历史档案的信息价值。（2）时间原则。一般来讲，越是形成时间久远的档案其存世的可能性越小，其内在信息的珍稀程度也就越大。另外，特殊历史

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时期形成的档案也有特殊的历史价值。（3）内容原则。档案内容反映的对象，包括人物、事件、活动、工程、项目等涉及到重大事件、重点项目、重要人物时，它的价值就不能等同一般档案。（4）稀缺原则。历史档案的稀缺性直接影响着历史档案价值的多寡。“物以稀为贵”，不管是稀有的记录形式、记录材料还是所记录的信息内容，都具有特殊的价值，对相应的历史研究有重要意义。

以我馆目前进行的数字化项目为例，从2012年7月开始，预计到2013年5月截止，在财政部专项经费支持下，对包括中西学堂（1896-----1902）、四川高等学堂（1902-----1916）、四川通省师范学堂（1905-----1912）、国立成都高等师范学校（1912-----1927）、四川公立法政专门学校（1906----1927）、四川公立国学专门学校（1910----1927）、四川公立农业专门学校（1906----1927）、国立成都大学（1926-----1931）、国立成都师范大学（1927-----1931）、公立四川大学（1927-----1931）、国立四川大学（1931-----1949）、国立成都理学院（1940-----1950）共计4311卷进行图片扫描和全文录入工作。这部分档案年代久远，纸张发黄变脆、霉蚀、虫蛀等问题十分严重，其中有相当数量的档案具有重要的历史文物价值，对这部分档案进行电子化加以保存的工作自然首当其冲。因此，我馆在对馆藏档案进行数字化的时候，优先对这部分档案进行了数字化。

三、数字化建设应尽量避免对原档的伤害

档案的数字化过程，其操作流程主要包括以下步骤：（1）调卷：将要扫描的档案调出，并做好调卷登记。（2）核对内容：核对扫描件的全宗号、案卷目录、卷内目录与内文相符，如有错误或不规范的案卷题名、文件名、责任者、页号等要进行修改，确保档案数字化质量。（3）拆卷：原件分拆，将折痕、褶皱、卷曲熨平、破损裱糊修复。（4）原文录入、扫描：目录数据录入，文件正文扫描。（5）图像处理：将每个文件的多个图像处理为一个图像。（6）文档数据连接：将已经扫描的图片与著录数据连接。（7）全面质量检查：对扫描档案电子文件质量全面检查。（8）原件整理装订：将分拆文件装订还原。（9）文档归还：文档归还库房。（10）数据备份：将挂接后的目录数据库和扫描的图像信息及时地刻录光盘及备份在不同的存储介质上，一式二份，异地保存，并编制扫描档案目录。（11）光盘、目录入库。 在整个过程中，有很多细节都需要注意，否则都是对档案的一种损害。具体而言，第一，对档案的借阅和归还要做好严格的记录，避免在档案借阅过程中出现档案的遗失或是错装。第二，在装订物影响扫描工作进行的档案，应拆除装订物。拆除装订物时应注意保护档案不受损害，不允许裁切档案纸张。档案扫描完成后尽量按原孔装回，避免对档案重新打孔装订。第三，案卷拆开后，若有卷宗编号不全或者错乱，应对档案的页码重新标示，页码应标注在不起眼的地方。第四，扫描时应根据纸质档案的材质选择相应的扫描设备，保证档案不受损。纸张状况较差，以及过薄、过软或超厚的档案，应采用平板扫描的方式，纸张状况好的档案可采用高速扫描的方式以提高工作效率。

四、数字化建设不能替代对原档的修复工作

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这主要针对具有文物价值的历史档案而言。《现代汉语辞典》对文物的解释是：“历代遗留下来的在文化发展史上有价值的东西，如建筑、碑刻、工具、武器、生活器皿和各种艺术品等。”不难看出，文物离不开历史性与价值性这两个最重要的基本特点。因此，有价值的历史档案，必然具有文物属性。档案的文物价值是不同于档案信息价值的独立的价值形态。档案信息价值注重于事物的原始记录性，文物价值注重事物的原始性。因此，一件内容真实可靠地档案复制品或档案汇编与档案原件所起的作用几乎等同，而任何文物的复（仿）制品都不是原有意义上的文物，其作用不可与原件相提并论。

以我校馆藏档案为例，《清末废科举办学校的各项章程奏议》、《本校办女子法政讲习科的各项文件》、《招收1922年度预科、研究科学生文卷》、《本校沿革及1933-1935年各项情况一览表》、《四川省宪法及各项附属法草案》、《川大军训及人员派调有关事项》（1943年国民政府《兵役法》）、《川大学生参加青年远征军证明、函件及证章》、《本校气象测量所编定之1933—1942年成都气象汇集》、邓小平、杨尚昆、江泽民、李鹏、李岚清等党和国家领导人为川大题写的校名、革命烈士江姐（江志炜）入学登记表、朱自清手稿《刘云波医师》等都应被视为具有文物价值的档案。对具有文物价值的档案，除了通过电子化对其信息进行备份外，原件的修复也是势在必行的。现存档案中，历史较长的档案，会因为氧化、虫噬、翻阅、受潮等种种原因而存在这样或那样的问题。对此，应根据不同等级的修复规范对不同损坏程度的历史档案采取不同的修复方法，达到的不同的修复效果；同时，根据特殊的预防性保护规范对高价值量的历史档案给予更科学合理的保管方式和保存环境，从而有效预防档案病害的发生。