2.1本程序规定了文件控制的范围，文件的编写、定期评审、审批、标识、发放、更改、换版、再次审批、回收、作废、归档、日常管理以及外来（外发）文件的控制要求和方法，明确了相关部门和人员的职责。 2.2 适用于本中心质量管理体系文件和外来文件的控制。 3 职责
3.1 主任负责中心年度质量目标的起草和批准，负责质量手册和程序文件的批准。 3.2质量负责人负责质量管理体系文件的发放和受控管理，并负责组织质量手册、程序文件等质量管理体系文件的编制及审核。
3.3 技术负责人负责组织技术性文件和记录格式的编制和批准。 3.4 办公室负责文件的控制和管理，确保所用文件为现行有效的版本。 4 文件的分类
根据文件的来源分为本中心内部制订的质量管理体系文件和外来文件两部分。
4.1 内部制订的质量管理体系文件包括:质量手册、程序文件、管理文件、作业指导书、质量记录、技术记录、安全记录、检验方案、计划、报告、证书、规章制度、自编软件及有关文件等。
4.2 外来文件包括:法律、法规、标准、规程、规范、上级部门的有关 指令、图纸、技术资料、软件、使用说明书等。
4.3文件分为受控文件和非受控文件。受控文件的目录由办公室提出，技术负责人批准。
抚州市特种设备监督检验中心程序文件 标 01 文件控制程序 题 Q/FZTJ.CW.01—2010 第 2 页 共 7 页 第2版 第0次修改 4.3 所有文件都可以承载在各种媒体上。媒体可以是纸张、磁盘、光盘或其它电子媒体、照片以及它们的组合。
4.4 本中心控制的文件见《受控文件清单》。 5 工作程序 5.1文件的编写要求
5.1.1 符合TSG Z7003—2004《特种设备检验检测机构质量管理体系要求》的要求。 5.1.2与《质量手册》一致。
5.1.3文件格式应符合Q/FZTJ﹒G﹒02-2010《质量管理体系文件分类编码规定》要求，有特殊规定的除外。
5.1.4程序文件基本内容应包括制定文件的目的、适用范围（必要时要规定不适用范围）、职责、工作程序及相关文件和产生的质量记录目录。 5.1.5文件内有专门含义的名词术语要明确。 5.1.6记录编制应满足程序文件和质量手册要求。 5.2 文件的编写、审核、批准与发布
5.2.1质量手册、程序文件由质量负责人组织编写和审核，主任批准后发布。 5.2.2管理标准（工作标准）、作业指导书等技术性文件由办公室组织相关室人员编制，经检验责任师审核后，交办公室审核质量管理体系文件的相容性、连贯性和标准化，经技术负责人批准后由主任发布。
5.2.3外来文件由办公室进行收集，并识别其是否为现行有效版本，交技术负责人批准使用。
5.2.4质量管理体系所有文件在发布前，必须经授权人员审核、批准，确保文件是充分与适宜的。
5.2.5审核人员对文件的适用性和有效性负责。
抚州市特种设备监督检验中心程序文件 标 01 文件控制程序 题 Q/FZTJ.CW.01—2010 第 3 页 共 7 页 第2版 第0次修改 5.2.6对文件的授权审核人员及其审核范围进行文件化任命。
5.2.7质量管理体系文件要有唯一性标识，该标识包括：机构名称、文件名称、文件编号、标题、版次、修订标识、页码、总页数、颁布日期等。
5.2.8审批部门或审批人员有权将不符合要求的文件注明原因后，退回起草部门重新修订。 5.3 文件的发放
5.3.1本程序所述文件由办公室统一编号、确定发放范围，报主任审批后发放。 5.3.2受控文件由办公室按主任批准后的发放范围发放。文件领用人在《文件发放/回收记录》上签名领取注有受控状态标识和受控编号的文件，每份文件都有不同的受控编号，便于追溯。
5.3.3非受控文件由办公室报主任批准后发放，文件领用人在《文件发放/回收记录》上签名领取注有非受控状态标识和分发编号的文件。 5.4 文件的使用、控制
5.4.1确保在各使用处都能得到适用文件的有效版本，并进行跟踪管理。 5.4.2受控文件不得随意转借他人。当文件的持有者工作岗位发生变动时，应及时将其持有的受控文件收回。
5.4.3文件的持有者应保持文件清晰，易于识别，对文件妥善保存，防止丢失，未经主任批准不得向外提供或复印。
5.4.4需借阅文件时，可到办公室办理借阅手续，并填写《文件、记录借阅登记表》。原版文件不予外借，阅后按期归还以防损坏。借阅人未经许可，不得擅自复制、摘录、转借他人，严禁撕毁、涂改、划圈、丢失。
5.4.5保密文件的借阅须经主任批准，并指定地点查阅，阅完立即归还,不得带出借阅地点。
抚州市特种设备监督检验中心程序文件 标 01 文件控制程序 题 Q/FZTJ.CW.01—2010 第 4 页 共 7 页 第2版 第0次修改 5.4.6质量管理体系运行文件（质量手册、程序文件、管理文件、作业指导书等）的复制和借用，填写《文件、记录查阅、复印登记表》由办公室批准。 5.4.7文件破损影响使用时，可到办公室办理更换手续，交回破损文件，补发新文件，新文件的编号仍沿用原文件的编号。
5.4.8若文件丢失，应重新办理领用手续并报分管主任批准。补发文件时应给予新的编号，并注明丢失文件的编号作废，防止误用。
5.4.9办公室每年进行一次文件的整理归档，质量活动记录，如检验、培训考核、内审、质量体系评审、投诉处理等于次年二月底前由各责任部门整理立卷，交办公室验收归档，凡不符合归卷要求的拒绝接受。
5.4.10对验收过的文件应整理、装订、立卷归档，保存，编制分类目录，并建立台帐，以便检查与查阅。 5.4.11归档文件的保存期
a 本所质量手册、程序文件、管理文件、作业指导书、记录表格、有关规定、办法、个人技术档案、检验用标准、法规、规程、规范为永久保存；
b 检验资料、检验报告、检验原始记录、底片保存期为按国家颁布的相关标准、安全技术法规规定执行。
c 内审、体系评审、合同评审、不合格及其他纠正措施活动记录，保存期5年； 5.4.12文件经审核批准后，原件交办公室归档。
5.4.13各业务部应指定一名文件管理员，负责本部门各类文件和记录的管理保存；规程、规范等文件的领取和保管，应填写《受控文件清单》，以便检索；根据管理部门的要求定期进行检查、整理和上报归档。 5.5文件的定期评审
5.5.1每年进行一次全面的文件评审，确保文件是充分与适宜的。 5.5.2根据需要对文件进行定期或不定期评审以确定文件是否需要更新。 5.5.3文件的实施过程中因组织结构、检验业务、法律法规、技术标准等发生变
抚州市特种设备监督检验中心程序文件 标 01 文件控制程序 题 Q/FZTJ.CW.01—2010 第 5 页 共 7 页 第2版 第0次修改 化，对涉及的文件要进行评审。5.6文件更改、修订和换版 5.6.1遇下列情况之一时，文件应予以更改、修订或换版： a)文件不适应质量管理体系运行时； b)文件与国家有关法规不相适应时； c)本中心的组织机构及其职责发生变化时； d)其他需要更改或修订的情况。
5.6.2 文件更改方式：将原文件更改部分换页；将原文件换版。
5.6.3文件经过多次修订（不超过10次）或更改幅面达40%时应进行换版。原版文件作废，换发新版本。
5.6.4质量手册、程序文件的更改或修订由办公室提出意见，质量负责人审核，主任批准。
5.6.5管理标准（技术标准）、作业指导书等技术文件由相关室提出修改意见，办公室审核，技术负责人批准。
5.6.7文件修订则需填写《文件修订一览表》，内容包括文件名称、修订内容、修订部门、日期、批准者等。
5.6.8文件换版按5.2条的要求经再次审批。 5.7 现行、修改状态标识 5.7.1文件现行状态
受控文件如质量手册、程序文件、管理文件、作业指导书（包括自编文件和外来文件）等：受控时加盖“受控”章标识，并填写《受控文件清单》。非受控文件注有非受控状态标识。
5.7.2文件更改状态分为手写更改、换页更改和换版，其标识如下：
a) 手写更改：文件持有人按《文件更改通知单》要求直接在原文上用钢笔双线划改，并在《文件更改通知单》上签字；
抚州市特种设备监督检验中心程序文件 标 01 文件控制程序 题 Q/FZTJ.CW.01—2010 第 6 页 共 7 页 第2版 第0次修改 b) 换页更改：换页人在《文件更改通知单》上签字并更换更改页码，在《文件修订一览表》上作相应记录；
c) 换版：以文件编号的年代号作为版号标识。 5.8文件的作废、回收和销毁
5.8.1办公室回收已失效或作废的文件，并填写《失效、作废文件目录》，已作废的文件就地加盖“作废”章，不再使用。
5.8.2按《文件发放、回收表》发放新版本的同时，收回作废的原版本文件，作废文件加盖“作废”印章，并填写《失效、作废文件目录》
5.8.3为法律或积累知识的目的所保留做参考的失效或作废文件应加盖“作废留存”章，并与有效版本隔离保存，以防误用，并填写《失效、作废文件保留目录》，只准查阅，不准外借。
5.8.4超过保存期限的档案、质量手册、程序文件的销毁由办公室提出方案，报主任批准；管理标准（技术标准）、作业指导书等技术文件的销毁由技术负责人批准。
5.8. 5销毁文件时填写《文件销毁记录》，报中心领导批准，经手人签字后指定专人监督销毁。 5.9 外来文件的控制
5.9. 1外来文件由办公室统一管理。收到外来文件时，应识别其适用性及版本的有效性，发放、管理，参照上述有关章节控制以确保其有效。
5.9. 2办公室应定期确定外来文件有效性，及时获得最新版本，防止误用过期文件。
5.10文件控制所形成的记录按《记录控制程序》规定执行
5.11承载媒体不是纸张的文件，如保存于计算机系统内的文件、软件其控制也应达到上述规定要求。
特别是对计算机系统内的文件、软件的更改应经质量负责人组织有关人员论
抚州市特种设备监督检验中心程序文件 标 01 文件控制程序 题 Q/FZTJ.CW.01—2010 第 7 页 共 7 页 第2版 第0次修改 证，确认不会对系统文件产生不良影响后实施。 6 相关文件
《特种设备检验检测机构质量管理体系要求》TSG Z7003—2005
《质量管理体系文件分类编码规定》 Q/FZTJ.G.02-2010 《记录控制程序》 7 相关记录
《受控文件清单》 《文件发放/回收记录》 《文件、记录借阅登记表》 《文件修订一览表》 《文件更改通知单》 Q/FZTJ.JL.05-B/0 《失效、作废文件目录》 Q/FZTJ.JL.06-B/0 《失效、作废文件保留目录》 Q/FZTJ.JL.07-B/0 《文件销毁记录》 Q/FZTJ.JL.08-B/0 《文件、记录查阅、复印登记表》
Q/FZTJ.CW.11-2010 Q/FZTJ.JL.01-B/0 Q/FZTJ.JL.02-B/0 Q/FZTJ.JL.04-B/0 Q/FZTJ.JL.03-B/0 Q/FZTJ.JL.09-B/0
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