行政部管理制度

一、总则

总经办作为公司日常经营管理的最高决策机构和权力执行机构。依据总经理的经营决策和指导，负责企业全面经营活动的统一统筹规划、组织经营、控制指挥与协调管理。

二、总经办行政结构图

总经理 行政部 行政助理 传达室 三、总经办部门职能

1. 会议管理：安排会议场地、时间及登记，会议材料准备、分发，通知参会人员，到会人员签到及各项准备工作。

2. 档案管理：文件、通知、申请、报告、信函起草，上级签署的文件，图书、影像资料的收集、整理、归档、借阅等管理工作。

3. 文件打印、收发管理：对各类来文进行登记、送递、跟踪去向、督办，并及时回收；对各类发文的登记、存档；对各部门快递的统一收发、登记、管理工作；对各部门打印、复印文件的登记、管理工作。

4. 文件的呈递、下发：对需总经理签发的文件，先按规范进行审核，然后打印、复印、呈递、总经理审核后下发。

5. 来人来访、电话管理：来人、来访、来电人员的接待、登记，转相关部门处理。

6. 对内、外关系联络：负责公司对内、外关系的联系。

7. 办公用品的管理：办公用品的申报、统计、采购、入库、发放以及库存管理。

8. 固定资产的管理：为确保各种设备及公共设施的正常运转，协助财务部定期对固定资产进行登记、盘点及核销工作。

9. 企业文化、宣传管理：公司网站等信息的更新、企业文化的宣传、良好公司的形象等。

10. 车辆管理：对于公司公务用车的登记、协调、管理工作。 11. 其它管理：员工订餐、饮用水、报刊资料等管理。

12. 协调、督办管理：协助总经理对各部门关系的协调、沟通及各项管理的执行、督办。

13. 负责《员工手册》及各项行政管理规章制度、流程的建立、完善、实施。 14.考勤管理：负责各部门考勤的收集、统计及考勤管理制度的落实。 15.卫生环境管理：卫生保持清洁、物品摆放整齐、礼貌待人、公共场所勿大声渲哗等。

16.宿舍管理：负责宿舍的日常管理工作。（员工进出、备品登记） 17.水电安全管理：保障水电的正常运转，各部门发现故障、违规及时向总经办上报，由总经办联系物业处理。

18.门窗安全管理：保障正常上班时间，各部门负责钥匙的员工要提前上岗。（总经办备案）。

19.负责总经理交办的其他亊項。

四、岗位职责

1、办公室主任岗位职责：

1) 协助上级完成董事长行政事务性工作及后勤保障安全管理工作。 2) 指挥部门日常工作，制定部门工作计划。 3) 检查督导本部门工作人员工作。

4) 编制部门费用预算及控制部门开支（按员工手册执行）。 5) 对部门下属各类申请有审批权（按员工手册执行）。 6) 对部门直接下属有聘用、考核、免职、奖惩建议权。 7) 负责总经理日常日程的安排，(文件的起草、拟写)。

8) 公司对内、外的联系。

9) 负责各类文件的分类呈送，总经理阅批并转送相关部门处理。 10) 负责总经理相关文件的登记、发放、传递、催办、归档工作。 11) 负责监督执行公司各项行政管理规章制度、流程的完善、优化、实施。 12) 负责总经理办公会议、其他会议的组织工作和会议纪录的整理、呈递审核、发布。

13) 协助总经理作好各项管理的督促、检查、落实、贯彻、执行。 14) 协助总经理调查研究、了解公司经营管理情况并提出处理意见及建议。 15) 在总经理的领导下，承上启下、协调平行各部门间的关系，做好总经理的参谋助手。

16) 完成总经理临时交办的其他工作。 2、行政助理职责

1) 直接对办公室主任负责。

2) 负责办公区域的资料报刊、文件收发的登记管理。 3) 负责办公区域来人来访、来电的接待及相应的处理。

4) 负责本岗位区域设备的维护维修申报、水电、门窗及安全管理。 5) 负责部门会议准备、组织工作。 6) 负责部门档案的管理。 7) 负责部门对内、外的联系。

8) 负责部门各类公文/函、文件的起草、整理归档。 9) 负责部门文件资料的录入、归类存档、打印、复印工作。 10) 负责部门人员通讯录、QQ信息的更新管理。

11) 负责部门办公用品的申报、采购、登记、领取等管理。 12) 负责协助财务对固定资产进行登记、盘点、核销等管理。

13) 负责部门各类宣传文字资料、影像资料、电子资料等的收集整理归档。 14) 负责起草部门行政管理制度、工作流程及相关表单。

15) 根据部门发展及需求，制定部门相关人员的培训计划及实施。 16) 协助上级领导制定部门用工制度、日常人事管理制度、薪资制度、人事档案管理制度、绩效管理制度、培训体系等规章制度和实施细则、人力资源工作流程，并组织实施。

17)负责劳动合同、社会保险、失业等各项劳动人事手续的办理。 18)妥善解决劳动争议和员工投诉等事宜。 19)完成上级领导临时交办的工作。 3、传达室职责 1）负责员工登记工作：

员工进、外出公司实行报告单制度，填写外出、回公司具体时间（员工下班后外出全部登记以备查核），月底将报告单登记造册上报总经办；对外来人员进厂需办理登记手续，否则谢绝入内；员工亲友来访安排在传达室等候，不得私自进入厂内部门或车间。

2）负责办公室、公司内外的卫生清扫工作；

3）负责厂区内安全保卫、巡逻清障，水、电、火、门、锁的检查工作； 4）负责各部门的报纸、信件的收发工作；

5）负责每天早上上班前清扫本公司厕所、洗手池的卫生工作，保持良好的卫生状况；

6）负责及时完成公司领导临时交办的其他工作任务。

五、附则

1、本制度解释权归总经办。 2、本制度自总经理批准后生效。