公司沟通及信息管理制度

公司沟通及信息管理制度

编制人 审核人 批审人 日期 日期 日期 文件编号 执行版本 执行日期 发放部门 文件原条款 修改后内容 执行日期 修改后版本 归档日期 修改记录

修改日期 归属部门 修改人 *****有限公司 文件编号 编 写 归属部门 批 核 HT-ZD-ZH-QG-002 版 本 审 核 发放部门 文件执行时间 V0 公司沟通及信息管理制度 一.目的：

为使公司内外信息沟通更顺畅提高工作效率而制定本制度。 二.职责：

渠道发展部负责市场信息收集、订货单内容确定、客户服务信息等处理。

综合财务室负责制度编写、修改、完善及档案管理，信息软件的权限管理及正常运用。 综合财务部采购负责收购羊过程信息的记录、订货单生产相关信息沟通确定及记录。 养殖场负责收购羊入栏及圈养过程的信息记录。

物流中心负责表单的签收及表单收集、交付给收货部门、收款记录等，含长途物流及同城配送。 生产基地负责生产组织管理相关所有记录及录入系统。

检验人员负责记录每天制程检验情况及不合格处理情况、采购物料检验情况或客诉处理情况等。 三.范围：

适用全公司。 四.内容： 1. 沟通信息： 1） 外部信息收集：

A. 公司外部信息收集有两个方面，市场信息收集由渠道发展部专人负责，行业信息收集由综合财务部总

监负责。

B. 每周至少一次，收集对公司有影响的相关信息，加以整理，及时上报总经理。

C. 市场信息收集内容有：区域产品价格变动情况、竞争对手的价格变化、欲开拓市场区域的店面供应商

分布情况。

D. 行业信息收集：行业新政策、行业产品技术新要求标准、品牌推广后产业结构信息变化。

E. 客户投诉、建议：由客服专人负责，记录投诉、特殊要求、不满意的内容，并由专人负责反馈相关部

门、人员，在4个小时内解决客户问题，若4个不时不能解决客户问题，至少给出解决问题方案，并负责跟进，直至措施落实并得到客户确认，记录措施落实结果。一年至少一次进行客户满意度调查。客户投诉表一月一册进行装订、归档管理。 2） 公司对外信息输出管理：

A. 渠道发展部与客户沟通信息，按渠道发展部文件规定，如果出现渠道发展部文件内未规定的内容，由

渠道发展部负责人确认后，方可对外输出。

B. 公司对外信息，按综合财务部负责拟制文件，超出文件范围的，由综合财务部负责统一对外输出。 3） 公司内部信息沟通： A. 信息分类

a) 市场信息：订货单、市场收集信息、客户需求调查、客户满意度调查、订货单变更 b) 生产计划、生产过程记录、质量控制记录、物质链供应和库存信息 c) 文件、制度、报表、通知、公告、会议 d) 产品标准、包装标准 e) 财务信息

2

*****有限公司 文件编号 编 写 归属部门 批 核 HT-ZD-ZH-QG-002 版 本 审 核 发放部门 文件执行时间 V0 公司沟通及信息管理制度 f)

公司档案、大事记、品牌信息 B. 及时性

a) 部门间沟通，公司各部门首要确保订货单交货的及时性，为确保订单交货率100%，信息发出时间要

求分别如下表： 类别 产品 类别 产品 订货单 白条羊 产品 指令部门 淘宝客户 淘宝客户 北京生产基地 客服 人员 接到信息1H内 接到信息1H内 接到信息1H内 接到信不计 客户 息0.5H内 每单必发货 不计 生产基地 跟进，预计签收日 养殖场 拉羊 物流 锡市 生产基地 上午11:00前 提前半天 接到信息1H内发出拉羊信息 接到信息4H内处理完成 1H内发出信息 长途 物流 北京 生产基地 同城 配送 发货 物流 备注 无需冻缓 提前1天接到信息 接到信息4H内处理完成 提前1天接到信息 接到信息4H内处理完成 上午11:00前接到信息 需要冻缓或需采购 提前2天接到信息 接到信息4H内处理完成 签收后2H内发出信息 提前三天 接到信息4H内处理完成 提前半天 接到信息4H内处理完成 配送完成2H表单上交 客户 投诉 如不能处理完成，3H内责任 部门拿出处理措施，客服4H内回复客户 配送签收后3H内系统可查询 b) 为避免订货单变更,客服人员与客户沟通时,须明晰确定内容有:产品名称、包装规格与包装方式尽可能按公司标准，发货时间在发货日上午11:00前的订货，原则上在下午3:00前均可发货，如超出上午11:00后下达的订货单，是否能在下午3:00前发货，需经生产基地负责人确认后，方可回复客户。客户存在特殊包装要求时，在销售量不大的情况下，报价时考虑成本费用增加因素。

C) 当客户提出与公司标准产品、标准包装、标准出货时间不符的特殊要求时，客服人员应尽可能让客户出具文字描述的特殊要求，以确保沟通信息的精确性，避免沟通中因理解误差造成订单变更。当客户提出变更要求时，客服人员应第一时间发出变更订货单，同时考虑是否因变更订货单而给公司带来损失，如果有，应上报领导定酌。

d) 公司各部门间沟通,产品名称、计量单位需采用统一标准《产品标准和包装标准》，不能随意更改。 C. 沟通渠道

沟通渠道有：会议、通知、公告、内部联络单、邮件、沟通软件（微信、QQ、手机短信）、表单。凡涉及物料进出部门的环节，均需要有表单记录，凡涉及部门间沟通非制度中规定、非标准中规范的事宜，均需要有沟通记录。 D. 信息追溯性

a) 公司以订货单号作为从市场到生产基地生产、养殖场出栏羊、产品出货、物流配送的追溯依据。生产基地的备库生产入库单以生产批号入库为成品追溯依据。生产批号编码规则：年份结尾2个数字+生产月份+日期+产品代码+生产组别代码，生产组别代码根据未来生产组织架构另行制定。如：2015年1月31日生产有油卷6卷入库。则生产批号为：1501310615A，数量6卷

b) 订货单变更，不能口头变更，必须以订货单号后面加修改“XG”字样，重新下单方为有效。变更内容、变更经手人均须有记录。以变更订单号与原订单号一一对应。

3

*****有限公司 文件编号 编 写 归属部门 批 核 HT-ZD-ZH-QG-002 版 本 审 核 发放部门 文件执行时间 V0 公司沟通及信息管理制度 c) 公司以文件、制度、会议纪要作为管理规范依据，以执行版本为有效，以文件编号为追溯号。 d) 公司部门间沟通以联络单、邮件为追溯依据。微信、QQ聊天、手机信息沟通作为及时沟通的工具，不作为部门间追溯依据。 2.信息记录： 1） 会议

总公司月度会议:每月15日下午15:00，地点:总公司会议室 各部门月度会议:每月16日下午15:00，地点:部门办公室 各部门每周会议:每周一时间9:30，地点:部门办公室 各部门每日会议:每日上午8:30，地点:部门办公室

周生产销售会议: 每周六下午14:30,地点:总公司会议室,(北京生产基地于周五下班前发出相关PPT,会中可语音沟通)

各部门每次会议均需记录会议所议事项，所定事宜。有需要提交领导的内容，将会议纪要报送综合财务部。 2） 表单：

表单记录依据体系文件要求，表单统计汇总表报送时间要求如下表，其它工作参见了《岗位工作信息总表》： 部门 表单名称 年 月份采购计划表 月第 周养殖场出栏羊过磅记录表 月成本下降措施实施跟进养殖场 表 仓库盘点表 月总结及下月工作计划 周工作计划表 年 月份采购计划表 月第 周生产基地报表 月成本下降措施实施跟进锡市生产基地 表 月总结及下月工作计划 周工作计划表 仓库盘点表 月发货汇总表 报送时间 每月28日前 每月3日前 每月5日前 每月3日 每月3日 每周五下班前 每月28日前 每月3日 每月3日 每月3日 每周五下班前 每月3日 每月3日 采购 综合财务部、运营、马助理 综合财务部、运营、、马助理 综合财务部 综合财务部、运营、马助理 综合财务部、运营、马助理 采购 综合财务部、运营、马助理 综合财务部、运营、马助理 综合财务部、运营、马助理 综合财务部、运营、马助理 综合财务部 综合财务部、运营 报送部门 沈总 沈总 沈总 沈总 抄送 备注 含主材料、劳保、办公用品等 含主材料、劳保、办公用品等 4

*****有限公司 文件编号 编 写 归属部门 批 核 HT-ZD-ZH-QG-002 版 本 审 核 发放部门 文件执行时间 V0 公司沟通及信息管理制度 年 月份采购计划表 北京仓储基地月报 北京生产基地、各仓储基地 月成本下降措施实施跟进表 月总结及下月工作计划 周工作计划表 仓库盘点表 月市场开拓计划 月客户投诉表 渠道发展部 月市场调查表 月服务卡发放回收表 月总结及下月工作计划 周工作计划表 月公司工作计划 月成本控制目标计划 各部门实际成本完成情况表 综合财务部 月总采购计划表 月总结及下月工作计划 周工作计划表 月财务报表 月各部门仓库消耗异常表 每月28日前 每月3日 每月3日 每月3日 采购 综合财务部、运营、马助理 综合财务部、运营 综合财务部、运营、马助理 综合财务部、运营 综合财务部 综合财务部、运营、马助理 综合财务部、运营、马助理 综合财务部 综合财务部 综合财务部、运营、马助理 综合财务部、运营、马助理 各部门、运营、马助理 各部门、运营、马助理 各部门、运营、马助理 综合财务部 综合财务部、运营、马助理 综合财务部、运营、马助理 各部门、运营、马助理 沈总 沈总 沈总 沈总 沈总 沈总 沈总 沈总 沈总 沈总 沈总 沈总 沈总 沈总 含主材料、劳保、办公用品等 每周五下班前 每月3日 每月28日前 每月3日 每月3日 每月3日 每月3日 每周五下班前 每月25日 每月25日 每月15日 每月3日 每月3日 每周五下班前 每月15日 每月15日 3.信息安全管理： 电脑网络安全、公司软件使用权限管理由综合财务部负责。 各部门信息安全由各部门负责人管控。 4.信息报送管理：

各部门信息报送由专人负责，所有报送信息需经部门负责人审核后方可报送。 各部门信息对外输出由部门负责人负责。 5.信息变更流程管理：

由信息输出部门负责信息变更工作。

5.1由信息输出部门负责评估信息变更所带来的工作困难、增加费用、人力成本、是否能达到客户提出的

5

*****有限公司 文件编号 编 写 归属部门 批 核 HT-ZD-ZH-QG-002 版 本 审 核 发放部门 文件执行时间 V0 公司沟通及信息管理制度 要求。

5.2各部门可在《月成本下降措施实施跟进表》中注明因信息变更后所带来成本增加部分，需有量化计算数据。

5.3因客户原因造成信息变更，由客服人员负责与客户沟通承担因变更带来损失的费用，如果客户拒绝承担相关费用时，报请领导批示。

5.4因公司员工工作质量，造成信息变更时，由信息变更输出下一级部门提出成本增加申请减免，由综合财务部财务人员追究信息输出变更部门所带来的损失责任。具体考核办法参照综合财务部的奖惩制度。 6.档案管理：

公司档案原则上除财务档案外均由综合财务部行政人事人员进行管理，各部门负责自己部门的文件、制度档案、表单记录管理，具体参照综合财务部的《文件档案管理制度》，借阅文件执行《文件借阅管理制度》。

6