行政物品管理办法

行政物品管理办法

一、目的:

为加强行政后勤物品管理,节约成本,保证资源的合理分配,规范申购、验收、领用、报支、维修、报废及库存管理及盘点管理流程，特制定本管理办法. 二、适用范围:

1、本办法适用于公司总部、直营店、公司属下的分支机构可参照执行。

2、本办法所指行政物品包括：办公用品、办公设备（不列入固定资产类的）、保洁用品、接待物品等由行政部负责采购的物品。其中： (1)办公用品类:

a。消耗品：固体胶、透明胶带、大头针、回形针、便条纸、长尾夹、订书针、光盘、油性签字笔、白板笔、荧光笔、水笔（芯）、圆珠笔(芯）、铅笔、文件袋、软抄等。 b。管制品：电话机、剪刀、美工刀、订书机、计算器、印台、文件夹/栏、笔筒等。 (2）保洁用品类:包括办公保洁、卫生用具等。

（3）接待物品类：包括客人接待用品、加盟商宿舍用品等。

(4）办公设备类:办公电脑、打印机零配件，办公设备耗材（含色带、墨盒）等;办公家具的零星采购及其配件。 三、申购： 1、办公用品申购：

申请部门填写《行政物品申购单》→申请部门经理签核→前台月汇总申购→行政主管审核→人事行政部经理批准→行政专员询价→行政主管审核选定供应商→前台定点采购。 2、办公设备和接待物品申购：

使用部门或行政专员申请→行政主管审核→人事行政部经理签核→分管副总批准→行政专员询价→行政主管确认价格→行政专员采购（部分行政物品由行政主管共同询价采购）。 3、行政物品采购询价至少选3家供应商进行同型号商品价格、质量比较，办公用品类、办公设备类选1-2家定点采购，保洁用品选1家定点采购.每半年考核供应商价格、质量、供货速度、服务态度一次,视情况给予更换供应商,力求物美价廉。 四、验收、入库、领用:

行政物品到货

通知行政主管/财务会计验收

不合格品退货 合格品入行政仓库

前台通知申请人领用

1、行政物品到货验收均由行政主管、财务会计、行政专员共同验收：规格、型号、数量、随附资料(发票、保修卡或说明书、光盘等资料），并填写《行政物品验收单》，如有不符合要求的物品及时办理调换或退货手续。

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2、行政物品验收合格后入行政仓库，仓库管理员为前台,由前台通知申请人办理领用手续。 3、办公用品领用并在《办公用品个人登记卡》上签收，管制品领用时采用“以旧换新”的方式。

4、保洁用品和接待物品验收后，直接由使用人签字领用。 五、费用报支：

1、月结费用报支流程：

采购负责人与供应商核对月费用明细→月结发票核实→费用登记账薄→填写费用报销单→随附资料（发票和月结费用明细表、行政物品验收单）→按费用报销手续办理. 2、零星费用报支:

物品领用后无异常→报销前登记账薄→填写费用报销单→随附资料（发票、申购单、行政物品验收单)→按报销手续办理。 六、行政物品的维修、报废： 1、维修申请：

行政物品发生损坏或使用不当发生故障时,使用人填写《物品维修/报废申请单》，写明故障事由，由部门经理审核后交到行政专员，核实情况反馈具体处理意见后，视情况呈上级领导审批后给予维修。

维修申请人 2、报废流程： 申请部门

经理签核

行政专员维修建议及费用 维修申请人验收

申请部门分管领导审批 财务部核销物品

行政专员鉴定 行政主管复核 行政主管审核

人事行政经理批准

行政物品因使用时间过长引起老化或淘汰需要报废注销时，使用人应填写《物品维修/

行政部维修

报废申请单》具体流程如下：

报废申请人 申请部门 经理签核

人事行政经理批准

行政和财务共同处理

七、库存盘点管理:

1、行政物品使用ERP系统管理,入库及领用由前台对行政物品进行系统实时录入。 2、行政物品每月底盘点一次，由前台、行政专员盘点,财务会计、行政主管负责监盘。 3、月盘点保证账物、账实相符，如发现不符须及时查找原因并调整账务，如因人为原因造成丢失由行政部按责任人进行分摊处罚。 八、其他管理条款:

1、行政物品员工应本着节约使用的原则，严禁员工将公司物品带出公司挪作私用。一经发现，按物品原价3倍赔偿.

2、凡属部门共用的行政物品应指定专人负责保管，做好日常的保管和维护工作，防止行政

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物品的损坏和丢失。

3、因责任事故造成行政物品损坏丢失的，原则上应令其赔偿.在处理赔偿时可根据具体情节、本人的态度和损坏价值核定赔偿损失价值的全部、部分或免予赔偿。

4、行政主管负责对入库行政物品原始凭证(保修证书、发票等）、领用签收、库存数量进行核对，确保帐物相符。

5、行政部每月统计各部门所领用物品的费用总额，由行政部主管对费用进行审核,根据各部门的实际情况必要时与部门主管沟通，年度费用报表供各部门年度考核用。 本管理办法由人事行政部制定、修改、实施、监督、解释,领导签发之日起执行!

人事行政部

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