高校档案管理数字化问题分析

现代交际　２０１５：￣－３月刊总第４０４期　高校档案管理数字化问题分析　刘凤珍　（白城职业技术学院吉林白城１３７０００）　【摘要】信息时代的到来使得数字化逐步进入我们的生活，随着时间的推移，高校档案管理工作量　也逐渐变得巨大，为了解决这一问题，高校档案管理数字化就是必不可少的。本文对高校档案管理数　字化问题做了一些分析，主要对于高校档案管理数字化的必要性、技术支持、工作要求这三个方面展　开了一些探讨。　［关键词】高校档案管理数字化问题分析　【中图分类号】Ｇ２７１　【文献标识码】Ａ　【文章编号】１　００９－５；５４９（２０１　５）Ｏ５—０１　１　６—０１　为了顺应时代的发展、解决高校档案管理工作繁杂等问　题，高校档案管理数字化建设需要引起重视。在高校档案管　理数字化建设的过程中，技术问题和工作问题都是必须面对　和解决的，结合高校实际情况和计算机目前发展水平对这些　问题进行分析，提出可行方案是十分必要的。　一、高校档案管理数字化的必要性　信息时代的到来让数字化变得不再遥远，为了紧随时代　发展的脚步，为了享受数字化带来的便捷，也为了减少档案　管理的工作量，高校档案管理数字化势在必行。　（一）紧随时代发展脚步　计算机数字化管理在近年来很快速的发展成为全球大大　小小的机构的主要工作环境，计算机的使用也发展成为众多　个人以及单位部门等的主要工作方式。使用计算机，通过各　层网络就可以轻松便捷的进行交流、合作、查询等活动，这　使得越来越多的电子文件产生，数字化的管理，电子档案信　息就成为高校档案管理部门必不可少的一部分。　（二）数字化带来便捷　高校档案管理数字化的产生使得用户查询不再受到时间、　空间的限制，只要能够拥有一台终端，可以自由连接到档案所　在网络，获得查询权限，就可以自主完成所有查询任务。　二、高校档案管理数字化的技术支持　由纸质档案中的一字一句转变为电子硬件载体中的高　低电平存储，这其中的转变需要比以前多得多的技术上的支　持，才能顺利完成高校档案管理数字化的建设。　（一）网络平台构建　高校的数字化档案需要不同层次的网络平台来支持，以　完成其管理、查阅、共享，对于不同的用户或者管理员分配　不同的权限，大致上分为三个层次：服务管理，形成小范围　内的管理，对所有档案进行整理、录入、编目等管理；查阅　利用，形成稍大的校园网，服务于各个不同的校园机构，使　得不同机构拥有不同的收集、归档、查阅、利用等权限；合　作共享，链接进入教育网乃至互联网，便于进行各大高校之　间的资源共享，进行全国或者国际间的业务合作。　（二）信息安全　在档案管理的系统中，档案信息的存储、数据的保密　性、查询修改的权限问题以及数据开放状态都是十分重要　的。安全管理在数字化的档案管理中存在比纸质档案更多的　问题，硬件的故障、载体的保存、系统的安全和稳定、防非　法入侵等方面都是要加强管理的。　（三）保Ｃ－ｒ－－－Ｎ．．施　目前，保存电子档案的最常用的方法是使用光盘或者　硬盘存储。对于这种存储设备的发展，现在已经很容易保存　了，只是平时还应该多加注意，正确放置，避免强烈的物理　刘凤珍，白城职业技术学院助理馆员，研究方向：档案管理。　墨　损伤，保存在良好的环境中，做好数据备份工作。　（四）数据库服务　数据库系统在高校档案管理数字化建设中发挥着重要作　用，没有数据库的存在就无法实现档案部ｆｑ．１ｎ￣＇－ｌ界的合作交　流，电子资料的存在将毫无意义。如今，数据库新技术的发　展十分迅速，如果高校数据库服务滞后对整个系统的影响都　是十分重大的，高校应当注重数据库技术的发展，招聘计算　机技术工作人员完善数据库服务。　三、高校档案管理数字化的工作要求　高校档案管理数字化之后，对于工作人员的工作量有了　极大的减少，但工作要求却提高了不少。　（一）实现统一化、标准化　电子资源需要共享和合作使用，这时的档案部门就必须　协调好同其他部门的关系，尽早制定出一套完善的共同遵守　的标准，有利于部门之间的交流和合作工作。有统一的使用　录入标准，这样才能共同使用维护电子档案，使得电子资源　发挥出它的优势。　（二）注重日常维护　电子档案系统因为其特殊的存在方式，系统的安全性和　稳定性都十分重要，必须安排专业的人员对计算机和网络进　行维护，保证高校档案管理系统的正常运行使用。　（三）提高工作人员素质　档案管理的工作人员需要不断更新自己的知识体系结　构，通过不断学习来满足工作的需要。高校在更新设备和技　术的同时要督促工作人员学习新的知识，定期对工作人员进　行专业的培训，提高业务素质，这样才能真正地实现高校档　案管理数字化。　四、结束语　综上所述，面对目前社会发展趋势，高校档案管理数字　化是不可回避的选择，其间存在的问题也需要积极主动地面　对和解决。这些新的挑战，同时也是发展的新机遇，数字化　的档案管理将带给我们更多的便捷，高校要抓住这个机遇，　提供足够的支持，及时引进新的技术，提高档案管理相关工　作人员的工作素质，完善档案管理工作，为高校进一步的发　展打下坚实的基础。　【参考文献】　［１】左永艳．高校档案管理数字化网络平台的构建［Ｊ］．管理　学家，２０１４（０４）：４０８－－４０９．　［２】毕莉．高校档案管理数字化问题的几点思考［Ｊ】．科学时　代，２０１２（１２）．　责任编辑：杨柳