初探企业物资采购验收环节内部控制

投资理财　初探企业物资采购验收环节内部控制　厦门利德集团有限公司李东锦　摘要：众所周知，物资是企业赖以生存的基础，而物资的采购和物　资验收是企业在生产运行的过程中必不可少的环节。物资的采购直接　关系到企业的经济效益，物资的验收作为物资采购的重要环节，则直接　影响企业的企业生产的产品质量。本文通过对企业运行过程中在采购　和验收环节的内部控制中暴露出的缺点和不足进行初步探讨，提出几　（三）合同不够严密　合同签订是在供应商与采购人员经过一系列的市场调查之后，双　方通过沟通交流进行比价、议价后达成共识的表现形式。合同是交易　双方在法律程序上的一种自我保护形式，但物资的交易协议其实对双　方来说都是一把双刃剑。采购合同不严密，容易导致合同信息的错漏，　点初步的解决措施。　关键词：物资采购验收内部控制　企业的物资采购和验收直接关系着产品的成本和质量，间接影响　企业的形象和信誉，故加强企业在物资采购和验收这一举足轻重的环　节的内部控制就成了企业发展过程中迫在眉睫的工作。　一、基本概述　（一）企业内部控制　企业内部控制是企业为了保护企业自身利益、以保证企业的经济　效益和实现企业的长远发展为目地、根据企业自身情况而制定的管理　措施，用于约束和激励企业内部的工作人员（包括管理层人员），以实现　企业的顺利运转。　（二）企业的物资采购厦验收　企物资采购及企业的采购人员根据企业的需求和企业预算的成　本，通过对企业内部情况的鉴定以及对外部市场的调查，进行比质比　价，以争取最低成本购进最优物资为目标，对企业生产所需原材料进行　购买的过程。而物资验收作为物资采购的重要环节，企业对所购进物　资质量的进一步确定，关系着企业生产所需原材料的好坏，直接影响企　业生产的正常进行与否。　二、企业物资管理的现状　物资的采购和验收作为企业生产的前期准备工作，是各项工作得　以顺利进行的基础。由此可见物资采购人员及物资验收人员可谓身兼　重任，他们不但承担着物资采购的任务，还关系着企业及企业员工的切　身利益。以下是对我国企业在物资管理上的一些不足进行的初步探　讨：　‘　（一）采购方隶不合理　合理的采购方案是采购＿Ｔ作得以正常进行的前提和基础，而一项　合理的采购方案应该根据企业生产要求而制定，将产品名称、产品数　量、型号以及初步估价等通过表格或其他能让人一目了然的形式表现　出来。采购时没有根据企业的生产计划做出准确的判断，导致原材料　购置不合理。原材料购置过多过少都会对企业的生产经营造成影响，　原材料购置过多会导致原材料闲置或浪费，导致原材料占企业运行资　金的比重超过预期范围，影响企业的资金周转，原材料购置过少则容易　造成生产被迫暂停；所购置的原材料没有严格符合生产要求，造成原材　料的浪费以及生产资金的损失。　（二）供应商选择的不合理　供应商作为企业生产所需原材料的提供者，其所输出的商品直接　关系到生产企业的利益问题，是采购小组采购的过程中较为关键的因　素，因此供应商的选择是采购方案完成后采购人员需要重点考虑的一　个问题。企业在采购的过程中对供应商信息了解得不够全面，没有事　先对供应商的信息进行调查；对原材料的了解不全面，没有主动对原材　料进行市场调查，只是对供应商提供的信息进行简单的确认，导致采购　难以达到“以最低价格购置最优原料”的目的；选择的供应商诚信度不　够，专钻企业采购空子，导致企业采购的原材料在质量上或数量上达不　到生产计划的要求。　交货时间、交货地点、付款条件以及售后服务等在合同中没有得到细致　或明确的表达，势必对企业的经济效益造成一定的威胁。　（四）物资的验收力度不大　物资的验收作为物资采购的最后一个环节，也是采购作业的最重　要的环节。验收流程的不严密，是导致验收环节出错的重要因素；验收　人员的专业水平不够或对原材料的了解程度不够，对所购进的原材料　的质量无法判断，导致验收到还存在着假货或劣质品进人生产线，对企　业的生产造成严重影响；验收人员对货品的清点力度不够，导致原材料　的数量满足不了生产需求，造成成产的非正常原因暂停。　（五）采购验收的监督机制不严密　企业的监督机制是企业为保护自身发展而对内部人员设立的一种　约束，若企业的监督机制不严密，造成采购人员和验收人员有机可乘。　采购和验收人员的整个物资采购的执行员，掌握着物资采购的主动权，　如果采购和验收人员与供应商相互勾结，狼狈为奸，在采购价格、货品　质量或交易合同上动手脚，将会导致物品质量、数量达不到生产要求，　对企业资金造成严重浪费，对企业的正常运转造成严重的影响。　三、加强企业物资采购验收的内部控制　在企业的长期发展进化过程中，已经形成了基本的采购验收流程　和采购验收的相关管理规定，但如果这些流程得不到完善，管理规定不　够谨慎严密，就会给一些不法分子钻企业作业流程空子、钻企业管理规　定空子的机会，势必给企业造成经济上的损失，导致企业管理的混乱。　因此加强企业物资采购验收的内部控制手段，避免各种暗箱操作和相　互勾搭的行为，是保证企业经济效益的基础，是企业正常运转的根本之　道。　（一）加强对采购方案的控制　在采购方案制定初期，生产部、财务部、库管、运营等各个部门都要　连同采购部共同参与采购方案的确定，根据企业生产要求及提供的成　本，通过对市场的调查结果和对企业内部情况全面考虑，确定所需购进　原材料的型号、数量及初步估价对采购方案进行初步拟定；主管部门应　对拟定的采购方案进行仔细审定、查漏补缺，查定采购方案所申报的物　资是否符合生产要求，所申报的物资数量是否满足生产需求，避免物资　质量不符和物资数量不恰而造成物资浪费资金损失的现象。　（二）准确选择供应商　准确选择供应商的前提是企业要有一定的供应商资源，故企业在　进行采购前应该建立相应的供应商资源库，通过扩充供应商资源库，加　大供应商之间的市场竞争，将采购物资的最大主动权掌握在企业手中；　加强对供应商信息的把握程度，建立对供应商的评估系统，对供应商的　信誉度、经营状况、技术程度、供应能力进行一个准确的把握；多多进行　市场调查，多多借鉴同行企业的采购经验，多多听取同行企业关于供应　商的意见并注意核实；在企业内部适当进行供应商信息的公开，公正合　理地淘汰一些不利于企业长期经营发展的供应商。　（三）加强对交易合同的把握度　物资采购人员在与供应商进行采购协议商讨的过程中应注意在不　违反国家法律法规的前提下最大程度地为企业赢得最高的利于和最高　的主动权，确保所定的合同或协议具有法律意义且符合企业的运行发　；　。般　ｎ　碱轻　Ｓ９　投资理财　展；在签订采购协议或合同前应该仔细审查有关内容，对交货时间、地　做出损害企业利益的行为要给予深究并对其做出相应的惩罚以警示后　点、货运方式、付款条件及售后服务等内容进行仔细确认；对违背协议　人；建立绩效评比制度，通过绩效评比对企业员工进行奖励，以提高员　后双方应承担的责任和义务进行明确的规定；如果条件允许，应该聘请　工的工作积极性，促进企业的又好又快发展。　专业的法律人员或法律顾问对参与采购合同或协议的签订，通过专业　总之，随着企业在我国经济的发展中的地位提升，提高企业的经济　的律师对采购合同进行仔细审阅，在最大程度上保护公司的基本利益。　发展速度和经济发展水平是现代企业发展的新潮流。物资采购与验收　（啸）加强对物资验收的控制　环节作为　业生产的基本条件，在企业的生存和发展中演绎着越来越　在验收的过程中，较为容易导致验收结果不符合生产要求的原因　重要的角色，加强企业在采购和验收环节的内部控制是现代企业迫在　是验收人员没有对采购物资进行验收而直接入库，导致缺斤少两及假　眉睫的一项工作。通过内部控制制定与企业长期发展相适应的战略策　货劣质品残存等现象的发生，制定严密的物资验收流程，是避免验收环　划和具有高度可实施性的管理制度，完善物资采购和验收的相关流程，　节出错的有效方式；加强验收人员的专业水品，提高验收人员对购进原　完善针对企业员工的各项奖惩方案，提高企业员工的职业道德素质，提　材料的认识程度，提升验收人员对原材料质量的把握度，有利于劣质品　高企业员工的专业素养，促进员工间的相互协调、相互监督。加强企业　和假货的检出，而不至于让企业承担本不应承担的经济损失；加大验收　在物资采购和验收环节的内部控制，有利于实现企业经济利益的最大　人员对原材料的清点力度，对盘盈和盘亏等问题都要细追其中的原因　化，提升的市场竞争力。　并做好相应的记录，若是由于验收人员失误而造成盘亏则要讲责任追　参考文献：　究到底，在最大程度上避免原材料在数量上限制生产计划的顺利进行。　【ＩＩ戴小芳．采购与付款业务的内部控制【Ｊ】．冶金财会，２０１ｌ，１０（０１）：　（五）制定严密的监督机制　１０１—１０２　不断完善企业的监督机制，制成严密的、健全的企业监督体系，利　【２】陈春平．刍议企业采购环节的财务内部控制【Ｊ１．企业家天地（理论　用监督体系，对企业员工形成一种内在的约束作用和激励作用。加强　版），２０１　１，１２（０８）：８７—８９　对采购及验收人员的职业考评，全面提高采购及验收人员的职业道德　【３］５ｌ勇．建筑企业采购风险的防范与应对ｌＪ１．中国住宅设施．２０１１，８　和专业素养，避免各种暗箱操作和勾搭行为的发生，对于因个人私利而　（１　２）：４５—４６　（上接第５８页）　３、制造　在衰退和转型期，制造企业应不再继续把握全部市场，而是　（三）制造企业应进一步加强对全面预算的考核　产品衰　有选择地退出部分市场，或者伺机转型至新的业务领域。　前文已述，考核作为一种“事后控制”，能够通过对比分析，明确预　退和转　就发展战略而言，主要为“退缩、转型”性的战略。全面预算　算与实际的差异，并为日后工作指明方向。因此，考核是制造企业全面　型期　管理则围绕“保守预算”、“紧缩预算”而进行。　预算管理的一项重要内容。同时，通过考核对部门与员工进行奖惩，也　从上表可知，制造企业的全面预算管理应充分围绕企业在不同发　是对预算管理制度长期有效运行的一种保障。制造企业应根据激励原　展时期的战略目标。预算目标与战略目标应协调一致、相辅相成，唯有　则制定详细且明确的预算考核制度。通过该制度，使各部门与员工在　如此，方能在战略层面为企业的全面预算管理进行准确定位。　具体执行预算之前就已明确各自工作与奖惩之间的关系，从而不仅能　（二）应进一步完善制造企业全面预算的编制内容　够使各部门与员工在工作时具有明确的目标，还能最大程度的调动员　通常，企业的全面预算可分为三大版块，即投资与筹资预算、业务　‘Ｉ二积极性。此外，考核制度还能使部门价人目标与企业的整体目标获　预算、财务预算。对制造企业而言，这三大版块又可进一步细化。首　得快速而直接的链接。不断引导员工具备强烈的组织归属感，努力工　先，业务预算编制内容主要涉及采购预算、生产预算、成本预算、销售预　作，自觉约束自身行为，完成或超额完成预算管理目标。同时，考核机　算、期间费用、制造费用预算、税收预算等；其次，作为全面预算的总预　制还能约束部门与员工针对预算执行中的偏差，本着实事求是的态度，　算，财务预算是全面预算的归宿。财务预算主要包含四个方面，即预计　及时查明原因，上报的同时并提出解决建议。从而促使企业全面预算　资产负债表预算、利润表预算、现金流量表预算、合并财务报表预算。　目标的顺利实现。　再者，投资、筹资预算主要涉及筹资预算、固定资产投资预算、权益性投　参考文献：　资预算等。反映企业对资产的购置、改造、扩建等资本运作情况。　［１］黄廷政，蒙利，张伟立．关于预算管理基本ｒ，５ｏ题的思考　．财会通　前文已述，企业在全面预算管理中，其预算目标应围绕企业的战略　讯２０１ｌ（１８１　导向。在预算编制内容方面则应体现企业的自身特点。倘若制造企业　［２】毛国青．探讨国企全面预算管理Ⅲ．中小企业管理与科技（上旬　的产品已相对成熟，市场地位也相对稳定，则在预算三大内容中，由于　刊）．２０１１（０１）　产品与市场的成熟，收人数据较可靠，使收人预算成为企业全面预算编　［３】文灏．全面预算管理探讨ｌＪ１．冶金丛刊．２０１３（０４）　制的依赖基础。而且，可靠的收人数据也保证了财务预算的可靠性。　【４】吴英红，徐言祥．企业实行全面预算管理的误区及对策Ⅲ．理论　此外，这种状态下的制造企业净现金流较大，使企业具有足够的负债融　界．２０１２（０６１　资实力。因此，该时期的制造企业可实施较“激进”的融资预算，甚至利　［５１３Ｊ、淑玲．对加强企业全面预算管理的认识ｍ．经济师．２ＯｌＯ（１Ｏ）　用财务运作，上市募股。　ｆ上接第２４３页１　户资金和应缴财政专户款余额为ｏ，表示当期实际收到的学费、住宿费　起到对高校财务系统的辅助作用。　和房租已全额上缴财政专户。　参考文献：　四、结束语　…财政部《高等学校会计制度》　利用收入备查帐系统可以知道当期收到了哪些收入，哪些收入应　【２】屈文彬．高等学校现行会计核算的弊端分析…．《会计之友（上旬　收末收，哪些收入已收未上缴财政专户，以及已上缴财政专户的资金　刊）》，２００９年１Ｏ期　量，有助于解决高校财务帐目系统中无法体现应收款的问题．能很好的　６　髓疑凑　一