高职院校教学秘书职业倦怠成因与对策研究

湖北函授大学学报（２０１４）第２７卷第１３期　总第１３３期　高职院校教学秘书职业倦怠成因与对策研究　罗　琼，张［摘磊，周菁慧　（江苏海事职业技术学院，江苏南京２１１１７０）　要］职业倦怠（Ｊｏｂ　Ｂｕｍ　Ｏｕｔ）现象在高校教学秘书群体中非常普遍，对高校教学和日常管理工作影响颇大，　而高职院校与本科院校的教学秘书从工作职责、形式、内容又有明显的差异性，本文从高职院校教学秘书与其他管理人　员、高职院校与本科院校教学秘书对比等方面分析了高职院校教学秘书职业倦怠产生的原因，并在此基础上提出了缓　解职业倦怠的相应对策。　［关键词］高职；教学秘书；职业倦怠；成因；对策　［中图分类号］Ｃ，６４０　［文献标识码］Ａ　ｄｏｉ　ｉ　１０．３９６９／ｊ．ｉｓｓｎ．１６　１—５９１８．２０１４．１３—００６　［文章编号］１６７１—５９１８（２０１４）１３—００１０—０２　【本刊网址］ｈｔｔｐ：／／ｗｗｗ．ｈｂｘｂ．ｎｅｔ　系部Ｉ－２人和教务处十余名科员的工作进行对接，工作的落　实过程中又要面对几十名专任教师，其常规工作包括教材的征　订、协助教学任务的分配、排课、系部日常教学督导、安排考试　日程、巡考、试卷的整理、各项教学资料的归档、接受各职能部　门的检查等。这些工作时间节点明确，教学秘书常常要顶着时　间压力同时开展几项工作，而且常常要面对教师、学生咨询。处　理一些突发事件。由于工作量大，而工作中的一点差错都可能　造成教学事故，教学秘书往往压力大，精神高度紧张。　教学管理人员面向一线教师，需要大量细致的协调工作，　而系部受到各职能部门的多重管理，一旦指令不明确或者各部　门之间指令冲突，需要系部管理人员一层层向各部门反映问　题。例如，在一年一度的数据采集平台的填报中，跟系部相关　的表格，大多数是教学相关的，需要教学管理人员组织教师或　“职业倦怠（Ｊｏｂ　Ｂｕｒｎ　Ｏｕｔ）”一词由美国心理学家弗鲁顿伯　格于１９７４年首次提出，用以描述从业过程中产生的心理问题，　即人们在紧张和繁忙的工作中受环境、情感等内外因素影响而　出现的一种身心不适、心力衰竭、情感封闭的亚健康状态。　高职院校一线教学管理人员职业倦怠已经成为普遍现象，　导致在工作中无积极性，遇事推诿，对职业前景感到悲观等现　象和情绪。而此种现象并没有得到足够的重视，教学秘书的岗　位呈现出“孬人干不了，好人不愿干”的现象，能转岗的都在积　极努力转岗，或者工作态度不认真，遇事推诿，有的系部一学期　甚至能换几任教学秘书，如此不稳定的职业队伍将严重影响学　校和系部的发展。研究高职院校教学秘书职业倦怠的成因及　对策也就成了亟待解决的课题。　高职院校教学秘书群体职业倦怠的相关调查　陈玉焕问卷调查统计得出结论：和本科高校相比，专科院　一、校的职业倦怠更严重。　戴筱娟于２０１０年７—８月对福建水利电力职业技术学院　教学行政工作人员进行了调查。调查表明：２０％的行政人员出　教研室主任填报，而相关职能部门因不参与教学，表格填报的　口径等很多具体情况没有考虑周全，到底如何填报各有各的说　一法和做法，系部向职能部门反映后才有具体的指导原则，如此　来，采集上来的数据经常一改再改，教师疲惫，教学管理人员　现较为严重的职业倦怠；３２．５％的行政人员出现中度职业倦　怠；３３．７５％的行政人员出现轻度职业倦怠；仅有１３．７５％的行　政人员无职业倦怠感。　许慧芳对广西河池、北海和贵港三所新办高职院校教师　（含管理人员）进行抽样调查，１９％的教师坦言对工作缺乏冲劲　和动力，甚至出现了想逃离校园的情况；３０％的教师对工作不　是很热心和投入，总是被动地完成自己分内的工作，更多的教　也疲惫。　２．组织支持度低　是硬件配备跟不上。教学秘书的工作全天依赖电脑、网　络、打印机、复印件等设备，而职能部门配备给系部的硬件往往　相对落后，经常无法满足基本的工作需求，在工作时间截点要　一求高的情况下，教学秘书还要面对频繁的电脑故障，或是系部　无复印机，要花大量时间到文印室复印，或是系部公共打印机　仅一台，教师频繁要求教学秘书帮助其更换硒鼓等情况。　二是在日常工作中，教学秘书虽然责任重大，但却没能参　与到日常管理中，即使工作细节上有些更合理的考量，却往往　被要求被动执行。　三是在执行中，教学秘书因为职位所限，没有权限协调各　师感觉特别累，压力比较大，不知道工作有何意义。　在笔者所在的学院，８个系部的全部教学秘书均不同程度　地感到疲惫，尤其在工作繁忙的期初和期末阶段，不但要忙于　各项常规教学事务，协调各类考试，还要接受各项检查。一旦　教学秘书请长假，通常的做法是马上找本系部年轻教师兼任，　而由于工作繁重等原因，大多数教师都不愿兼任，即便迫于压　力顶上，也是流于表面，应付差事。　二、高职院校教学秘书职业倦怠的成因　（一）和其他基层行政管理人员比较　１．工作强度大，责任重　系部教学秘书受到系部领导和教务处的双重领导，教务处　个职能部门，而在一些系部组织的竞赛中，竞赛报名、场地安　排、试卷安全等具体考务工作，教学秘书要和学生所在各系、物　业、保卫、财务等各部门协商解决，而平时工作中，系部处于被　职能部门考核的地位，协调这些部门这常常会使教务秘书感到　力所不及。　十余名科员每人对应相应的工作，而系部教学秘书往往是每个　收稿日期：２０１４—０５—２６　３．职称和职务上升困难　教学秘书属于管理岗，职称晋升上走的是研究员序列，而　基金项目：本文系２０１１年江苏省教育厅高校哲学社会科学基金资助项目“高职院管理人员职业倦怠现状调查与对策研究”（项目编号：　２０１１ＳＪＢ６３００１２）。　１０　第２７卷第１３期总第１３３期　湖北函授大学学报　Ｊｏｕｒｎａｌ　ｏｆ　ＨＵＢＥＩ　Ｃｏｒｒｅｓｐｏｎｄｅｎｃｅ　Ｕｎｉｖｅｒｓｉｔｙ　Ｖｏ１．７．ＮＯ．１２３（Ｇｅｎ．ＮＯ．１３３）　２０１４年８月（上）　Ａｕｇ．（ｆｉｒｓｔ　ｈａｌｆ）２０１４　在职称评定上，科研一块是最关键的。学校的专任教师岗位、　辅导员岗位、专业技术岗位等，都是每年要求完成一定的科研　工作量，而管理岗并无此要求，系部的教学秘书相对其他管理　岗工作繁重而琐碎，有的上班时间仅能完成手头工作，周末也　经常加班，没有时间和精力顾及科研，加上职称名额有限，职称　晋升基本无望。　随着中学生源的减少，高职院校正从几年前全国性的建校　扩张潮走向注重内涵建设以树立各校品牌特色的转变。对于　很多院校而言，改革是关系着生死存亡的必由之路。由于院校　改革不断突破原有的制度框架、组织结构、资源组合方式以及　职务晋升上，由于教学秘书常年埋头执行事务性的工作，　在党性修养、领导能力等方面没有锻炼机会，无暇参加各类活　动，相应获得的奖项也少得多，工作没有显性成果；而选拔干部　时，职能部门的科员和辅导员由于在日常工作中有更多的展示　的机会，往往会被优先考虑，因此在各高校中，教学秘书群体往　往很难走上领导岗位。　（二）和本科院校教学秘书比较　１．工作量大　首先是教务工作量大：教师工作量大，每名专业教师全年　利益分配的格局，从而造成政策环境的动荡。高职学院的一线　教学管理人员需要更快地适应各项改革，迅速掌握各种信息，　才能更好地起到上传下达的作用。　三、缓解教学秘书职业倦怠的对策　高职院校教学秘书群体的职业倦怠既需要秘书个人的自　我调整，也需要外部组织强有力的支持，内外同时改变，才能使　个人更好地服务于院校，服务于高职教育。　（一）自我调整　教学秘书工作繁重，在八小时之外要关注自己的健康，要　有节律地休息。同时调整心态，对工作保持良好的心态，心平　气和地做好本职工作，不要过于计较个人得失。妥善应对工作　压力，尝试将工作目标分解，将复杂的事情分解成几个单元，给　至少完成４００课时的工作量，而本科院校专任教师全年课时要　求完成２００课时，甚至部分本科院校对以科研工作为主的专任　教师没有具体课时规定。在院系教师数量基本相同的情况下，　专科院校和本科院校配备的基层教学管理人员数量基本相同，　由此必然导致高职学院的教学秘书工作量大大高于本科院校　的教学秘书的工作量。　其次是考务工作量大：高职院校的发展相对于成熟的本科　院校的发展，需要争取到各方面的支持，因此会在双休日承接　各种类型的大型考试，导致一线教学秘书考务工作量大大增　加。很多高职学院把英语等级考试、社会考生参加的考试以外　的其他考试、竞赛工作，都下移到系部，各项具体考务全部由系　自己定下每天的工作目标，留出放松和休息的时间。工作之　余，可以投入到自己喜爱的活动中，并增加与朋友、同事的交　往，主动向他人倾诉和沟通。　（二）人文关怀　单位、家庭、社会要共同营造一个宽松的环境。单位的工　会等组织虽然经常开展各种文体活动，教学秘书却由于工作繁　忙，根本无暇参加，系都领导应对教学秘书有更多的人文关怀，　部教学秘书完成，学院仅负责巡考，导致系部考务工作十分　繁重。　２．评价机制欠缺　倾听他们的诉求，使他们也能够参与到学院的各项活动中来。　家庭是八小时之外的关怀，教学秘书由于工作繁重，下班后可　能家务已经无力承担很多，此时家人要积极倾听，分担一些家　务，使其能够较好地休息，并共同创造一个宁静和谐的家庭　氛围。　（三）组织环境改善　一很多高职学院是近几年才组建的，规章制度方面或者还沿　袭原来中职院校的模式，或者不完善，而学院本着调动系部积　极性的初衷，急于推行系部二级管理，虽然放权给系部，但系部　忙于完成繁重的教学、科研任务，迎接各职能部门的检查考核　评比，在制度完善方面往往无暇顾及，很多系部的现状是专任　教师的评价细则还流于口头，系部行政管理人员的评价更无从　谈起。没有科学的评价体系，更谈不上激励措施。基层教学管　理人员往往处于“做多错多”、“做好做坏一个样”的境地。　３．晋升机会少　是职能部门和系部工作的分工应更加合理，而不是具体　工作总是系部负责，职能部门只负责考核和评审，职能部门工　作的改善将大大影响系部的发展。　二是学院应按照学生人数和系部课时数配备教学秘书人　数，而不是目前的系部要人十分困难、缺人情况长期存在或者　教学秘书之间分工不合理。　三是树立民主的管理氛围，让一线的教学管理人员真正有　为教学管理出谋划策的话语权，而不是目前的教师座谈会或两　代会仅有领导和高职称的专任教师参与。　（四）建立合理的评价体系，关心其职业发展　本科院校往往在各处级职能部门中设立多个科室，科室负　责人岗位较多，而高职院校往往组织扁平化管理，处级职能部　门下往往只有很少的科室负责人岗位。由此基层管理人员晋　升机会相对较少。　４．院校／系都改革频繁　要对管理人员建立公平公正公开的评价体系，需要学院层　面认真研讨。虽然任重道远，但只有在此基础上对一线管理人　员合理地采取物质、精神等激励措施，员工才有动力更好地为　学校服务，为教育服务。　参考文献：　［１］许慧芳．新办高职院校教师心理状况调查研究［Ｊ］．教育与职业，２０１１（２９）．　［２］戴筱娟．高职院校系级教学秘书职业倦怠探析——以福建水利电力职业技术学院为例ＥＪ］．太原城市职业技术学院学报，２０１０（１０）　［３］陈玉焕．高校教师的职业倦怠与社会支持的相关性研究［Ｊ］．教育与职业，２００７（６）．