材料采购供应管理办法
第一章 总 则
第一条 为加强鞍钢建设集团有限公司(以下简称建设公司)材料采购供应管理，规范业务行为，明确管理责任，降低采购成本，特制定本办法。
第二条 材料采购供应管理原则：
1、坚持以材料供应为主线，以经济效益为中心，以优质服务为宗旨。
2、遵循市场经济规律，实行招标限价采购，切实降低采购成本，建立价格、质量、服务三位一体的市场化运行机制。
3、实行“大集中，小分散”，统一规范管理，分级采购供应，建立高效、精干、供管并重的采购供应管理体制。
第二章 职责与权限
第三条 供销分公司是建设公司工程材料采购供应管理的主管单位。负责统购材料的采购供应工作；负责全公司工程材料采购供应管理业务的指导、监督、检查、考核和奖罚；对全公司工程材料采购供应的合理性和及时性负责。
第四条 各单位供应部门是本单位工程材料采购供应的主管部门。负责本单位自购范围内工程材料的采购供应工作；负责对其所属项目部的工程材料供应管理业务的指导、监督、检查、考核和奖罚。
第五条 基层项目部(工程队、车间)是工程材料管理的基础单位，负责对其领用材料的数量和质量验证、合理使用、现场材料管理的具体实施。
第六条 供销分公司和各单位的采购权限划分（见附表）。
第三章 材料计划管理
第七条 工程材料采购供应，要严格按照作业成本实施单项工程核算，预算总量控制。材料计划由各项目部或各单位作业成本部编制作业成本，录入到信息化管理系统并上传，各单位供应科（站）在接到项目部上传的作业成本后，根据采购权限划分，将属于统购范围内的材料，上传至供销分公司进行审核确认；属于自购范围内的材料，上传至本单位主管领导审核确认。
第八条 非工程实体用料，由各项目部编制材料计划，录入到信息化管理系统的非工程实体材料中并上传，各单位供应科（站）在接到项目部上传的材料计划后，根据采购权限划分，按有作业成本的工程材料审核确认程序上传。
第九条 经供销分公司材料计划管理人员审核确认后的作业成本和材料计划，采购人员方可办理采购供应业务。
第十条 材料计划和作业成本申报要及时、准确，以免影响工期或造成超储积压。
第四章 招标采购和价格管理
第十一条 建设公司所属各单位施工生产所需材料的采购均应采取公开招标、邀请招标和协议招标的方式，实行百分之百的招议标采购。
第十二条 各单位应成立相应的招标组织机构，负责本单位招标采购的组织与管理工作，并要
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依据本办法结合各自的实际，制定本单位招标采购的实施性文件。
第十三条 各单位应设立专(兼)职价格信息管理机构或人员，负责价格信息管理。其职责是：收集、整理和发布市场价格信息和货源信息；进行标底价格预测；为工程招投标、价格的动态调整和领导决策提供参考依据。
第十四条 各单位应建立相应的询价、定价和调价机制，根据市场价格行情变化及时调整招标采购价格。
1、受钢材、原燃油和有色金属等价格涨跌影响较大的品种，应实行一时一事一议，或实行阶段性定价（执行期限应为三个月或半年），随着市场价格的涨跌随时调整采购价格。
2、受季节性用量变化较大的建筑材料，如：水泥、砂子、石子、砖、水泥制品等市场价格随季节变化而涨跌幅度较大，对此类材料实行夏季价（4-10月份）和冬季价（11-3月份）。
3、市场价格相对稳定的五金、工具、标准件、橡套电缆、电线、水暖、橡塑、杂品、劳保品和其它低值易耗品，应实行年度招标定价，在该年度内原则上执行年度招标确定的价格，如确因市场价格涨跌幅度较大，应及时调整采购价格。
4、钢材等大宗材料的采购在不影响工期的前提下，数量能够满足厂家订货条件的，应尽量在厂家订货。在厂家订货满足不了工期要求；或厂家订货价高于市场价；或不能满足厂家正常订货条件，需加价订货时，可按紧急零星用料议标程序在市场询价、比价采购，价格随行就市。
第十五条 各单位自购范围的材料，各自自行组织招标定价，建设公司有统一定价或限价的，按统一定价或限价执行，由供销分公司负责监督。
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第十六条 各单位及项目部对采购工程材料的价格具有咨询权、知情权和监督权。
第十七条 招标采购必须遵循公开、公平、公正、择优和诚实信用的原则；坚持对采购过程进行事前控制，事中监督，事后审核的原则；坚持两级招标采购、统一规范管理、职责权限分明、简化程序与监督管理并重的原则。
第十八条 招标组织机构管理职责：建设公司成立招标采购管理领导小组,成员由建设公司主管领导和供销分公司、纪检监察室、监事会、经营计划部、财务部等部门负责人组成。
一、领导小组成员
组 长：刘传海
副组长：张德凯
成 员：孙长明 肖山庆 张雨晨 杨宏图 姚鸿宇 蔡孝敏 刘吉伟
领导小组办公室设在供销分公司，负责招标采购管理的日常工作，办公室主任由供销分公司经理兼任。
二、工作职责
招标采购管理领导小组及办公室的管理职责是：
1、制定和完善招标采购管理规章制度；
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2、建立采购价格信息系统和限价采购管理体系；
3、审批重大招标采购项目、招标文件和招标方案；
4、发布招标公告或邀请函；
5、组织实施资质审查和现场考察；
6、负责标书的发放和收集，参加开标、评标和定标；
7、组织评标会议，向中标人发出中标通知书；
8、负责合同的签订和监督执行；
9、指导、协调、监督、考核与奖罚招标采购工作。
第十九条 招标方式：招标采购分为公开招标、邀请招标和协议招标三种方式。采取何种方式招标，由采购部门根据实际情况提供方案，报各单位主管领导审核，主要领导批准后实施。
一、公开招标:对采购数额大、市场货源充足、生产厂或经销商较多、产品质量、价格和服务差异较大，市场价格相对稳定，履行公开招标程序又不影响正常供应的，应向社会发布招标公告，告知潜在的不特定的投标人参加投标，实行公开招标。
二、邀请招标:对采购的材料具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购，或采用公开招标方式并不能有效降低采购成本和满足施工生产需要的,应由采购部门和使用单位推荐三个以上产品质优价廉、资信良好、保供能力强的投标人，邀请特定的投标人投标。邀请招标在满足采购要求的前提下，推荐的投标人，一般应包含公开招标入围的供应商；与我方有长期良好合作、产品质量和信誉都信得
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过的供应商；鞍钢技改部确定和甲方书面指定的单位参加。
三、协议招标，即议标或询价采购，有下列情况之一的，可采取议标或询价的方式采购:
1、施工生产急需用料，履行招标程序时间上来不及，可能影响施工生产的。
2、采购品种多，规格、型号、材质复杂，单品种或同批次用量少的紧急零星用料，履行招标程序不经济，反而增加采购成本或与采购材料的价值不相称的。
3、按设计要求、业主或甲方指定厂家或品种，且能提供相关书面资料的。
4、采购产品的技术复杂程度高、专业性强、供应商有限，产品的生产厂家和销售商为单一来源的 ，需要采购的产品在该地区只有某一厂家生产，或者只有某一处销售，或者只有在某一家才能配套购齐所需品种。即独家生产、独家销售、独具能力的。
第二十条 招标采购应按照制定招标方案、市场询价、发布信息、资质审查、实地考察、编制招标文件、投标报价、开标、评标、定标、签订合同或协议等程序依次进行。
一、制定招标方案。各单位采购部门在组织实施招标前，应根据不同的材料和用料的轻、重、缓、急制定不同的招标方案，将选择的招标方式，报各单位主管领导审核，主要领导批准后实施。
二、市场询价。各单位对招标材料要通过网上查询、市场询价、查阅资料等多种渠道收集市场价格和货源信息，确定合理的标底价格。
三、发布招标信息。属于公开招标的，由各单位招标主办部门向社会发布招标公告；属于邀请招标、协议招标或询价采购的，由各单位招标主办部门向特定的投标人发出邀请。
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四、资质审查与认定。对参与投标的单位要求其提供营业执照、税务登记、法人代码证书、开户银行及账号、生产或经营许可证、特业许可证、产品检试验报告或合格证、质量环境安全体系认证书、代理或委托证明书、企业概况及生产销售业绩等资质材料。要重点审查企业名称与各种资料是否一致；投标产品与企业生产经营范围是否一致；产品质检报告和质量管理体系情况。对业主推荐或指定的投标人，也应对其资质进行审查。凡资质审查不合格的投标人不能参加投标。
五、实地考察。经资质审查合格的投标人，除知名企业、知名品牌和以往有供货业绩的外，均应对其生产规模、设备状况、供货能力、产品质量等情况进行实地考察，根据考察评议结果对投标人进行排序和筛选，并填制《投标人资格认定审批表》，报本单位招标领导小组审核，经主要领导批准后，确定最终投标人。
六、制定招标文件。各单位招标主办部门应按照确定的招标方案，编制统一格式的招标文件，其内容应包括：
1、招标材料的名称、规格、型号、材质、数量、技术质量要求、交货时间、地点等；
2、投标报价的填写要求；
3、评标原则和方法；
4、提供投标文件的方式、地点和截止日期；
5、开标、评标、定标的日程安排；
6、合同格式及主要条款；
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7、其它需要明确的事项。
七、投标报价。投标人应按照招标文件，即标书的规定填写投标文件，并应在规定的截止日期前以密封形式返回；外埠投标人的标书可以用传真件返回，但必须发送到指定的传真机上。若有投标保证金要求的，应在返回标书的同时交纳投标保证金。各单位招标办负责标书的发放、收回、登记和保管。
八、开标、评标、定标。
1、开标和评标。应按标书规定的时间和地点，以会议形式进行，会议由招标主办部门主持，开标前，主办人员要向本单位招标领导小组汇报招标组织情况，在经纪检监察人员检查确认标书密封情况后，当众拆封，宣读标书，并由主办人员负责记录。
(1)评标会议除本单位招标领导小组成员参加外，还应邀请建设公司招标领导小组或办公室派人参加。具体规定如下：
①单品种或同批次招标采购额，各单位自购在10万元以内的；供销分公司统购在50万元以内的，由本单位招标领导小组成员参加评审。
②单品种或同批次招标采购额，各单位自购在10-50万元以内的，应邀请建设公司招标领导小组办公室派人参加评审。供销分公司统购在50-100万元以内的，建设公司招标采购领导小组办公室主任必须参加评审。
④单品种或同批次招标采购额，各单位自购在50万元以上; 供销分公司在100万元以上的，应邀请建设公司招标采购领导小组和办公室派人参加评审。
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(2)评标时，必须最大限度地满足招标文件中规定的实质性要求，在同等资质、同等质量和服务、且能满足我方要求的情况下，应确定最低价格的投标人中标。在评标中，凡有下列情况者，投标无效：
①未按规定填报标书，内容不全，字迹不清的；
②印章不全、无法定代表人或投标负责人签字的；
③无有效投标报价或标书未按时送达的。
2、定标。经过评标择优确定一个或若干个中标人，参加会议的人员要在评标记录上签字，评标结果经本单位主要领导批准后，由招标主办部门向投标人签发中标通知书。参加评标的人员应不少于三人，定标方为有效。定标后发现有下列情况者中标无效：
①投标人之间相互串通，或者投标人与招标人串通投标的；
②投标人以他人名义投标，或者以其它方式弄虚作假，骗取中标的；
③招标人与投标人就投标价格、投标方案等实质性内容进行谈判，影响公平竞争的。
3、 对中标通知书发出后，中标人放弃中标的，应没收其投标保证金，并按国家规定追究其相应责任。对中标无效和中标人放弃中标的，招标人应按程序另行确定中标人。
九、签订合同或协议。采购部门要依据中标通知书，与中标人签订供货合同或协议，并按下列规定执行：
1、对有明确的采购数量、单价、金额、能即时结清的应签订合同；
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2、对招标确定的入围供应商，实行一年或半年招标一次，执行阶段性定价，数量不确定、零星取货，集中结算的常用常耗材料，应签订供货协议。
3、合同内容要严格评审，不得违背标书规定的实质性内容。
4、对业主或甲方招标确定的中标人，应依据相关部门签字认可的中标通知书签订合同。
5、合同或协议要及时送达本单位执行部门及人员，并由各单位招标采购领导小组办公室负责台帐登记和保管。
6、合同签订后，采购人员要严格按合同内容执行。入库前要对到货材料的数量和质量进行验证，确保所购货物与合同内容相一致。当采购材料出现异议时，由采购部门负责协调处理。
7、为了约束中标人履行合同，保证合同的正常执行，招标主办部门可根据采购材料的具体情况，要求中标人提交5％的履约保证金。
第二十一条 议标管理：凡符合本办法第十六条第三项规定的情形时，可采取议标或询价采购的方式采购。但必须按下列规定实施：
一、供销分公司负责采购的材料，由业务部主管业务员寻找供方和询价，填写《紧急零星用料招议标审批表》，基层用料单位签字认可，报价格管理人员审核，经主管领导或主要领导批准后，方可实施采购。
二、各单位负责采购的材料，由采购人员寻找供方和询价，填写《紧急零星用料招议标审批表》，报供应部门负责人审核，经主管领导或主要领导批准后，方可实施采购。
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三、实施紧急零星用料的议标或询价采购，除特殊产品外，一般应在下列单位采购：
1、公开招标和邀请招标入围的单位；
2、与我方长期合作的单位；
3、业主或甲方指定的单位。
第二十二条 工程零星用料要通过公开招标或邀请招标的方式，确定入围供应商和品牌，锁定一定时期的零星采购价格， 除在钢厂订货较多和受市场价格波动影响较大的钢材外，其它品种平时零星用料采购：
1、各单位单品种或同批次额度在10万元以内的，供销分公司在20万元以内的，即按此价执行；
2、各单位一次性采购额度在10万元以上的，供销分公司在20万元以上的，可根据当时的市场价格行情酌情考虑，采取按各自的采购权限组织在入围供应商中另行投标报价，由招标领导小组以会议的形式评标定价。除特殊情况外，此价平均不得高于零星采购价格。
第二十三条 各单位招标主办部门应将中标价格汇编成册，分发到各有关执行部门及相关人员，便于执行和监督。
第二十四条 对在材料采购过程中经招标议标或询价比价，确实降低了采购成本的，各单位要进行降低采购成本额计算，计算时要选择标底价或平均报价作为参照价格比较，应建立相应的台帐，做到有据可查，真实准确。
第五章 材料供应管理
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第二十五条 供应部门必须在各自的采购权限范围内采购工程材料，严禁越权超范围采购供应。
第二十六条 供应部门必须严格按材料计划和作业成本批准的数量和品种规格供料，严禁超计划、超作业成本供料。
第二十七条 各使用单位领用材料必须先办理批领手续，后提取材料，严禁先提料后补手续。
第二十八条 公司内部各单位之间调剂串换材料，由供应主管部门负责协调，各单位、项目部具体办理。
第二十九条 两级采购供应部门应加强对材料使用过程的监督管理，对材料的流向和真实用途要随时进行抽查，对施工现场造成材料损失浪费和流失的现象，应责令其整改，并进行处理。
第三十条 采购的材料必须符合国家规定的技术质量标准，严禁采购假冒伪劣产品，防止弄虚作假，以次充好等损坏企业利益的行为。 采购部门应对采购材料的质量把关，采购人员是材料采购质量的第一责任人，对其采购材料的质量负全责；提料员对其提取的材料质量负责；保管员对其验收的材料质量负责；在那个环节出现的质量问题就追究谁的责任。
第三十一条 供应商对所提供产品的质量实行“三包”，即：包退、包换、包赔损失。对工程质量影响较大的关键材料要实行质保金制度，质保金一般应按采购总价的5％计算，期限为一年。
第三十二条 采购部门和使用单位必须对采购产品的质量实行全过程监督和控制，领购材料必须严格按合同内容进行验证，产品的质量、环保、安全性能必须满足“三标”管理体系运行的要求。
第三十三条 采购产品所提供的合格证和检试验报告，必须随货同行，且能满足施工生产和交工的要求。供应及使用单位必须建立健全对合格证和检试验报告的登记、核实、使用、保管的管理制度，
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做到真实有效，具有可追溯性。
第六章 材料收、发、存管理
第三十四条 验收管理：工程材料采购要严格按规定履行验收手续。
1、数量验证。保管员在对实物验证时，要对照采购凭证、合同及产品合格证，对材料的品名、数量、规格型号、材质进行认真核对，确认无误后，方可验收入库。
2、质量验证。保管员要依据合同/协议、采购凭证对合格证进行认真查验，对材料的外观几何尺寸、表面瑕疵、有无锈蚀、损坏、破裂、变型等外观质量进行查验，确认质量无误后，方可验收入库。
3、计量检测。采购材料入库时，必须进行严格的计量检测，采用何种方式计量，视进料情况而定，以什么方式进料，就以什么方式验收。对数量不足或对计量方式有异议的材料，保管员应按实际数量验收或拒绝验收。
4、拒绝验收。对材料员采购的材料，在品名、数量、规格型号与合格证、原始采购凭证和合同内容不符的；对锈蚀严重、有表面瑕疵、几何尺寸不符、损坏、破裂、变形严重的，保管员有权拒绝验收。
5、直付材料。对在厂家订货和社会市场采购的材料，用料单位在办完领料手续后，由材料员在指定供货处提料，按《领料单》或采购合同确定的内容，现场进行数量和质量验证，产品合格证要随货同行。直付材料进入仓库或施工现场后，由保管员对采购产品的数量、质量和品牌再次进行验证，确认无误后，办理验收入库手续。
6、材料验收合格后，由保管员向材料员出具《材料验收入库单》，材料员负责整理合格证等资料，
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并登记《合格证台帐》，交技术人员或自行管理。
7、采购人员和保管员对其采购和验证材料的数量和质量负责。材料员领/购不合格产品，保管员未能按规定进行验证，不负责任的将不合格材料验收入库，造成数量不足或出现质量异议的，由材料员和保管员承担相应责任。
第三十五条 材料发放管理：
1、材料出库必须凭业务部门审批手续完备、印章齐全的领料单进行付货，非正式领料单，保管员不得付货。特殊情况，需经单位领导批准后，方可付货。
2、材料发放应按“先进先发、后进后发”的原则，有计划的安排好出库顺序，防止存放时间过长而造成损失。
3、保管员在发料时，要向领用单位随货出具材质证明或合格证。
4、保管员发料时，必须按照领料单批准数量进行发放，不得随意串换品种或增减数量。发料要坚持做到，一查库、二动签、三取料、四点交、五填单、六记账。
5、复核。为确保材料发放无差错，发放时要逐一查清核对，发放完毕后，要在领料单上签发实领数，发放日期、合格证编号，并签章，核对帐、物、卡结存数量是否相符。
6、保管员发放完每笔材料后，凭“发料员记账”联登记《材料明细账》，并将发放数量，库存数量，当日点清。
第三十六条 材料贮存管理：
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1、领/购材料的各类原始凭证、产品合格证等相关资料，应进行统一编号和登记，实行档案化管理。
2、库存材料，保管员应按“两齐(堆码整齐，库容整齐)、三清(品种清、规格清、数量清)、四定位(库、架、层、位或区、排、点、位)、五五化(以五为基数摆放)”的要求进行管理。
3、对有防潮防腐要求的库存材料，应采取相应的防护措施，做到通风、采光良好，温度、湿度适宜。对有特殊要求的易燃、易爆、有毒有害物品或化学危险品，要严格控制存放条件和数量，并应单独存放，专项管理，不得与其它材料混放在一起。
4、对有时效要求的库存材料，在做到先入先出的同时，还要做好日常检查、维护保养工作，防止损坏、锈（腐）蚀和变(形)质。贮存时间过长的材料，需经检验合格后，方可发放使用。
5、库存材料要按检试验状态，按不同属性分类摆放，室内用“材料卡片”，室外用“工程材料标识牌”予以标识，便于查验。
6、库存材料要定期盘点，做到日清、月结、周检查，每年至少要进行一次全范围的清仓查库，要始终做到帐、物、卡、资金四相符。
7、库房料场应做好防火、防洪、防盗工作，要配置消防设施和器材，准备好防洪物资，安装防盗装置，防止意外事故和治安案件的发生，确保库存材料安全。
第七章 材料核算管理
第三十七条 鞍钢技改部招标或指定范围内的材料，统购统供材料由供销分公司统一结算；各单位自购范围的材料，由其自行结算；材料调拨由各调料单位之间自行结算。
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第三十八条 入库材料要按每批次的实际成本记账与核算，当期发生的业务增减，必须当期结清；在途材料挂帐必须明确经办人、项目和原因，在途时间不得超过财务规定期限，在途借款必须及时结清；暂估材料要及时清理转账，真实反映当期采购成本。
第三十九条 材料核算要真实、准确，发票内容要与合同一致，发票来源应合法有效；要严格按照单项工程作业成本进行核算；材料核算人员要按月对保管员的《材料明细账》进行资金签证。
第八章 监督检查与责任追究
第四十条 招标采购监督管理工作由两级纪检监察部门和监事会共同负责，相关部门参与、分级监督、齐抓共管。其职责是：
1、负责对各单位执行招标采购法规、制度的情况进行监督检查。
2、负责对材料招标采购工作全过程进行监督。
3、负责对材料招标采购过程中的违规违纪行为实施调查处理。
第四十一条 供应主管部门、纪检监察部门要定期对各单位招标采购的执行情况进行监督检查，指导基层建立和完善规范的招标采购制度。对在检查中发现存在问题比较严重的单位予以考核和曝光。
第四十二条 对在采购供应管理工作中成绩突出的下列人员和单位应给予奖励，由各单位招标领导小组提出奖励意见，报建设公司招标采购领导小组审核，经组长批准后实施。
1、在采购活动中，降低采购成本贡献突出的采购人员；
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2、在质量和价格管理中，严格履行职责，成绩显著的管理人员；
3、在招标采购工作中，认真负责，成绩显著的招标管理人员；
4、举报违规采购行为经查证属实，避免经济损失的人员；
5、为降低采购成本做出贡献的单位领导和其他人员；
第四十三条 严禁在材料采购供应工作中存在下列行为，违反者将视情节轻重，追究单位相关领导和责任人责任。
1、应当招标而未进行招标，实施采购的。
2、将应进行招议标采购的材料化整为零，或以其它方式规避招议标的。
3、招标采购管理制度和组织机构不健全，招标不按程序进行，运行不规范，资质审查不严，泄露秘密、弄虚作假、营私舞弊的。
4、擅自在非中标单位采购的，或在中标单位超中标范围采购的。
5、超越采购权限采购，或变通材料名称变相越权采购的。
6、以采购材料名义变通工程款、劳务费或其他费用的。
7、以低价中标，采购时用少领多计的方式变相提价的。
8、采购人员玩忽职守，盲目超量采购，采购不符合要求的材料或采购的材料质次价高，造成超
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储积压，给单位造成经济损失的。
9、采购材料舍近求远，造成采购成本加大或到货不及时，影响施工生产的。
10、管理人员玩忽职守，不严格履行实物数量和质量验证的，不妥善保管材料，造成材料损失浪费或流失的。
11、不认真履行材料出、入库手续，不定期盘点库存，致使账账不符、账物不符，资产不实，使企业造成经济损失的。
12、擅自占用、外借、处置所管材料的。利用材料采购、管理之便，损害企业利益，为自己或他人谋取私利的。
13、采购人员或合同管理人员玩忽职守，未按规定与中标单位签订合同/协议，造成合同纠分，给单位造成经济损失的。
14、其它违反招标采购管理规定的行为。
第四十四条 外埠工程的材料采购供应要严格按照材料招标采购的有关文件规定执行。两级供应主管部门要根据该工程的工程量、项目规模和项目管理体制的不同，针对每项具体工程下达采购权限划分表。两级供应主管部门、纪检监察部门应指导并参与外埠工程的材料招标采购的过程管理，并适时对其进行监督检查。
第四十五条 本规定若与上级文件规定相悖，或有新的文件规定下发，以上级或新文件为准。
第四十六条 本细则由鞍钢建设集团有限公司材料招标采购领导小组负责解释。
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