供应管理制度

为了加强采购业务工作管理，做到有章可循，预防采购过程中的各种弊端，降低采购成本，提高采购业务的质量和经济效益，制定本制度。

一、采购范围

本制度适用于公司所有物品（原材料、辅料、备品备件、固定资产、劳保用品、办公用品）或劳务（技术、服务等）的采购。

二、采购计划

1.各部门写出书面申请报批分管经理。申请应列明采购物品的名称、规格型号、数量、质量技术要求、交货日期、用途等。

2.供应部根据各部门报送的材料需求清单，核实仓库存量，结合材料库存数量列出采购计划。

3.分管经理负责权限内的采购审批和超出权限的采购初审，总经理负责生产经营采购、固定资产购置、工程项目、维修等计划的审批。

4.财务部负责日常采购的价格审查工作。

5.办公室负责编制公司办公用品的采购计划和办公用品日常维修申请计划。

6.设备工程部依据公司固定资产投资计划、设备运行状况以及生产经营需要编制设备的采购、固定资产维修以及零星维修制造所用备品备件采购计划。

7.公司的采购业务统一由供应部门负责办理，其他部门或人员不得自行采购。

三、物资采购（比价）

采购人员平时多熟悉和掌握公司所需的各类物资的名称、型号、规格、单价、用途、产地等，浏览相关网站。按时按量按质完成采购供应计划指标。采购活动具体实施以询价、比价、议价、供应商管理等四个方面处理：

1.询价：

询价可以通过多种方式，包括网络查询，面对直接供应商，供应商自我推销，展会等多种渠道。确定部分适合长期合作的合作伙伴的同时，也要不断开拓新供应商，寻找新产品，可采用少量进货的原则不断改进。

2.比价：

对供应商所报的产品价格进行有效的核对（对具有可比性的厂家产品进行比价）。对单项产品做到至少比价三家，以正规比价格式存于计算机或手工纪录文字资料。在比价同时做出价格分析。

3.议价：

在确定厂家后进行产品价格商务谈判，尽量降低采购成本，可通过多种方式进行压价，具体问题需具体分析。

4.供应商管理：

通过寻找新货源拓展供应商范围，加强老供应商管理。每年对供应商进行一次评定（其中以质量、售前/后服务、交货期、付款及价格等方面考核），对不合格供应商及时进行调整。合格、长期供应商要进行年度复核（查看生产能力、供应能力、资质证书（执照年审、产品证书等））

四、合同管理

凡原材料、主要辅助材料、工程项目、设备、新增固定资产均需负责与客户签订采购合同，督促合同的正常履行，并催讨所欠、退或索赔款项。

1.合同签订：统一制定标准合同样本，主要体现产品明细及价格、质保、主要技术参数、运输方式、到货时间、安装调试、安全环保、合同争议处理等几个大的方面。对特殊产品采购，按合同约定要求供应方提供相关证件或检测报告。

2.合同管理：周期短、资金量小的合同由供应部、使用方（建设方）直接管理；重大合同办公室、财务部全过程参与监督管理。

五、奖罚与考核

1.物品使用部门申请单填写不规范，导致无法确认请购物资须知信息的，采购计划不经主管经理批准的，供应部有权拒绝采购。采购人员所采产品与采购计划不符，则其损失由具体采购人员承担。

2.负责物资到货验收，所有采购的物资到货后必须详细查看、清点，做到发票与实物的数量、规格、单价一致。如因清点不详造成公司一切损失由采购员个人承担。

3.售后服务，由专人负责返修产品明细，其中包括产品、厂家、使用用户、返修时间、及联系方式等。由具体采购负责人与厂家协商、跟踪，保证产品在最短的时间内返还到工程现场。

4.采购人员不得弄虚作假，不采购质次价高物品，不虚开发票，发现弄虚作假3次以上，作除名处理。

5.做到以公司利益为重，不索取回扣，馈赠物品上缴公司，如发现以上情况，根据情节轻重，扣除1-3个月工资。

6.采购人员要根据轻重缓急，合理安排采购计划，保证生产、生活需要。若不能按时按量按质完成采购计划，视情况对采购人员作出处理。

7.仓库保管员必须对所有运抵本公司的采购物品，依照采购合同规定的质量要求进行质量检验。若发现品质不符时，必须及时报告供应部处理。严禁品质不符的外购物品入库。因验收人员玩忽职守造成经济损失的，给予相应的经济处分。

8.仓库保管员对验收部门验收合格的外购物品办理入库手续，并对入库采购物品的数量负责。若发现数量不符时，应当及时向有关部门报告，同时妥善保管该批采购物品等待处理。对仓库保管员工作马虎，未按本办法规定操作，造成入库数量短缺、超计划采购或不合格物资入库的应负经济赔偿责任。

9.供应部工作人员违规违纪将按公司相关规定处理。