客户订单管理流程

为规范订单/合同管理,使订单/合同执行有序进行,特制定本流程;

2、适用范围

适用于业务部门、集团各分公司所有订单/合同执行的全过程;

3、职责

分公司各部门 3.1.1业务部门

1负责接收订单/合同,与客户进行沟通,提供客户所有要求信息; 2负责组织相关部门进行订单/合同评审;

3负责编制“报价联系单”、“大货采购单/购销合同”; 3.1.2技术部门

1负责编制“报价单”,“工程更改通知单”; 2负责产品技术、工艺可行性评审及价格评审; 3.1.3生产部门

1负责产品生产保证可行性评审; 2负责按照订单的各项要求安排生产; 3.1.4品质部门

1负责产品的质量保证可行性评审;

2负责按照订单的各项要求及检验规范安排产品检验; 服务管理委员会 3.2.1采购部

1负责原材料、外购件资源配套能力、价格的评审;

2负责每天对钢材等主要原材料价格进行通报,做出“主要原材料价格趋势图”,并通过电子邮件知会各分公司总经理、总裁及董事长,作为各分公司总经理决策参考;

3.2.2财务部

1负责产品报价单销售毛利率、销售费用率、销售利润率的评审;

2负责对汇率、出口退税等影响产品报价因素进行及时通报,每月出具汇率、出口关税报表,作为各分公司总经理决策参考;当汇率、出口退税出现变动时,第一时间通知各分公司总经理; 3.2.3品质监督部

1负责产品质量保证可行性评审；负责订单/合同的备案管理;

2负责监督和检查各分公司在生产之前完成检验规范、检验标准的制定;

3.2.4总裁负责订单/合同的审批; 4、工作程序 订单/合同的评审 4.1.1分公司初评

4.1.1.1业务部门接到客户的询价要求时,应详细咨询所询价产品的信息、技术信息包括图纸、包装信息等和所用原材料的详细情况及标准如：规格、型号、材质、表面质量、特殊检验要求,特殊加工要求等,填写“报价联系单”,连同以上详细信息报各分公司总经理,作为订单评审的依据;

4.1.1.2业务部门应对订单的市场前景进行分析说明,市场前景的分析说明,简要介绍客户情况、未来产品市场趋势,并报各分公司总经理,做为订单评审的参考; 4.1.1.3各分公司总经理组织技术部门、品质部门、业务部门、采购部门、生产部门对订单的成本、利润、交期、质量进行初评,填写“报价单”,提供业务人员; 4.1.1.4业务部门,根据各部门反馈的信息,再次与客户沟通,双方都能够接受后,分公司编制“报价单”,正式生成; 4.1.2服务管理委员会复评

4.1.2.1各分公司填写“产品报价评审单”,并附上“报价单”、订单/合同说明,报服务管理委员会评审：

1财务部评审各项税负、销售毛利率、销售费用率、销售利润率是否合理,回款要求是否合理;

2品质监督部评审产品质量要求是否能够达到,是否表述完整准确; 3采购部评审原材料、外协件加工费是否与市场价格一致,是否合理;

4.1.2.2如采购、质量、财务三方出现任何一方无法达到共识,此订单/合同为不可接受,“产品报价评审单”由总裁审批;对于可接受的订单,报总裁审批后,即可与客户签订合同;如业务部门有异议,可报董事长裁决; 4.1.2.3对于不可接受的订单有如下处理方式： 1对于无利润或长期无法营利的订单,放弃处理; 2对于报价有出入者,可重新报价,重新实施评审流程; 订单/合同签订、备案

4.2.1各分公司业务部门与客户正式签订订单/合同,编制“大货采购单/购销合同”,并在“大货采购单/购销合同”上注明成本、利润、质量、交期和回款时间等要求; 4.2.2各分公司计划员、采购员依据“大货采购订单”编制采购计划、生产计划,并附相关资料报总裁批准后,即可实施;

4.2.3各分公司计划员持经总裁签字确认的“大货采购单/购销合同”须附订单/合同、报价单、采购计划,转交品质监督部,品质监督部下发订单/合同编号,盖“受控”章,并进行备案,此订单/合同正式生效;

订单/合同发放

各分公司计划员将经过备案的“大货采购单/购销合同” 须附订单/合同、报价单、采购计划,复印后发给总裁办、品质监督部、财务部、分公司总经理、生产部、技术部、品质部只接受订单/合同、采购部、仓储物流部等各一份,“大货采购单/购销合同”原件交给业务部门; 订单/合同考核

4.4.1集团财务部实施订单目标考核,依据“报价单”进行各项成本费用的核算;每月出具财务报表,报各分公司总经理;

4.4.2对于超出预算成本的相关项目,各分公司总经理必须做出书面资料报总裁及董事长审批;超出部分按利润的1%扣除;

4.4.3订单执行过程中,采购部门严格按“采购计划”采购,对于非计划采购,需由各分公司书面向总裁申请,由总裁批准后,实施采购;原则上,不允许非计划采购; 4.4.4订单执行过程中,由于原材料价格上涨,突破“采购计划”上的价格,则各分公司书面向总裁申请,由总裁批准后,实施采购;

4.4.5各分公司要确保交期的完成;如未按期完成,则由各分公司业务部门书面提出投诉,由总裁提出负激励; 订单/合同的存档

4.5.1订单完成后,各分公司将相关资料原件于一周内报品质监督部存档保管;超过期限不交者,对其进行负激励100元;

4.5.2各分公司业务部门于合同签订后一周内,将合同相关原件订单、大货采购订单报集团财务部,由集团财务部对其回款情况实施监督;超过期限不交者,对其进行负激励100元; 订单/合同的更改

4.6.1分公司业务部门接到订单/合同更改要求时,无论是技术、单价还是交期、数量方面的更改,都需要以“大货/样品订货单——补充单”形式将客户最新的要求及时提交给分公司;

4.6.2分公司综合技术、采购、库存方面的信息,及时给业务部门以反馈,若仍可执行订单/合同,可继续执行；若订单/合同有变化,需要在“大货采购单/购销合同”上注明;

1若属于技术方面的更改,分公司技术部编制“工程更改通知单”,发放到相关部门,技术更改的相关要求执行技术文件管理规范;

2若属于数量方面的更改,造成分公司的人员/工时、原材料、成品、半成品等的物料损耗应由业务部门负责; 5、相关文件 技术文件管理规范

记录控制程序 6、相关记录 产品报价评审单 大货采购单/购销合同 报价联系单 报价单

大货/样品订货单——补充单 工程更改通知单 主要原材料价格趋势图