基于电子政务的政府办公自动化系统建设构想

长江大学学报（自然科学版）　２００８年３月第５卷第１期：理工　Ｊｏｕｒｎａｌ　ｏｆ　Ｙａｎｇｔｚｅ　Ｕｎｉｖｅｒｓｉｔｙ（Ｎａｔ　Ｓｃｉ　Ｅｄｉｔ）　Ｍａｒ．２００８。Ｖｏ１．５　Ｎｏ．１：Ｓｃｉ＆Ｅｎｇ　基于电子政务的政府办公自动化系统建设构想　李爱民　（华中科技大学管理学院，湖北武汉４３００７４；江汉油田分公司供应处，湖北潜江４３３１　ｚ３）　［摘要］电子政务是更广义上的政府办公自动化。政府实施办公自动化，应遵循一定实施原则。政府办公　自动化实施步骤可分为三步走。政府内部办公自动化系统建设应实现如下功能：电子邮件功能，数据处　理功能，流程处理功能，支持协同工作功能，支持移动办公功能，安全性控制功能，多系统集成功能。　［关键词］政府；电子政务；办公自动化；网络；系统建设；功能　［中图分类号］ＴＰ３１７．１　［文献标识码］Ａ　［文章编号］１６７３—１４０９（２００８）０１一Ｎ２７３—０３　１　电子政务与政府办公自动化的关系　全球性的网络化信息化进程正改变着人们的生活方式，Ｉｎｔｅｒｎｅｔ技术应用以及电子商务的飞速增长　给人们生活、工作的各个层面带来了深刻的影响。回顾我国电子政务信息化的进程［１］，大致可归纳为３　个阶段：一是以桌面字处理工具为典型的个人办公工具软件应用阶段，使用计算机处理办公事务提高了　个人工作效率；二是基于关系型数据库技术的以ｃ／ｓ体系结构为特征的应用阶段，基本实现了部门级　的数据处理与公文处理的自动化；三是基于符合Ｉｎｔｅｒｎｅｔ／Ｉｎｔｒａｎｅｔ技术标准平台的应用阶段，不仅在技　术上有了很大进步，而且应用范围已从部门内部及部门之间扩展到行业／系统内部乃至跨部委跨系统。　目前在Ｉｎｔｅｒｎｅｔ应用方面，政府部门已建立了自己的ｗｅｂ服务器和网站，有的还实现了一些简单　的网上业务。但由于政府各相关单位在信息化建设中的技术差异和经验欠缺，所以电子政务并未在真正　意义上得以实现。相反，不少政府及其部门在规划站点建设时，管理维护技术以及安全性还停留在较低　的水平上。因此，各级政府部门还有待建立和完善从页面制作、审批、更新、流程管理、应用开发、安　全性保证与后台应用系统集成的以及客互支持的一整套行之有效的管理模式、运营方法和技术平台。　电子政务应用与一般的办公自动化系统既紧密相关，又在应用侧重点、用户群体以及采用的技术等　方面都有所差异［２　］。总的来说，前者在用户的范畴上包含后者，电子政务是更广义上的政府办公自动　化或者理解为“面向社会的政府办公自动化”。　２政府办公自动化实施原则　政府实施办公自动化，不能是赶时髦、盲目化，应遵循如下实施原则。　１）实用性原则　实施办公自动化，要使开发的办公自动化系统具有实际使用价值，符合政府办公　自动化的要求，适合政府办公自动化的特点。不要盲目借用非政府办公自动化系统，否则会使开发出来　的办公自动化系统不具有实用性。　２）先进性及成熟性原则　开发政府办公自动化系统时，有许多先进的和成熟的办公自动化系统可　以借鉴，使开发出来的政府办公自动化系统技术领先、性能完善。　３）可靠性原则　实施办公自动化的实质是利用网络传播与交流信息实现处理办公事务的目的。因　此，开发出来的政府办公自动化系统要使上传的信息和下载的信息都真实可信，提升政府办公的可靠性。　４）开放性及安全性原则　实施政府办公自动化，既要做到解除对办公信息传播的封锁、禁令、限　制，实行开放办公；又要防止“黑客”侵入破坏正常的信息传播或窃取政府秘密信息，实现安全办公。　５）标准化原则　开发的政府办公自动化系统，既要符合计算机和网络运行标准，又要符合政府办　公规范，这样才能提高政府办公效率。　［收稿日期］２００７—１２—２３　［作者简介］李爱民（１９６７一），男，１９８９年中专毕业，２００４年本科毕业，经济师，硕士生，现从事油田物资供应管理方面的研究工作。　维普资讯 http://www.cqvip.com

长江大学学报（自然科学版）　２００８年３月　６）可扩充性原则　开发的政府办公自动化系统，要留有可扩充的系统空间，包括系统功能扩充、　网络用户扩充和和信息储备扩充，以适应不断扩大的政府办公自动化需要。　７）可维护性及可管理性原则　在政府办公　自动化系统运行过程中，难免会遭遇“黑客”攻击或网　络瘫痪或崩溃，这就需要对系统或网络进行维护，因此，开发的政府办公自动化系统必须是可维护的系　统。同时，为了防止系统遭遇“黑客”攻击或网络出现瘫痪或崩溃，要对系统的运行进行必要的管理，　包括对用户的管理、对信息的管理、对流量的管理、对办公时间的管理等等。　８）节约性原则　办公自动化可大大提高办公效率，节约大量人力、物力和财力；但系统设备投入　和运行成本以及耗材是必要的，不能节约的。因此，开发的政府办公自动化系统，功能要全，性能要　好，才能提高效率，达到节约成本的目的。　３政府办公自动化实施步骤　政府实施办公自动化＿４］，不会一蹴而就，要一步一步来。　第一步，在政府组织内部构建通信平台，如电子邮件系统、电子论坛等，工作人员之间建立网上信　息交流和初步的网上协同工作。　第二步，在政府组织内部工作人员的计算机应用水平得以普遍提高和基本建立起网上协同办公的意　识之后，可在办公网络内进行一些日常工作流程，如公文审批，常用申请，会议管理，档案管理，信息　采集审批与查询，以及各部门的日常业务等。在这一阶段，基本实现组织内部办公自动化。　第三步，在Ｉｎｔｅｒｎｅｔ上建立政府公用网站，进行信息采集、发布，部门间公文交换乃至简单的电子　贸易等，将办公自动化的范围进一步扩大到跨行业、跨部委。此时，基本实现电子政务。　在以上过程中，网络信息系统的安全稳定性自始至终都是十分重要的。是否建立起强健的网络信息　安全防范系统，在某种程度上决定着政府部门信息化建设的成败。　４政府内部办公自动化系统应实现的功能　一般来说，政府部门办公自动化系统应以公文处理和机关事务管理（尤其以领导办公）为核心，同　时提供信息通讯与服务等重要功能＿＿５］。因此，典型的政府办公自动化应用包括公文管理、督查管理、政　务信息采集与发布、内部请示报告管理、档案管理、会议管理、领导活动管理、政策法规库、内部论坛　等应用；另外，鉴于Ｉｎｔｅｒｎｅｔ在日常办公中占有日益重要的地位，办公自动化系统应该与Ｉｎｔｅｒｎｅｔ留有　平滑的接口。具体来说，政府内部办公自动化系统应实现如下功能。　４．１电子邮件功能　提供电子邮件功能是办公自动化系统的基本需求。在一个办公自动化系统中通常包含了多个应用子　系统，如发文、收文、信息服务、档案管理、活动安排、会议管理等等，可以将电子邮件信箱作为所有　这些办公应用子系统的统一接口，每一个用户通过自己的电子邮件信箱就可以了解到需要处理的工作，　而不必经常性地来回检查不同的应用系统。办公自动化应用系统以电子邮件作为统一入口的设计思想，　可以大大提高系统用户的友好性和易用性，减少应用系统培训的工作量。　４．２数据处理功能　办公自动化所处理信息的载体大多是以文件、报表、信函、传真等形式出现，因此办公自动化系统　是典型的文档处理系统，需要处理大量的复合文档型的数据信息。这些区别于传统数据类型的信息，就　是“非结构化数据”、“复合文档数据”或“对象数据”。　一般认为，关系数据库系统（如Ｏｒａｃｌｅ，ＤＢ／２，ＳＱＬ　Ｓｅｒｖｅｒ，Ｆｏｘｐｒｏ等）适合传统数据类型（结　构化信息）的表示和存储，但是对“复合文档数据”的处理并非能够完全表达信息和存储效率最高。因　此，“文档数据库”或“对象存储”的概念就被引入数据库领域，其目标就是针对新出现的需求，高效　率地表达和存储管理“复合文档数据”。当然，传统数据的存储和处理也是办公自动化系统经常不可或　缺的。办公自动化系统由于其对“复合文档数据”的处理要求，必须以文档数据库为核心建立，同时选　择性地结合关系数据库。　维普资讯 http://www.cqvip.com

第５卷第１期：理工　李爱民：基于电子政务的政府办公自动化系统建设构想　４．３流程处理功能　所谓的工作流，就是一组人员为完成某一项业务所进行的所有工作与工作转交（交互）过程。办公　自动化应用系统的大多数应用如公文审批、各类申请等，每一项工作以流程的形式，由发起者（如文件　起草人）发起流程，经过本部门以及其他部门的处理（如签署，会签），最终到达流程的终点（如发出　文件，归档入库）。　工作流程可以是互相连接、交叉或循环进行的，一个工作流的终点可能就是另一个工作流的起点，　如上级部门的发文处理过程结束后引发了下级部门的收文处理过程。工作流程也可以打破单位界限，发　生于机关与机关的相关单位之间。　在相当程度上工作流自动化有３种实现模式：基于邮件的模式，基于共享数据库的模式，基于邮件　和共享数据库结合的模式（群件模式）。从信息技术的角度出发，群件模式结合了“推”“拉”技术，充　分发挥了不同技术的优点，克服了其缺点，是理想的办公自动化流程处理模式，也使办公自动化人员拥　有了完整的信息技术工具。　４．４支持协同工作功能　在日常办公中，办公人员需要花费大量的时间进行讨论和交流意见，才能作出某种决策。而这种在　群体中互相沟通、合作的工作方式就是所谓的“协同工作”。随着网络技术的发展，异步协作方式如电　子邮件、网络论坛等，以及同步协作方式如网络实时会议，正在逐渐成为除了人们面对面开会之外的新　的工作方式，它们打破了时间、地域的限制，使人们可以随时随地参加到协同工作中去，大大提高了工　作效率。　４．５支持移动办公功能　所谓的“移动办公”就是提供办公人员在办公室以外的办公手段，他可以远程拨号或登录到出差地　的网络，通过电话线或广域网络，随时可以访问到办公自动化系统。为提高工作效率和减少费用，办公　人员还可以选择“离线”工作方式，即将需要处理的信息先下载到本地便携机上，然后切断连接，“离　线”处理信息（例如，他可以在旅途中批阅公文，起草电子邮件等），工作完毕才再次接通连接，将自　己的工作结果发出以及再次下载新的待办信息。办公自动化系统作为网络应用系统应提供用户协同工作　支持和移动办公支持。　４．６安全性控制功能　具备安全性控制功能是办公自动化系统得以投入使用的先决条件。机关办公自动化的安全性控制要　求，一般包括：防止非法用户侵入，权限控制，存储和传输加密，以及电子签名。这些手段必须足够强　大，难以被攻破，而且也必须足够灵活，方便使用者掌握和利用。　４．７多系统集成功能　随着Ｉｎｔｅｒｎｅｔ技术的普及和应用，办公自动化系统作为Ｉｎｔｒａｎｅｔ的重要应用必须能够与Ｉｎｔｅｒｎｅｔ相　连接，包括电子邮件、Ｗｅｂ发布等，这不仅沟通了机关内外的信息，对外宣传了机关单位，而且还可　以进一步提供网络服务，实现电子商务与参与电子社区。　［参考文献］　［１３李里，刘恒，秦隆澍．政府办公自动化技术及发展［Ｊ］．中小企业管理与科技，２００８，（５）：６４￣６５．　［２３梁威，敖冰峰．电子政务与办公自动化初探［Ｊ］．北方经贸，２００８，（３）：１Ｏ９～１１０．　Ｅ３］陈钢．浅谈电子政务与办公自动化的应用［Ｊ］．科技信息，２００７，（３４）：６１．　［４３代安明．试论电子政务及其办公自动化建设ＥＪ］．黑龙江科技信息，２００７，（０６Ｓ）：４９．　［５３王艳芳．电子政务中内部办公自动化系统功能初探［Ｊ］．辽宁行政学院学报，２００７，９（８）．２３￣２４．　［编辑］　易国华