公司文件体系管理制度
第一章 总则
第一条 为加快建立公司简捷、高效、上下统一的管理体系，实现文件管理的系统化、流程化、电子化、标准化，促进公司管理水平的提高，特制定本制度。
第二条 本制度明确了公司文件的涵盖范围、分类标准及管理原则，确保文件的适宜性和执行性，进一步夯实管理基础。
第三条 本制度的适用单位为公司各专业部室、作业部。
第二章 文件体系构成
第四条 文件体系包括文件和现行文件清单。
文 件 现行文件清单 文件体系 法 规 制度类 规程类 标准类 支持类 制 度 办 法 规 定 工艺岗位操作 技术作业规程 规程 要点 标 准 公 文 阶段性 文件 第五条 本制度所指文件包括制度类文件、规程类文件、标准类文件和支持类文件。
（一）制度类文件包括：法规、制度、办法、规定。 法规是指与公司生产、经营、建设紧密相关的国家及地方
法律法规。
制度是指管辖范围涉及公司整体，规范人、财、物、信息等主要内容及重要业务程序的行为准则。
办法是指各专业部室为了规范本部门业务而制定的专业管理要求。
规定是指各作业部为落实上述制度、办法或为了更好地管理本单位业务，结合实际而制定的具体管理细则。
（二）规程类文件包括：工艺技术规程、岗位作业规程、操作要点。
工艺技术规程是指根据产品质量要求和设备性能，对原燃材料进行加工的基本技术操作规定。
岗位作业规程是指岗位人员进行生产作业的依据，《点检标准》及《给油脂标准》属于岗位作业规程范畴。
操作要点是指为生产、研发特定产品而制定的工艺要求、操作方法。
（三）标准类文件是指对产品规格、特性、质量和检验方法所作的技术规定。
（四）支持类文件包括：公文、阶段性文件。
公文是指在管理过程中形成的具有行政效力和规范体式的文书，包括决定、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要等，会议纪要原则上有效期不超过一年。
阶段性文件是指针对某一时期的阶段性工作而制定的文
件，是对现行的制度类、规程类、标准类文件的补充完善，如计划、措施（包括技术通知单等文件）、工作安排、预案、方案、总结等。“预案”作为一种针对突发情况制订的文件应长期遵守（但应不断修订完善），其它的阶段性文件原则上有效期不超过一年。
（五）另外，本制度所涉及的文件按来源又可分为内部文件和外来文件。内部文件是指公司制定的文件；外来文件是指来自国家机关、社会组织及股份公司或上级专业部门的有关文件。
按与管理体系的关系又可分为体系内文件和体系外文件。体系内文件是指与管理体系有关的文件，除此外为体系外文件。
第六条 现行文件清单是现行有效的制度类、规程类、标准类文件目录的集合；支持类文件具有时效性的特点，故不纳入现行文件清单，但该类文件的发文单位应按照名称、时间顺序对该类型文件分门别类地进行归类整理。
第三章 职责分工
第七条 技术质量部作为公司文件管理的归口部门，负责组织公司相关单位对公司的体系文件进行设计、落实、完善；负责规程类文件、标准类文件的归口管理；负责体系内现行文件清单的管理，每季度清理、发布公司级体系现行文件清单。
第八条 运营改善部具体负责制度类文件的管理；负责组织各单位及时对制度类文件进行策划、制定、培训、执行、修
订完善；每季度清理、发布制度类的现行文件清单；负责组织收集涉及与公司生产、经营、建设密切相关的国家及地方法规，并组织发布、实施。
第九条 办公室负责支持类文件中公文的管理，对制度及支持类文件进行统一编码，负责外来文件的管理。
专业部室负责本专业外来文件的管理；指定专人管理本部门的文件。
作业部综合办公室负责阶段性文件管理，同时归口管理本单位的文件。
第十条 各作业区依据作业部的现行文件清单，确定本作业区的现行文件清单，清单中的责任人负责本单位文件的执行、检查。
第四章 文件的管理 第一节 文件的编制
第十一条 制度类文件的编制流程
（一）专业部室对制度的制定需求进行调研→起草初稿→对初稿征求意见→组织相关专业部室会审、会签→运营改善部审核→公司主管经理签批→办公室编码、盖章→专业部室发布、培训→报运营改善部备案→执行单位将该制度纳入制度类“现行文件清单”、落实责任人→责任人组织落实（编码要求见附件1，下同）。
（二）办法的编制流程：专业部室对办法的制定需求进行调研→起草初稿→对初稿征求意见→组织相关专业部室会签→运营改善部审核→专业部室领导签批→专业部室编码、发布、培训→报运营改善部备案→执行单位将该办法纳入制度类“现行文件清单”、落实责任人→责任人组织落实。
（三）规定的编制流程：作业部对规定的制定需求进行调研→起草初稿→对初稿征求意见→组织相关专业科室会签→作业部领导签批→作业部编码、发布→报专业对口部室和运营改善部备案→作业部培训→作业部将该规定纳入制度类“现行文件清单”、落实责任人→责任人组织落实。
（四）对制度类文件编制需求进行调研时，各单位要了解有关国家规定、公司目前相关文件建设和执行情况、所要规范的业务内容及管理存在的差距，并借鉴先进企业的管理方法，填写《制度类文件需求识别与征求意见表》（见附件2）。
（五）制度类文件编制时，应优化、设计出相应的管理流程，并以流程图的形式进行描述。
（六）制度类文件的编制单位要在“总则”中确定文件适用单位（包括专业部室、作业部、作业区、班组）。
（七）制度类文件的具体编制方法详见《公司制度类文件管理制度》。
第十二条 规程类文件的编制流程
（一）工艺技术规程编制流程：作业部组织收集有关资料
（设计说明书、设备性能和技术参数等）→起草初稿→填写规程制、修订审批表（见附件四）→编制人签字→作业部专业及主管部长审核、签字→相关部室专业审核、签字→主管经理审核→总公司主管领导审批→总公司技术研究院编码→技术质量部印刷、颁发。
硅钢工艺技术规程编制流程：硅钢事业部组织收集有关资料（设计说明书、设备性能和技术参数等）→起草初稿→填写规程制、修订审批表（见附件四）→编制人签字→硅钢事业部专业及主管部长审核、签字→相关部室专业审核、签字→主管经理审批→硅钢事业部编码、印刷、颁发。
（二）岗位作业规程的编制流程：作业部（事业部）组织收集有关资料（设计说明书、设备性能和技术参数等）→起草初稿→填写规程制、修订审批表（见附件四）→作业部（事业部）专业及主管部长审核→专业部室会审→公司主管经理审批→技术质量部编码→技术质量部（硅钢事业部）印刷、颁发。
（三）操作要点的编制流程：技术质量部（硅钢事业部）收集有关资料（产品标准、用户需求等）→起草初稿→征求有关作业部意见→技术质量部（硅钢事业部）主管领导审批→技术质量部（硅钢事业部）编码、颁发、备案。
（四）《点检标准》、《给油脂标准》的编制流程：作业部（事业部）组织收集有关资料（设计说明书、设备性能和技术参数等）→起草初稿→作业部（事业部）专业及主管部长审核
→专业部室会审→公司主管经理审批→设备部编码、印刷、下发。
（五）规程类文件的具体编制方法详见《公司规程管理制度》。
第十三条 标准类文件的编制流程
（一）标准类文件的编制流程：技术质量部收集有关资料→制定草案→征求相关单位的意见→对草案提出的指标进行分析对比和验证→公司主管经理审批→技术质量部编码、颁发、建档→报总公司技术质量部和本地技术监督局备案。
（二）标准类文件的具体编制方法详见《公司产品标准化管理制度》
第十四条 支持类文件的编制流程
（一）公司级支持类文件由专业部门组织起草，经主管经理签批后办公室编号、盖章，起草部门进行发布；部室、作业部级支持类文件起草后，经主管领导签批后发布。 （二）支持类文件的具体编制方法参见附件3。
第十五条 文件的编制各阶段时限
文件 制度 办法 规定 调研准备 初稿 征求意见 会审 1月 1月 / 1月 1月 半月
5天 5天 5天 1天 1天 / 签批 7天 7天 7天 印刷 颁发 / / / 1天 1天 1天
岗位、工艺规程 操作要点 标准类文件 1月 1月 1月 1月 1月 1月 5天 2天 7天 3天 1天 3天 7天 1天 5天 1月 1天 / / 1天 1天 为了保证文件编制的时效性，对文件编制各阶段业务进度时限要求如下表：
注：上表中的天数为实际工作日；在要求的最后时限内确实不能完成的，责任单位应与编制单位沟通，确定完成的最后期限；支持类文件应在满足专业管理要求的前提下，适时编制发布。
第二节 文件的发放
第十六条 工艺技术规程由规程负责单位逐级发放，岗位作业规程由规程编制单位统一发放；其它各类文件由文件编制单位负责发放；文件发放单位要确定发放范围（包括专业部室、作业部、作业区、班组）和发放数量。
第十七条 文件发放程序
（一）需要以文本形式发放时，文件发放单位根据发放数量编制发放编号，填写“文件发放回收记录”(见附件4)。文件领取人员要在“文件发放回收记录”上签认，保证文件发放到位。
（二）需要以电子文件形式发放时，电子文件通过公司局域网进行发布，不需建立发放记录；以电子版发布的文件，需要转发到班组时，如果该班组不具备电脑办公条件，要以文本
形式下发，并建立“文件发放回收记录”。
第三节 文件的培训
第十八条 制度类、规程类、标准类文件发布后，各相关单位领导或文件责任人在2周内组织完成对相关人员的培训，相关人员要熟知自己的职责和工作流程。
第十九条 文件责任人的定义、职责
（一）文件责任人是指各专业部室、作业部、作业区为了具体组织落实某个文件而确定的负责人。对于各专业部室牵头组织实施的文件，责任人要负责文件在全公司的组织落实；对于各专业部室配合组织实施的文件，责任人要负责该文件在本部门组织落实；对于各作业部、作业区的文件，责任人要负责该文件在本作业部、作业区的组织落实。
（二）文件责任人的职责：带头学习文件、组织文件培训（填写“职工教育培训记录”见附件5）、组织文件的贯彻落实、检查文件的执行并对执行情况提出考核意见（填写“专业检查、考核记录”见附件6），为文件的持续性改进收集积累资料。
第四节 文件的执行
第二十条 各单位必须严格执行各类文件，各相关人员必须严格按文件规定的职责、标准、流程进行工作，对文件执行情况进行检查，并将检查情况填写在“专业检查、考核记录”中，记录要真实、全面，以作为检查、督导和明确责任的依据。
第二十一条 各单位文件责任人要及时检查本单位有关人员执行情况；检查相关人员是否熟知自己的职责、工作标准、工作流程，是否严格执行规定；对文件执行中的重复性、区域性的问题，及时下发“纠正措施通知单”（见《公司纠正与预防措施管理制度》；对文件不完善的地方进行总结反馈，为文件的修订提供依据。
第二十二条 文件执行中特殊情况的处理
文件执行过程中，执行单位如果认为文件脱离实际难以落实，或因特殊情况确实不能按文件要求执行的，必须履行请示报批程序，经文件编制部门同意后方可灵活处理，并要对此过程存档备查。
第五节 文件的修订、改版、废止
第二十三条 文件的修订
各专业部室每年一季度组织各单位对其制定的文件进行一次全面的评审。根据支持类文件实施过程中一些好的措施以及文件执行一年来所存在的问题、意见，对制度、规定、办法等文件进行修订完善；制度类文件修订前，文件负责人应在结合文件执行情况和文件执行单位的意见基础上填写《制度类文件需求识别与征求意见表》（见附件2）。
对于试行的制度类文件在执行一年后，结合生产实际进行补充、完善；对于新编制的规程类文件在执行6个月后，结合生产实际进行补充、完善。
当作为文件依据的国家法律法规、上级机关规章制度或公司的实际经营生产情况发生变化，导致文件个别条款不适宜时，有关部门要适时修订，起草部门履行文件签发程序后，以“文件更改通知单”（见附件9）形式下发，写明文件修订的原因并明确表述出原文件的 “**内容”修订为“**内容”，并注明变化的文件编码。
文件编码变更规则：描述修订号的数字加1，如0变1，1变2，以此类推，其他项代码保持不变。
第二十四条 文件的改版
当文件发生下列情形之一时，原文件必须改版。 （一） 累计修改在3次以上；
（二）文件的三分之一条款以上需要修改； （三）文件编制单位名称发生变化时；
（四）文件中涉及的主要业务职责分工在部门之间调整时。 文件编码相应变化，如描述版号的字母A改为B，B改为C，以此类推，描述修订号的数字变为0，其他项代码保持不变。
第二十五条 文件的废止
当文件发生下列情形之一时，原文件必须废止，同时必须根据实际需要决定是否制定新文件。
（一）与国家和地方政府有关法律、法规或上级规章相抵触的；
（二）已不能适应现实管理要求的。
当文件作废时，该文件的编码同时废止，原文件的发放单位要通过网上发布文件废止通知。
第五章 现行文件清单管理
第二十六条 现行文件清单包括清单级别、发布日期、文件类别、序号、文件名称、文件编号、编写单位、责任人等内容（见附件7）。
第二十七条 运营改善部每季度组织各单位对公司制度类文件进行一次全面清理，以保证清单中的文件现行、有效。各单位对本单位所牵头组织实施的制度类文件进行清理、反馈，由运营改善部统一定期发布公司“现行文件目录汇总表”。(附件8：公司现行文件目录汇总表) 公司现行文件目录实行动态管理：新文件在颁发时必须明确执行范围，以便各单位将新颁布的文件及时纳入现行文件清单；文件修订、改版、作废时及时在清单中变更文件编码、清理作废文件的编码。
第二十八条 技术质量部每月对技术操作要点进行一次全面清理，以保证清单中的文件现行、有效。
第六章 外来文件管理
第二十九条 运营改善部组织各专业部室收集涉及与公司生产经营密切相关的国家及地方法规，及时发布新执行的法规。各部室负责对本专业法规组织发布、实施。
第三十条 办公室收到各级政府和上级机关下发至公司的
文件，对于涉及公司生产经营的，经领导批准后，将文件及时传到有关专业部门。专业部门按领导的批示和文件的要求组织落实。
技术质量部负责收集涉及到与公司的产品生产有关的国家标准、行业标准、地方标准及上级机关标准，纳入到公司“现行文件清单”中，技术质量部组织落实。
第三十一条 原则上对于需组织落实执行的外来文件，相关专业部室应依据该文件要求并结合迁钢实际重新编制或对有关的内部文件进行修订、补充，以内部文件形式进行落实；对于确需转发执行的外来文件，应以《公司关于转发xxx《………》的通知》的文件名形式落实执行；对于告知、信息等性质的外来文件经公司同意后可在适当范围直接发布；对于需执行的外来标准类文件，技术质量部可直接转发。
第七章 文件的保管和借阅
第三十二条 文件的归类
（一）文件应按照发文单位、名称、内容、时间顺序,分门别类地进行整理归档，要求把文件的批复、正本、底稿、主件、附件收集齐全，保持文件资料的完整性。
（二）要坚持平时归类整理与年终归类整理相结合的原则，重要工作、重要会议形成的文件资料，要及时归类整理。
（三）各级管理人员负责本岗位的文件的归类、保管工作，同时各单位指定专人负责本单位文件归类、保管工作。
第三十三条 文本文件的保管
各单位文件保管人负责本单位所有文本文件收取、发放、保管，按照文件的归类建立资料盒。
第三十四条 电子文件的保管
文件保管人将公司内网发布涉及本单位的电子文件分类整理，同时将本单位编制的文件做一套备份。
第三十五条 文件的借阅
文件资料一般不外借，若因工作需要外借时，必须经主管领导批准方能借出，并办理借阅手续，按时归还，不允许在借阅文件上勾划；对有密级的文件须经单位主管领导同意后方可借阅，任何人不得将文件带走或摘抄该文件。
第三十六条 文件的销毁
对于多余、重复、过时和无保存价值的文件,应定期清理销毁（或删除）。
第八章 附则
第三十七条 管理体系内的文件应单独建立现行文件清单。 第三十八条 本制度的相关文件有： 《公司制度类文件管理制度》 《公司规程管理制度》
《公司产品标准化管理制度》 《公司公文管理制度》
第三十九条 本制度的附件有：
附件1：文件、流程的编码方法，
附件2：制度类文件需求识别与征求意见表 编码： 001a 附件3：公司公文格式
附件4：文件发放回收记录 编码： 003b
附件5：职工教育培训记录 编码：s005b 附件6：专业检查、考核记录 编码： 002a 附件7：现行文件清单 编码： 005a 附件8：公司现行文件目录汇总表 编码： 004a 附件9：文件更改通知单 编码： 004a 第四十条 本制度自颁发之日起执行，由技术质量部负责解释。
公司
年月日
主题词：文件 体系 制度 公司办公室 年月日印发
附件1：文件、流程的编码方法 （一）、文件的编码方法
**gs XX XX XX XXX X X
共印 份
文件修改号，如0,1 文件版号，如A,B,C 文件序号，如001,002 年份，如06(2006) 文件种类，如zd（制度） 单位编码，如jd(设备部) 公司
如2013年颁发的《公司文秘管理制度》，按编码原则应为gszd13003A0。
（二）、文件的流程编码方法
GS xx xx xx xx xxx LX X
流程修订号，如0，1，2 流程版号，如A,B，C 流程顺序号,如L1，L2 文件顺序号，如001，002 年份，如05（2005） 文件种类,如bf(办法) 单位编码，如jc(计财部)
公司
如公司原燃料检验公开化管理办法中的检验流程，可表示为gs05001L1A0。
（三）、单位代码，全部为小写字母，具体如下：
单位名称 公司 技术质量部 运营改善部 保卫武装部 党群工作部 动力作业部 质量检查站 热轧作业部 经理办公会 设备维检中心 后勤部 钢材加工作业部 单位编码 gs jz yg bw dq dl zj zg jl wj hq gj 单位名称 办公室 设备部 人力资源部 能源部 炼铁作业部 电力作业部 安全部 股东会 党委会 专家办公室 线材作业部 销售公司 单位编码 bg jd rz ny lt fd ah gd dw zj xc xsh 单位名称 生产部 计财部 技改工程部 党总支 炼钢作业部 制氧作业部 物资派驻站 董事会 硅钢事业部 供应管理部 单位编码 sc jc gc zz lg zy gy ds gg wz 四）、文件种类编码，全部为小写字母，具体如下：
文件种类 制度类文件 规程类文件 制度 工艺规程 岗位作业规程 标准类文件文件 公文性文件 标准 决定 议案 批复 会议纪要 阶段性文件 安排 预案 编码 zd gy zy bz jd ya pf jy ap yn 文件种类 办法 操作要点 点检标准 控制计划 通知 报告 意见 计划 方案 编码 bf yd dj kz tz bg yj jh fa 文件种类 规定 给油脂标准 技术协议 通报 请示 公函 措施、技术通知单 总结 z j jx tb qs gh cs 编码 gd yz （
（五）、文件、流程的编码（页码）位置要求
1、文件的编码放在文件页眉（即纸张页面设置的最上方）的右上角位置，用小4号仿宋体字标明文件编码。
2、流程的编码放在流程图文件名的右下方（当流程图是
文件中的一部分时，流程图既要有文件编码又要编流程编码）。
3、文件要统一编制页码。页码的位置放在文件页脚（即页面设置的最下方）居中位置，用小4号仿宋体字标明文件页码。要说明当前页， 同时标出文件的总页数（计算总页数时要包括正文和附件）。如：第1页，共10页。
附件2:
制度类文件需求识别与征求意见表
文件类别 文件名称 首次编制 制度 ( ) 办法 ( ) 规定( ) 是( ) 部分条款修改( ) 新制定文件，代替原文件，原文件废止( ) 文件无意义，直接废止( ) 编制部门
制修废 文件修改 文件废止 1、履行职责的需要 ( ) 2、满足国家有关法律法规的要求 ( ) 3、加强或完善 专业管理的需要 ( ) 4、原文件已不适应管理的要求 ( ) 文5、修订的主要条款： 件 需 6、需求调研说明： 求 调 研 被征求意见单位： 反馈时限：
反馈意见(可另附材料)： 意 见情况 单位主管领导签字 时间： 年 月 日 接收反馈意见人姓名及部门名称： Email: 电话：
附件3：
公司公文格式
一、发文单位标志
（一）组成：由发文机关全称或规范化简称加“文件”二字组成，也可以使用发文机关全称或规范化简称。
（二）联合行文：可以并用联合发文机关名称，也可以单独用主办机关名称。
（三）标注位置及标准：发文机关标志居中排列，上边缘至版心上边缘 35mm（位置不因份号、密级和保密期限、紧急程度等要素的增减而改变）。发文机关标志字体要庄重、大气、美观，推荐使用小标宋体，字体颜色为红色，字号应不大于上级机关的发文机关标志。联合行文时，如需同时标注联合发文机关名称，主办机关名称在前，其他机关名称依次自上而下分行排列，“文件”二字置于发文机关名称右侧，上下居中排列。(现在的发文机关标志有两种，一种加“文件”二字，一种不加。下行文一律加“文件”二字，上行文、平行文则不加，以示区别。)
二、文件编码
（一）组成：由公司缩写、单位编码、文件种类、年份、文件序号、文件版号、文件修改号组成。
（二）联合行文：使用主办机关的文件编码。 三、红色反线
发文字号之下４毫米处印一条与版心同宽(156毫米)的红色线。用 word 排版时，文件红色分隔线均约为2磅（供参考）。
四、标题
（一）组成：由发文机关名称、事由和文种组成。 （二）标注位置及标准：用2号小标宋体，编排于红色分隔线下空2行，分1行或多行居中排列。
标题为多行时，行距为3号字的7/8（约4.85mm ）。 公文首页必须显示正文，当标题行数过多导致首页无法显示正文时，可通过上移标题（即发文机关标志下空1行或不空行）来调整。 五、主送机关
（一）定义：公文的主要受理机关。
（二）要求：使用机关全称、规范化简称或同类型机关统称。
（三）标注位置及标准：用3号仿宋体，居左顶格编排于标题下空1行，回行时仍顶格，最后1个机关名称后加全角冒号。
六、正文
（一）定义：公文的主体，用来表述公文的内容。 （二）标注位置及标准：用3号仿宋体，编排于主送机关名称下1行，每个自然段左空2字，回行顶格。文中小标题层次序号依次使用“一”、“（一）”、“1”、“(1)”标注，第一层序号及小标题用3号黑体，第二层用3号楷体，第三层及以下均用3号仿宋体。
七、附件说明
（一）组成：公文附件的顺序号和名称。
（二）标注位置及标准：如有附件，用3号仿宋体，在
正文下空1行，左空2字编排“附件”二字，后标全角冒号和附件名称。若公文有多个附件，需使用阿拉伯数字标注顺序号。（如“附件：1. XXXXX”）；附件名称后不加标点符号。附件名称较长需回行时，应当与上一行附件名称的首字对齐。
八、发文机关署名
（一）要求：署发文机关全称或规范化简称。 （二）格式标准：用3号仿宋体。 九、成文日期
（一）要求：署会议通过或发文机关负责人签发的日期。 （二）联合行文：署最后签发机关负责人签发的日期。 （三）格式标准：成文日期在发文机关署名下1行，用3号仿宋体，写全年、月、日。以会议审议通过的公文，成文日期编排在公文标题下方居中排列，用3号楷体，写全年、月、日用“( )”括起来。
（四）发文机关署名及成文日期的标注位置：联合行文时，将各发文机关署名按发文机关顺序依次排列，根据印章大小和发文机关数量确定每排发文机关署名数量（每排排列2— 3个），在最后一个发文机关署名下1行编排成文日期，成文日期居右空4字，最后一个发文机关署名以印章为准居中编排。单一单位行文时，成文日期居右空4字，发文机关署名以印章为准居中编排。
十、印章
（一）范围：公文中有发文机关署名的。 （二）要求：与署名机关相符。
（三）标注位置及标准：印章用红色。单一机关行文时，
印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期，使发文机关署名和成文日期居印章中心偏下位置，印章上边缘距正文或附件说明末行1行之内。联合行文时，依次按发文机关署名顺序一一将印章加盖发文机关署名之上，最后一个印章端正、居中下压相对应的发文机关署名和成文日期；印章之间排列整齐、互不相交或相切，每排印章两端不得超过版心。
十一、附注
（一）定义：公文印发传达范围等需要说明的事项。 （二）标注位置及标准：用3号仿宋体，居左空2字加“( )” 编排在成文日期下1行。
十二、附件
（一）定义：公文正文的说明、补充或参考资料。 （二）标注位置及标准：另面编排，在版记之前，与正文一起装订。“附件”二字及附件序号用3号黑体顶格编排在版心左上角第1行。附件标题居中编排在版心第3行（即“附件二字及附件序号下空1行）用2号宋体。如附件与正文不能一起装订，在附件左上角第1行顶格编排公文的发文字号，并在发文字号后标注“附件”二字及附件序号。
十三、抄送机关
（一）定义：除主送机关外需要执行或知晓公文内容的其他机关。
（二）要求：使用机关全称、规范化简称或同类型机关统称。
（三）标注位置及标准：用4号仿宋体，编排在公文最后一页的版记位置，左右各空1字。“抄送”后标全角冒号，
冒号后标注抄送机关名称，回行时与冒号后抄送机关名称首字对齐。最后一个抄送机关名称后标句号。每行末尾均标句号。
十四、印发机关和印发日期
（一）组成：公文的送印机关和送印日期。
（二）标注位置及标准：用4号仿宋体，编排在抄送机关下1行，版记末条分隔线之上。印发机关左空1字，印发日期右空1字，用阿拉伯数字标全年、月、日，后加“印发”二字。
十五、公文中如有附表，表格长宽比例与版心比例相同， 阿拉伯数字要对齐数位；横排表格。
十六、公文用纸一般采用国际标准A4型(210毫米×297毫米)，左侧装订。
十七、公文版心规格：156毫米×225毫米(不含页码)。公文用纸上白边为:37毫米±1毫米，下白边为35毫米±1毫米；左白边为28毫米±１毫米，右白边为26毫米±1毫米。每页22行，每行28个字，行距为3号字的7/8(约4.85mm,用word排版可将行间距设为28磅)。
附件4：
文 件 发 放 回 收 记 录
文件名称 文件编号 版本号 发放日期 发放人： 审批人： 收文单位 份数 发放编号 发放签收 回收日期 回收签字
附件5：
职工教育培训记录
主办单位（盖章）：
培训项目 培训级别 公司级□ 作业部级□ 培训类别 作业区级□ 班组级□
培训 目的 培训对象 培训 时间 培训地点 记录学分 学员人数 课堂讲授□ 培训现场演示培训□ 培训方式 多媒体教学□ 学时 其他： 主讲人姓名 工作单位及岗位 培训内容 一般 较好 非常好 培训效果 改进建议： 人员签到：
主管领导： 填表人： 填表时间：
备注： 1、培训类别包括工艺技术、设备管理、规章制度、管理体系、经营管理、事故案例、安全生产等；2、当参训人员较多时，可签在背面或另附纸。
附件6：
专业检查、考核记录
被检查单位： 年 月 被检查部位: 检查内容：
检查时间:
存在问题及处理（考核）方法： 复查情况： 规程抽考 被抽考人姓名 岗位名称 检查签认： 抽考内容 抽考成绩 复查情况
附件7：
现行文件清单
填写单位： 清 单 级 别 序号 发布日期 文 件 类 别 编 写 单 位 责任人 备注 文 件 名 称
文 件 编 码
主管： 填表人：
附件8：
公 司 现 行 文 件 目 录 汇 总 表
文件类型：制度（ ）、规程（ ）、标准（ ） 填表日期： 填表单位
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附件9：
文 件 更 改 通 知 单
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