外贸单证与货代新手经验==转载

外贸单证与货代新手经验

打算开始写一系列关于国际货代海运出口的初级帖，让加入货代的新手了解一些应该了解的问题。比如入行需要作的准备，怎样做好单证，怎样做好操作，怎样做好客服等。想当初，自己还是新手的时候有很多问题都是靠自己去问靠自己研究或者靠自己的教训才总结出来的。虽然凡事没有捷径，但我希望我的帖多少能给新手带来一点小小的帮助。当然因为我自己经验有限，也只能写写初级的了：）不过可惜我只能写海运出口的，空运和进口的都不熟悉。不过如果新手提问了，相信这里会有很多热心的人来解答，我也可以替新手去向身边的高手们请教，共同提高。

首先，来说说加入这一行需要作好的准备。我第一次踏进货代公司，完全属于“关系户”。我只知道公司的大概名称和具体地址以及我需要去找的人，对于其它的，一无所知。至今记得我师傅拿着一本空白的十联单教我什么是SHIPPER的开始。那时，我根本不知道具体有这个行业，根本不知道原来出口还要经过这么多程序。甚至不知道报关为何物。如果事先了解得十分清楚，我想，基本上，我不会加入这一行，赫赫。

做货代的人，应该是有耐心，认真细致的。因为每个小小的细节如果出了差错，可能带来很大的麻烦。有人说脾气不好的不适合做货代，但我倒觉得那种说话温文尔雅不紧不慢的人更不适合。打电话的时候，总希望对方直截了当，语速较快，中心明确。因为手边会有很多事情需要忙，桌上会同时有几部电话需要接，如果不幸遇到一个抒情型的货代同行，真是连一头撞死的心都有。脾气好的人，却不应该是太容易迁就别人的人。很多问题，要有自己的原则有自己的立场。说得直白一些，就是不能太好欺负。对于客户我们当然要尽可能做到不发生冲突，但是对他们的过分要求，不能接受的必须婉拒。对于车队，仓库这些必须接触的对象，太好的脾气经常会误了自己的事情。因为你好欺负，所以别人在非常忙碌非常紧急的情况下，很容易先把你的事情搁置在一边，反正得罪了你不会有什么后

果，甚至不会被你骂。见到过好的操作基本上都是火暴性格。当然，不能太过分。

还必须善于控制自己的情绪。在这一点上，我已经改善了不少。遇到麻烦或者不讲理的客户，遇到姿态傲慢的订舱单位，气不打一处来的时候必须告诉自己：无论如何，要先把问题解决，把事情安排好。而不是光顾着拿起电话跟对方吵架或者在办公室里乱摔东西泄愤。不光是为了对工作负责，也为了对自己负责。好的心情比什么都重要。要反复提醒自己：为了这种人生气多么不值得啊，早点解决早点下班爱怎么玩就怎么玩，多高兴啊。每遇到一个难题，要带着迎接挑战的心情去面对。这样，当难题被解决，会产生成就感，即使不能解决，学习解决的方式，提高了自己，一样是件快乐的事情。也不要计较领导或者同事偶尔对自己过于暴躁的态度，大家都是对事不对人而已。如果真的是对人，只能说明对方是一个小人，更没有必要计较。对不要做一个在别人眼中不容易相处的人。做这一行需要跟不同的人打交道，你的工作顺利与否，并不完全取决于自己的努力，很大一部分还是很无奈地控制在别人手里。即使不做SALES，你总不会希望自己的工作要以失败告终。跟手头的事情相比，别人让你看着不顺眼是多么微不足道的小事。大家都是人，都喜欢跟谈得来的人多谈几句，都喜欢帮助对自己好的人。尤其是做货代的，如果打电话过来听到一个亲切而快乐的声音，是件多么让人愉快的事情。当然，前提已经说过了，表达必须清楚而迅速，不然再亲切再快乐也一样让人着急。要带着一种收获的心态面对每个需要接触的人，想着自己有可能在工作的过程里遇见难得的朋友，就不会让自己放大对方的缺点了。

还不能有一步登天的心态。现在看到有些男孩子刚从学校毕业，首先做的是货代公司跑单。很多大公司给那些年轻的跑单很低的工资，而且这又是个辛苦的工作。有些人会觉得太委屈太没有发展而放弃这个开始。其实我见过不少优秀的货代人员，都是从跑单开始。当然这仅限于男性。跑单时间久了，熟悉各大订舱单位以及其中的相关人员。日后，如果做操作，遇到问题很容易找到助自己一臂之力的人。如果做SALES，也能拿到比较好的价钱。

女孩子则可以从单证操作做起。但我比较推荐的还是去一些没有单证的货代公司。我进的第一家货代公司就是如此。因为没有单证，所以操作也要包揽单证的所有工作。这样一来，就很轻易地熟悉了整个流程。起步的时候，了解一个完整的流程是至关重要的。并且有机会亲手去处理其中的每个细节，只要能坚持，都可以得心应手。不要因为最初的工作过于简单而抱怨甚至早早地下了结论，觉得货代根本没有什么可学的，无非就是打打字，做做单子，传真复印打打电话什么的。这只是刚起步的时候，事实上，我不太相信能有一个人充满自信地站出来说：我已经把货代这东西全部搞明白了。

身体素质不能太差，不然坚持不了多久。货代这行的工作时间比较难以掌握，加班的频率比较大，这是众所周知的。手机基本要保证二十四小时待机状态，节假日出游的安排也要小心小心再小心。随时可能被召回公司。我换公司的频率比较高，之前待过一家日资公司，在全世界主要城市都有分公司做代理。公司的待遇还是不错的，但是才两个月，我离开了。基本每天要加班到深夜，八九点离开公司算是早下班的。因为我进公司的时间不长，所以还不曾尝试过像很多人一样加班到次日凌晨一点或者三天，第二天照样准时上班。热爱工作是对的，但这并不表示自己就不值得热爱。

性格要外向，除非决定终生只做单证什么的。老板或者客户都需要应酬都需要陪伴。我第一家货代公司的老板总是很得意地说自己公司的员工都是能吃能喝能抽能唱能通宵的。不过现在想想，当时确实浪费掉我不少时间，换来的是老板更多的客户和公司更多的进帐。这一点，不是自己做SALES的，还是节制些比较好。只要当客户来拜访的时候，不会找不到话题聊就可以了。也不能在别人的冷漠态度或者破口大骂下变得一时语塞。

刚入行，遇见一个好的师傅是很重要的。就这点来说，我是非常幸运的。万一真的那么不幸，遇到一个什么都不愿意教，爱理不理的师傅，那只有靠自己多开口问了。一次两次可能遭到的回应是冷漠的，但是次数一多，对方看你这么有诚意，会开始相信如果认真

教你，你会成材。其实每个做过师傅的人，都会希望自己的徒弟是最优秀的，这样相当有成就感。即使入行多年了，遇到不明白的问题依然要尽可能弄明白。开口提问并不是丢脸的事情，这一行有太多玄关，每个细节都能提出很多不同的问题。这一点，我以前带过的实习生就给我上了一课，提了很多我不曾想过但真的没准某天能遇到的问题，当时真是汗啊。就比如提单上的一句类似SAY xxx BALES ONLY是否可以省略的问题，我倒现在还不太明白，在这里，如果有高手顺便解答一下。谢谢。

耐心是很重要的，不要怕麻烦。我也曾经因为怕麻烦而省略掉自己认为可以省略的步骤，结果却是给自己和别人带来更大的麻烦。同样做一件事情就做完整，哪怕当时觉得再繁琐再没有必要。万一出了问题，就需要做更多个繁琐的动作来弥补之前的那个省略，得不偿失。

很晚了，明天还要去公司。先写到这里，日后慢慢补充。

接着说单证，也就是文件。这个职位相对来说是比较简单的，但要成为一名优秀的单证，还是需要努力的。当初在我的概念里，单证无非就是做做提单确认，打打提单，输输费用，没什么技术含量的。不过后来才明白，虽然我没有做过专职的单证，通常都是操作单证一个人做的，但是在以往的操作过程中，容易出错的环节却往往是单证负责的范围。比如把提单上的运费条款搞错，比如因为习惯而把包装类型打错之类的。

单证必须耐心细致，这是不容置疑的。提单确认应该掌握好时间，开船当天虽然在理论上还是来得及进行确认的，但是毕竟太匆忙，一旦有意外情况发生，比如客户出差无法联系之类的，就只能进行事后更改，产生不必要的费用和麻烦。但是太早也不完全可行。很多客户在离开船日期尚遥远的时间里收到提单确认件，是不会理会的。因为货物的正确数据他们自己还无法确认。这时，如果单证本身键忘或者太过忙碌，就会把这件事情暂时

忘记，也不会去催促客户。当最后突然想起来，结果就如同太晚发出提单确认件是一样的。基本上，开船前两天可以开始要求客户进行确认。有些货代公司的关于单证的操作流程基本是在已配舱已报关已进港之后，FILE才开始由操作手中转到单证手中，这样就可以避免这个问题。

对照客户的确认件，应该准确修改每一处。如有一点看不清的地方，不要怕麻烦，一定要保证提单完全是正确的。如果给客户的是自己公司的提单，对于订舱单位的提单确认，也要仔细修改，认真核对。尤其是碰上做信用证的客户，他们对提单正确性的要求几近变态。可是没有办法，单证只能照做。有时侯在收发货人或者品名描述中，会发现有一个或几个单词明显拼写错误，甚至客户会将正确地改成错误的。这时不要擅自想当然地改成正确的，而应该及时跟客户确认一下。很多时候，信用证上的内容本来就出现了错误。而提单却必须严格按照信用证的内容，哪怕是拼写错误。否则会影响到银行结汇。

另外还有一个重要的问题。提单确认的时候应该用书面形式让客户确认提单的形式，正本或者电放。对于是否要求电放保函的问题，我发现各个公司不尽相同。但是原则上，为了保护公司自身的利益，每一种保函还是必不可少的。但是我也想过一个问题，有很多保函都可以使用传真件。那万一发生问题，客户完全可以说他们不曾出具过保函。而且，我也已经发现了伪造正本章的方法，非刻章。赫赫，在此就不透露了。这些问题有些困惑，不过目前似乎也没有人能明确告诉我。

我们对很多客户采取付款买提单，即收到预付运费或者本地费用之后，才将提单交给客户。如果公司确认客户传真的付费凭证即水单，要注意核对帐号金额。给出提单的时候要再次整理一下文件，确认客户的提单形式。不好意思的是，我当初经常做些把正本提单寄给要求电放的客户、或者把提单电放给要求正本的客户这种事情。忙碌的时候，很容易把这个人对自己说过的话错记成那个人说的。所以客户的任何要求，都应该留下书面的确

认或者自己的记录。在决定做某件事之前，多花几秒钟找一下记录，避免日后花更多的时间补救。

费用一般由操作或者客服确认，单证要做的就是将费用准确输入系统。选择各项费用币种的时候一定要仔细，不要出现错误。事先确认好客户要求开发票的抬头。很多客户的发票抬头并不是自己公司名称。单证应该勤劳一些，任何不能百分之百确定的问题都要确认清楚，多做一步并不难，可以避免繁琐的修正步骤。

如果是指定货，单证要记得拿到订舱单位给的提单（MB/L）后，尽早和给客户的提单（HB/L）以及开给海外代理的帐单（DEBIT NOTE）一并发送给代理，不要等到被催促才做。建议使用扫描，察看是否字迹清晰。海外代理有任何问题反馈，要认真对待，不能拖延回复任何一次邮件的时间。

万一遇上因为提单确认中出现的问题而导致提单最后需要修改，要及时。无论做什么，很关键的一步就是把任何经手的文件复印留底。这样事后出现问题容易确认责任。当然，在货代这个行业里，或者在很多行业，我想都是一样的。有一点不怎么道德但我们还是很有必要去做的就是：记得尽可能将责任推给别人，可以是客户，可以是订舱单位，可以是仓库，可以是车队，可以是代理。总之不是自己同事就好。错误当然要努力避免，但是一旦已经犯错，我们必须在吸取教训的同时努力将这件事情变得完美起来。我曾经在把正本提单寄给要求电放的客户之后，将客户的电放保函扔掉，然后说不曾收到过。赫赫，当然这就成了客户的责任。但是也提醒我们重要的一点：传真件送出之后记得电话确认，这样对方赖掉的概率又少了很多，赫赫。很多时候，确认责任是为了确认承担额外费用的对象。但如果碰到责任难以界定，客户又不愿意承担费用的时候，我们依然要尽可能让客户相信主要责任在于他，虽然我们也有责任，但占很小部分，而我们愿意为客户承担这次费用，以补偿我们小小的责任。这这几天都很忙。今天没去上班，放自己一个大假。就来兑现自

己的诺言，写新手初级之操作版吧。

各公司操作的工作范围不尽相同。有些公司有专人负责订舱有专人安排车队仓库，不过我还是尽可能说得完整些。先说非指定货。

接到客户托书，尽快跟客户确认。有时客户会误传或者重复传托书。看清楚ETD，POD，箱型箱量，运输条款，及是否指定船公司。在开船日六到七天之前完成订舱，及时拿到订舱反馈。将配舱回单传真给车队（或把进舱通知传给客户和仓库）或客户（如客户自做箱），在上面注明中转港代码。传真前，最好在配舱回单上重新清楚地写一遍提单号及船名航次。配舱回单上打印的字迹比较小，再加上传真，很容易让对方难以辨别。

安排车队并不是越早越好的。基本上，订舱当日就可以拿回信息，如果立即安排，万一车队也及早提到箱，如果客户在开船前几天通知说退关，货不走了。箱子就要还回去。车队没有错，按照你的指示做了。客户更没有错，在限定时间之内提出退关申请。由此产生的费用，就只能由你所在的货代公司承担。

同时应与客户确认进仓时间或上门提货时间，最好用书面形式将相关费用包括卡车待时费告之客户。很多操作在安排完车队仓库之后就以为这件事情画上了一个句号，不关心事情的进展，这是不全面的。要自己掌握好时间，及时打电话去询问情况。及时确认船公司预配是否完成，以便及早发现问题予以解决。

也有很多人对于仓库反馈回来的进货确认不予理会，尽管我也非常理解对一个在忙碌中的操作来说，这是一件很多余的事情，而且有些仓库也未必会有这个反馈。但是，万一客户进错了货或者仓库搞错了，不及时发现就非常麻烦了。客户送去货物的实际数据、实际（口麦）头，甚至是厂家名称，都可能与之前货代及仓库所掌握的截然不同。所以认真

确认还是有必要的。

如果客户有特殊的装箱要求，一定要告诉车队。什么标记的箱子应该放在外面，什么标记的放在里面，什么不能承受压力要放在上面……

在开船日两天前收齐报关资料。虽然操作没有审单的职责，但为了方便自己，仔细检查一下数据是否相符，查一下HSCODE是否基本正确，还是很简单的。任何经手的资料都必须复印留底。换句话说，浪费纸张是公家的事，出了问题却拿不出留底是自己的责任，赫赫~当然，提倡用单面废纸。

尤其是遇到一个提单号下N单报关的情况，要小心核对核销单号码、手册号码、发票、装箱单和相对应的分单号，不要混淆。报关资料反正大家做假也做习惯了，客观需要。遇到过一个毕业生，看着几个操作娴熟地做着复印章、正本章，一脸茫然地问：“你们这样是欺骗行为，不怕被领导看见吗？”汗倒一大片之后，有一个GG坚强地站了起来，说：“那是领导教的。”毕业生汗倒。赫赫~

如果不幸遇到查验，好象各公司做法都不同。据我自己待过的公司而言，小公司会比较紧张，大家会忙着四处找关系塞钱发烟。大公司则泰然自若地听之任之。

箱子上船后，要积极关心该船舶动向，确认ETD，以便及时告诉做提单的单证，让单证去跟客户确认是否要倒签的问题。相关费用及时确认完毕，通常费用清单和发票的问题都不用操作处理。

如果是指定货，先接到国内客户托书后要立即询问国外代理；先收到国外代理的预告后要立即跟国内客户取得联系。当国内客户与国外代理提出的具体要求不一致时，要通知

国外代理，尽可能以代理的决定为准。有时候，国内客户甚至对出口是一窍不通，基本上需要考虑到他们意见的只有货物完成日期、做箱时间而已。对于电放提单的发送对象，难以确认的时候，以代理的意见为准。货物的任何情况都应该及时告诉代理。