进销存系统库存维护办法
第一部分 总 述
第一条 为贯彻落实大区领导库存管理精神，特制订该办法。 第二条 此管理办法的适用范围是：东莞地区经销商/分经销商。
第三条 此管理办法的宗旨是：管理有据、做事有方、分工有序、各级配合、
团结一致、共同维护好库存数量。
第二部分 职责分工
第四条 经销商/分销商职责（文员） （一）关于手工报表：
1、
如实填写手工报表，不可作假。分销商昨天数据准确率不达95%，处
罚_ 50 _元/次；经销商前天数据准确率不达95%，处罚_ 50__元/次。当天不能上交报表（如文员请假、停电、电脑故障），须电话提供数据，准确率也须达95%以上。准确率计算公式：（第二天完善后的数据 — 当天报的量）/完善后的数据* % 。 2、
每天交报表时间：分销商10：30、经销商11：00，迟交处罚_100_
元/次，下午1点后不许再改动数据。 3、
经销商要每天提供电子档销售明细（包括二批、分销商、商超），文
员将根据此明细核对进销存数据和费用数据。如提供的送货单据与明细不符，则不予兑现相关费用。 （二）关于系统：
1、分销文员要严格按照进销存系统正常作业，不可出现没有进货乱开单、
不可出现没有退空瓶/瓶盖乱开单，如有违反处罚__50__元/次。
2、分销文员须用送货单（黄色联）录系统要按照：进货数量、退空瓶数量、退瓶盖数量如实录入系统，不可随意变更数字做假帐，如有上述情况处罚_100___元/次。
3、录系统准确率不达95%（按单数算），处罚__50__元/次。 （三）关于提货：
1、低于安全库存处罚分销商 200 元/天（安全库存=当月分销商任务量÷5，每月5号开始考核安全库存）。分销商须提前3天备货，经销商在收到分销商货款后，须3天内把货送到。否则，证实是经销商原因无法送到货的，由经销商承担分销商的罚款。实际配送的品种、数量有变，经销商须当天电话或传真通知所属片区文员，否则处罚100元/次。
2、分销商应按25%、35%、40%的比例安排上、中、下旬的提货量，并且要在每月28号前将当月货款全部打到位，否则，可能无法完成月度提货量，责任由分销商承担。 （四）关于退瓶盖、空瓶箱：
1、分销商将瓶盖退给经销商的，经销商须当天开据验收单并盖公章，验收单传真给大区，片区文员依据此单跟分销商核数。经销商去公司退盖后，要及时提供该批瓶盖各分销商的退盖明细，否则，核算后的扣罚由经销商承担。 2、经销商/分销商去公司退盖后，须按实际申请数量填报表和录入系统，数量必须是与瓶盖报告上申请退盖数量一致。瓶盖实际库存如检查发现盘点数大于账面库存数，则多余部分公司不予兑现或大区扣除分销商或经销商相应费用，去总厂退瓶盖后，须把退盖数量当天填入《分销商经销存》报表，发现一次不填则罚款50元/次。
3、瓶盖每天按品种、颜色分类好，仓库堆放整齐，冰箱、帐篷、大伞等大礼品需保管完整，以便检查，如混乱造成不能检查，处罚_100元/次。
（五）关于检查库存：
1、督导突击检查，负责人或做报表文员务必参与盘点，并认真核对盘点数，当场确认签名并盖章，如事后不承认签名盖章的库存数，直接罚500元/次，再组织督导盘点。首先清点实物，再对有可能影响盘点数的进、销数据进行登记，如还有特殊情况可以备注说明（但盖章后，再口头或书面反映特殊情况，则先处罚500元/次，再调查情况是否真实可信）。 2、经盘点确认后，如实际库存与账面库存不符的按以下方式处理： （1）成品酒：
实际库存＞账面库存，则处罚10元/箱； 实际库存＜账面库存，则扣罚1元/箱 （2）瓶盖：
实际库存＞账面库存，则按退盖金额直接处罚； 实际库存＜账面库存，则扣罚1元/个
（3）按核算的实际库存数对系统进行盘点开单、对手工报表直接调期初库存数并注明调整原因
（六）人员配备：
每个经销商须至少配备一个文员全责负责与片区文员对接，如出现片区文员无法得到当天所需数据（经销商提货明细、直调数、进出仓数、自销量、分销商提货明细、商超出库、二批提货明细、退仓数等）则罚 50 元/次。
第五条 站长职责
（一）站长每月1日、每周一盘点经销商/分销商库存（如有变化，另行通
知）， 并由负责人盖章确认后于当天17点前传真到大区，未经盖章确认处罚站长__100__元/次，漏盘处罚__50__元/品种，迟交处罚
_100___元/天，如分销商拒不确认则扣罚分销商或经销商。 （二）站长督促业务员须真实准确的填写送货单，严禁作假：
1、送货单每一联的内容必须一致，严禁开鸳鸯单严禁开猫单，如发现，扣分销商1000元/次
2、严禁涂改送货单，要完整填写各项信息，否则扣业务员10元/单 3、业务员、分销商须按实际有奖瓶盖兑换数真实开立送货单，如送货单上的换盖数与实际不符，按假单处理，处罚责任人500元/单。 4、站长负责分拣送货单，要分销商当场确认“白色联”与“黄色联”一致，白色联按规定及时快递给大区，黄色联交给分销商录单，严禁将白色联给分销商。
（三）站长有监督和指导所在工作站的权利和义务;有配合督导员和系统管理 员开展工作的义务。
第六条 督导员职责
（一）督导员不定期抽查各分销商/经销商的实际库存(依实物计算)，所有“开 单未送货“或是“送货未开单”等说法不做为计算依据。
（二）督导员点数结束后，经站长确认签名后，提交分销商负责人签字盖章后
提交大区，大区以此作为考核依据。
（三）不定期地检查送货单“白色联”与“黄色联”是否一致，不相符，扣直
接责任人500元/单，分销商、站长连带责任50元/单。
第七条 片区文员职责
（一） 每天交报表时间：分销商报表11：00，经销商报表11：30，二批商超报
表： 开新点报表：空瓶箱报表：
（二） 片区文员核对送货单时要严格，特别是退盖数、换酒数。
（三） 严格核对分销商进货、经销商进货，及时跟踪经销商提货是否与厂里数据
一致，每月4号前核对好经销商与厂提货的差异及原因说明到大区数据文员。
（四） 注意每天跟踪是否有退货、到总厂退瓶盖、处理过期酒质量酒等特殊情况，
如有发现，应当天通知大区数据文员
（五） 经销商、分销商、站长上交的申请，须负责从头到尾跟踪，领导审批后交
给所属负责的费用或数据大区文员。
（六） 大区下发的通知（包括更新规定、相关表格）须及时当天通知到位，表达
应依本意，不允许擅自添加自身意见与建议。
（七） 当分销商出货量大于提货量时，片区文员提醒站长和分销商准备提货； （八） 片区文员凭《有奖瓶盖兑现报告》核对《分销商进销存报表》是否有相对 应的瓶盖出库。
（九） 核对每周库存、每月月初库存（包括瓶盖、成品酒），有差异或异常在每 周二和每月2号及时联系大区数据文员。
（十） 端正态度，合理安排办公时间，做好临时安排的其他工作。
为了让管理更到位更及时，要求各文员发现问题要及时查找原因并纠正错误，如解决不了要及时上报给领导。
第八条 大区数据文员职责
（一）每天2点半前分析完毕数据，发信息与发邮件给指定领导。 （二）每天、每周、每月在规定时间内上交指定报表给总公司。 （三）每月在指定时间内上传总公司各种系统数据与计划。 （四）每天抽查安全库存量、上报数据合格率、交报表时间。
（五）追踪每月提货数，做好提货追踪。
（六）每月初、每周初不定时检查经销商、分销商库存，按照公司规定做
出相关处罚文件。
（七）根据片区文员上报的领导已审批的文件，调整有关数据。 （八）保证大区数据准确性、连续性、完整性。
（九）领导下发的通知须及时当天通知到位，表达应依本意，不允许擅自
添加自身意见与建议
（十）端正态度，合理安排办公时间，做好临时安排的其他工作 为了让管理更到位更及时，要求发现问题要及时查找原因并纠正错误，如解决不了要及时上报给领导
第九条 系统管理员职责
(一) 不定期抽查系统库存与手工报表，确认二者是否一致，如出现差异
时、要彻查原因，如因操作不当引起，查出一次罚款100元，其他情况引起例外。(允许的误差范围是正负5)
(二) 处理库存差异要彻查原因不可轻易使用盘点方式平衡库存，查出原
因后如实增/删/修改实际数据。
(三) 不定期考查分销文员/经销文员/片区文员的业务水品，并给出客观
评价。
(四) 针对考查不合格文员进行业务培训，并制订阶段性进销存系统培训
计划。
(五) 每周两次抽查片区文员的送货单，并根据抽查情况给出客观评分。
第三部分 特殊情况
原则：如有特殊情况，请及时上交报告。 （一）关于退货：
1、退酒须另外做《退货进销存报表》。
2、退回来，用送货单直接开单，右上角写明“退货”，只能自己消化，与正常酒分开存放。
3、销售时：做入“销”。 自行消化要开销售单（右上角须注明是退货酒再销售），但不再算销量、不许做费用；
4、退货和退货再销售的送货单第一联也须快递交到片区文员处保管并汇总，如发现退货没有开单或开单后没有和当天送货单一起交上大区，则罚款50元/次。
5、盘点库存时：独立盘点库存，填进《珠啤库存盘点表》的“退货已入账”一项。
（二）关于现金收瓶盖
如场所倒闭或其他原因，须先向大区申请，如时间紧逼，可先电话联系领导再事后补交报告，报告由片区文员负责跟踪，领导审批后复印交大区数据文员。
（三）几种特殊情况的处理：
1、冲货酒回收：因冲货而回收的酒，须打申请获大区批准后才可以做进
销存报表和系统，如发现不经申请直接做进货，处罚100元/箱。 2、借货：原则上不允许借货，如确有需要借货的，须先向大区书面申请
批准后才可借货，如发现不经申请直接借货，处罚100元/箱。 3、过期酒、质量酒：单独存放，盘点时要统计为库存。填进《珠啤库存
盘点表》的“退货已入账”一项。“过期酒、质量酒”退回公司后须当天把有关单据交给片区文员，及时做出调整。
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