采购过程管理

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采购过程管理规范

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2018–09- 27发布 2018–10- 01实施

海南博大兰花科技有限公司兰花基地发布

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文件修订记录表

文件编号、名称：QP/BD-11采购过程管理规范 编制、修订原因说明： 新制定 修订次数 修订前内容及条款 修订后内容及条款 1 修 订： 审 核： 批 准：

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采购过程管理规范

一、采购管理流程 流程名称：采购管理流程 责任人 流程图 工作输出 活动描述 1．各组长根据生产计划，提前准备所需物资开展各项工作。需要时，提出物资需求，确认需求物资名称/规格型号、数量、使用时间等信息，报生管确认及统筹安排； 2．生管根据各组提出的物资需求及物资储备需要，核对物资库存情况。针对物资欠缺部分，由生管填写《物资需求单》报生产总监审核； 3．生产总监确认所申购物资规格型号及数量是否正确、合理。确认后交总经理审批； 4．物资申购单若在审核、审批过程中发现问题，生管需及时调查申购物资的使用及库存情况，并反馈，必要时，进行调整； 5．《物资需求单》经批准后，交综合部经理安排物资采购； 活动开始 使用单位 生管 物资需求提出 生管 库存物资核对 生管 物资申购 物资需求单 生产总监 审核 N Y 分管领导 总经理 审批 N Y 采购计划 采购合同 送货单 N 综合部 6. 采购人员根据申购需求制定《采购计划》，并实施采购，并跟进采购进度，确保满足生产需要； 7．物资到货时，采购人员核对到货物资、《送货单》，确保与采购需求一致。确认后交品质按相关验收标准进行来料检验； 8. 检验合格后，在《送货单》上签字确认，交由采购人员办理入库； 9. 生管根据采购提交的《送货单》，核对到货物资，无误后，录入仓库台账，并对物资进行管理和发放使用； 10. 检验不合格的物料，由采购人员联系厂家作退货/换货处理，并跟进处理结果。

采 购 采购 品质 验收 Y 采购 生管 入 库 活动结束 QP/BD-11-A0

二、职责和权限 2.1 总经理

a. 负责物资申购、物资采购的审批；

b. 负责新进供货单位及《合格供方名录》的审批； c. 负责重大采购异常的组织处理。 2.2 综合部经理

a. 负责根据申购需求合理安排物资采购； b. 负责审核物资采购申请及采购合同；

c. 负责跟进物资采购进度及采购异常处理结果； d. 负责物资采购事宜的内部沟通；

e. 负责新进供货单位及《合格供方名录》的审核； f. 其他上级安排的工作任务。 2.3 采购

a. 负责按要求开展物料采购工作，对采购风险进行识别和控制；

b. 负责选择、评价供方，制定《合格供方名录》，定期开展供方评价，确保提供物料合格； c. 负责按生产要求制定采购计划，与供方沟通，开展物料采购工作,并跟进采购进度； d. 负责物资来料的接收处理及不合格物料的处理；

e. 负责产品出货物流的沟通安排，与物流外包方核对单据，出现不合格，及时沟通处理； f. 负责采购相关资料的保存； g. 其他上级安排的工作任务。 2.4 生管

a. 负责库存物资的核对；

b. 负责填写《物资需求单》，并跟进物资采购进度； c. 负责物资入库管理及物资台账的更新； d. 其他上级安排的工作任务。 2.5 品质

a. 负责根据送货单开展来料品质，并记录； b. 负责来料不合格的判定、标识； c. 负责参与新进供应商的评审；

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d. 其他上级安排的工作任务。 2.6 技术

a. 负责参与新进供应商的评审；

b. 负责新物料、新厂商提供样品的试验和结果判定； c. 其他上级安排的工作。 2.7 使用单位

a. 负责物资需求的提出； b. 其他上级安排的工作任务。 三、管理规定 3.1 物资分类 类别代号 类别说明 物料名称或项目 水草、农药、肥料、组培激素、卡拉胶、琼脂等胶体 所属类别 生产物资类 苗株类 生产物资类 生产物资类 生产物资类 生产物资类 生产物资类 维修类 设备工具类 采购金额大于5000元，或采购数量大于10000个 设备工具类 备注 A类 对产品质量影响重大的采购物料、苗株或外外购苗 包项目 操作机台、打药机、加热炉等设备 物流外包 B类 C类 营养杯、火山石、松树皮、棷壳 对产品质量影响较小，切花包装袋、纸箱、组采购金额或数量较大培瓶/盖、脱脂绵 的物资 镊子、剪刀、温/湿度计等工具 棷子、香蕉、土豆、活零星采购或对产品质性碳 量无重大影响的采购水管、阀门、喷头、设物料 备配件等 3.2 供应商选择

3.2.1 采购根据生产需要，填写《供应商新增申请》，经综合部经理审核、总经理批准后，选择合适的供应商。选择内部管理良好、产品质量可靠、资源充足的供货商作为合格供方，确保采购的物料符合生产要求。

3.2.2 AB类物资的采购，根据以往供方的供货情况、行业的信息及其它渠道，优先选择生产厂商，其次为代理商，或在零售商处采购业内知名品牌的产品。确保产品质量可靠，有

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足够的质量保证能力。选择的厂商为生产厂商或代理商时，还需确保有合法的经营资格、供货及时、质量可靠，且售后服务有保障；

3.2.3 对于C类物资的采购，本着质优、价廉、就近、供货及时的原则，在市场上（包括物资生产厂、物资供销部等）对拟购实物或对其产品说明进行现场评价，选择合适的供货单位后直接采购；

3.2.4 各类物料的合格供方原则上至少选择2家，以确保物资及时采购到位。 3.3 供应商评价

3.3.1 新增供应商时，由采购按4.2条款规定，结合生产需求，选择合适的厂商。A、B类物资厂商需提供：

a. 厂商营业执照（含统一社会信用代码），代理商需提供厂商授权的代理证书； b. 生产厂商需提供质量管理体系认证证书； c. 需要时，提供产品第三方检测报告； d. 需要时，提供物料样品及样品检检报告。

3.3.2 采购人员根据厂商物料对苗株质量的影响程度，明确不同物料供方的评价方式： a. 会签方式：采购人员填写《供应商评价表》，并附厂商提供的资料，报部门负责人审核后，组织生产管理部技术、品质人员进行审核会签，确认后交总经理审批。对于已提供样品的厂商，技术、品质人员需结合样品试用及分析结果，会签审批意见；

b. 考察方式：采购人员填写《供应商评价表》，报部门负责人审核同意后，组织技术、品质等相关人员到厂商现场进行实地考察，并将考察结果形成书面报告，报总经理审批； 3.3.3 评价合格的供方，由采购人员拟订《采购合同》，明确采购物资的规格型号、质量要求、供货周期、交付方式、付款方式、违约责任及其他合同中应明确的事项，报综合部负责人审核，总经理批准后与供方签订合同，经双方签字、盖单后，归档保存。

3.3.4 经评价符合要求，并签订《采购合同》后，采购人员将该供应商纳入《合格供方名录》，报综合部负责人审核，总经理批准。 3.4 供应商再评价

3.4.1 采购人员每年12月底对合格供方的供货业绩进行评价，包括每批来货的交货质量、价格、交付及时性、售后服务情况，评价结果记录于《合格供方评审表》，报综合部经理审批后归档保存；

3.4.2 采购人员根据年度评价结果，调整后续物资采购安排：

a. 综合评价结果为“其他”，或连续两次评价结果为“C级”时，取消合格供方资格。采购

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人员按4.2、4.3条规定，重新选择、评价合格供方；

b. 综合评价结果为“B级”时，保留合格供方资格，持续合作；

c. 综合评价结果为“A级”时，纳入优质供方范围，后续物资采购时，可优先考虑此类供应商。

3.5 物资采购管理

3.5.1 生产管理部生管人员填写《物资需求单》，报生产总监审核，总经理批准后，交综合部经理组织实施（具体操作结合公司物资申购OA流程）。物资需求包括：

a. 正常生产过程物资需求，由各生产单位组长提报，生管人员对需求物资规格/型号及数量进行确认后于每月月底前提出；

b. 经确定的物资储备需求，由生管人员提出； c. 新产品试验需求，由技术或品质人员提出；

d. 临时发生的紧急生产或设备设施维修情况，由需求单位报生产总监确认后安排生管提出。 3.5.2 采购人员根据《物资需求单》，于每月2号下班前，制定本月度《采购计划》，报综合部经理审核后，按计划实施物资采购（具体操作结合公司物资采购OA流程）；

3.5.3 物资采购所选供货厂商，应为经评审确定的合格供方。因特殊原因造成原有《合格供方名录》内供方不能正常供货，且公司或顾客急需时，由采购人员提出，经综合部经理同意，总经理批准后方可实施；

3.5.4 采购人员需对物资采购进度进行跟进，确保物资及时到位。供应商不能按规定的期限到货时，需确认原因，并确定具体到货时间，及时与生产沟通，以免影响生产；

3.5.5 采购物资到货时，采购人员需对来货规格/型号、数量进行核对，确保到货物资、《送货单》与采购要求一致。发现异常，及时拍照留证，并与厂商沟通处理；

3.5.6 采购人员将《送货单》交品质人员按《品质管理规范》进行来料检验，确认合格后，交仓管人员按《仓库管理规范》办理入库。 四、检查与考核

4.1 本管理规范由综合部归口管理，负责解释、修订。 4.2 本管理规范由综合部负责监督、检查。

4.3 各部门严格按规范执行，对于拒不执行者给予100/次处罚；未按要求执行或执行不到位者给予50元/次处罚。重复出现，加倍处罚。 五、引用文件

5.1 QP/BD-12 《品质管理规范》

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5.2 QP/BD-14 《仓库管理规范》 六、记录表单

6.1 QF/BD-11-01《供应商新增申请》 6.2 QF/BD-11-02《供应商评价表》 6.3 QF/BD-11-03《采购合同》 6.4 QF/BD-11-04《合格供方名录》 6.5 QF/BD-11-05《合格供方评审表》 6.6 QF/BD-11-06《物资需求单》 6.7 QF/BD-11-07《采购计划》 6.8 《送货单》（依厂商格式）

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供应商新增申请

□新增 □替换 物资名称/型号 原厂商 新增厂商 名称 地址 名称 地址 □生产厂商 厂商类型 □代理商 □零售商 □生产厂商 厂商类型 □代理商 □零售商 联系电话 联系人 原因 说明 计划完成时间：__________________ 申请人： 审核 意见 部门负责人： 审批意见 总经理/日期： 备注

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供应商评价表

编号： 供应商名称 物资 名称/型号 评价时间 评价项目 年 月 日 供应商类型 □生产厂商 □代理商 □零售商 参加评价人员 评 价 内 容 评 价 情 况 1．供应商的资质 2．ISO9001管理体系 3．财务支持能力和资信度 4．产品在权威机构的检测 5．相关经验和顾客满意度 6．生产现场的评定 7．产品的现场检验 8．产品技术文件的评定 采购： 9．试用确认 会签 品质： 意见 技术： 评价 意见 综合部负责人： 审批 意见 总经理/日期： 附件

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采购合同

合同编号： 甲方：______________________________ 乙方：______________________________ 依据《中华人民共和国合同法》的有关规定，经甲乙双方平等友好协商，达成如下协议，以供双方共同遵守。 一、 产品规格型号及价格 二、 产品要求 三、交货期限 四、交货及付款方式 五、质量要求 六、违约责任 七、其他事项 甲方： 乙方： 委托代理人签字： 委托代理人签字： 日期： 年 月 日 日期： 年 月 日

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合格供方名录

序号 供方名称 供应产品名称 地 址 联系人 联系电话 备注 编制： 审核： 批准：

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合格供方评审表

供应商名称 供应商地址 采购产品名称及规格型号 用于产品的名称或代号 供货时间 上年 度供 货记录 质量 上年度业绩评估 重大 质量 异常及处理 部门 意见 价格 交期 服务 结论 订货数量 到货数量 检验结果 评估人： 记录人 A（ ） B（ ） C（ ） 其他（ ） A（ ） B（ ） C（ ） 其他（ ） A（ ） B（ ） C（ ） 其他（ ） A（ ） B（ ） C（ ） 其他（ ） A（ ） B（ ） C（ ） 其他（ ） 部门负责人： 年 月 日 备注 评估分级：A级为最好 B级为较好 C级为一般 其他为不符合要求

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物资需求单

需求部门 序号 申请人

名称 规格/型号 审 核 数量 申购时间 单位 申购原因/用途 批 准 期望到货 时间

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采购计划

日期： 序号 采购物资名称 型号/规格 供应商 计划数量 实购数量 计划到货日期 实际到货日期 备注 编制： 审核： 批准：