XXXXXX公司
企业档案管理制度
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XXXX公司 地址： 邮编： 电话： 邮箱： 网址：
文件标识： 当前版本： 作 者： 完成日期： 2020年4月2日
1. 总 则
1.1. 为加强公司档案管理，规范公司档案的收集、归档程序和方法，
确保公司档案的完整性、准确性和系统性，提供符合公司需求和保证管理体系有效运行的依据，特制定本制度；
1.2. 本制度规定了公司档案管理的原则、方法和流程，及档号标识、
文件归档范围和保管期限等，适用于公司及各部门档案收集、整理、分类、利用及归档；
1.3. 档案分类原则是以本单位职能活动中形成的各种门类和载体的
全部档案为对象，依据工作职能、机构职责结合档案内容和载体形式特点进行分类；
1.4. 各相关部门负责本部门分管档案的收集、整理工作；综合部统一
负责除财务档案外的其他公司档案组卷、保管工作； 1.5. 本公司全宗号定为Z01。
2. 各部门管理职责
2.1. 综合部职责
2.1.1. 负责公司档案的集中管理和制度执行及检查工作，并负责督促、指导各
部门档案管理；
2.1.2. 建立健全公司档案管理制度，指导、监督和检查执行情况； 2.1.3. 负责公司文书档案、人事档案的收集、整理、归档和保管工作； 2.1.4. 负责公司的档案和其他资料的分类、组卷编目、鉴定、统计、保管； 2.1.5. 负责公司档案的利用和销毁管理，监管档案利用和销毁的全过程，确保
公司档案的安全；
2.1.6. 提高档案信息的利用效率，促进信息传递和沟通； 2.1.7. 负责组织学习和培训档案管理办法、使用知识。
2.2. 其它部门主管领导职责
2.2.1. 批准对自己部门资料或合同复印件的处置；
2.2.2. 负责对部门专（兼）职档案管理人员的日常工作检查和监督； 2.2.3. 负责对档案管理监督检查报告的审批。
2.3. 其它部门相关人员职责
2.3.1. 认真执行定期归档制度，负责本部门文件资料及合同原件（复印件）日
常收集、标识、保管、组卷归档相关工作； 2.3.2. 负责在工作变动时，做好或协助移交工作，并及时通知综合部； 2.3.3. 定期向综合部移交已经归档的合同或文件资料原件及复印件； 2.3.4. 财务部负责按国家财政制度规定独立建档保管财务档案资料；
3. 档案分类、管理规范
3.1. 归档要求
3.1.1. 归档的文件资料必须完整、真实、准确，如请示和批复、 复印本和正式
稿和附件等必须齐全；
3.1.2. 一项由几个部门参与、办理的工作活动过程中，所形成的文件资料，由
主办部门收集保管。会议文件由会议召集部门收集保管；
3.1.3. 一般资料按一份原件归档，重要文件和高使用率文件可以根据需要，按
二份原件存档；
3.1.4. 卷内文件资料应根据形成规律、特点以及时间进行排列，一般情况下：
批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；草稿在前，定稿在后； 3.1.5. 经办部门根据实际需要留存复印件。如因业务处理需要，原件须由经办
部门保管的，经综合部主管批准后妥善保存， 综合部以复印件归档； 3.1.6. 电子文件应与相应的纸质文件、资料一并归档保存，并做好电子文件备
份和存储设备信息的记录工作；
3.1.7. 各种实物档案（奖品、奖杯、锦旗、奖章、证书、牌匾、馈赠品等）必
须原件归档，并保持其完好无损；
3.1.8. 声像档案摄录必须详细记录事由、时间、地点、主要人物、摄录者，归
档声像资料必须是原版，在特殊情况下可归档拷贝复制件；
3.2. 归档范围
3.2.1. 文书档案：
① 公司对内、对外发出的公文，如公司领导的批示、指示，内部管理公告，给政府的请示报告等；
② 公司收到的公文，如政府职能部门发来的与本公司有关的条例、规定、命令、决定、决议、指示、计划、核准文件、证书等文件；
③ 本公司与其他单位来往的合作、咨询、指导协议及权益文书等； ④ 重要的会议材料，包括会议的通知、决议、总结、领导人讲话、典型发言、会议简报、会议记录等；
⑤ 反映公司主要职能活动的规章制度、工作计划、工作日记、总结报告等； ⑥ 公司有关劳动、工资、福利方面的文件等管理活动资料；
⑦ 公司的各种工作计划、计划考核、总结、报告、统计报表及简报； ⑧ 公司人员外出公务活动（如学习、考察、调查研究、参加会议等）所获得或形成的档案资料；
⑨ 其它在公司经营过程中形成的，具有利用和保存价值的文件资料。
3.2.2. 业务档案：
① 采购过程文档 序号 1 2 3 4 5 6 7 8
② 销售过程文档 销售形式 文件名称 项目审批文件（含采购方案） 资格预审公告及文件 资格审查委员会的成员确定方式和名单（需有监公开招标 督人员签字） 资格预审结果通知书 招标公告和文件 中标厂家的投标文件
文件名称 供应商名录、产品目录 重点客户考察、评级、评价报告 供应商提供的资质证明、产品介绍、方案、报价 双方签订的框架协议、采购合同，往来对账单 物流凭证、到货清单 质量检测单、验收入库单 公司内部试用/使用评价及反馈记录 年度采购计划、采购工作总结报告 移交文件形式 纸质 移交文件形态 纸质 两阶段招标中，第一阶段的投标人技术建议 收标记录表 开标记录表 评标委员会的成员确定方式和名单（需有监督人员签字） 评标过程中的相关澄清类文件 每位评标专家独立的签字评分表 评标报告 决策会议纪要或决策审批意见 中标候选人公示及所刊登的媒体（报刊、网站等）记录或截屏（含异议和答复） 中标通知书、中标结果通知书 在招投标活动中发生的异议、投诉以及回复、处理情况 在招投标活动中形成的产品质量检测报告、厂验报告 项目审批文件（含采购方案） 招标邀请函 招标文件 中标厂家的投标文件 两阶段招标中，第一阶段的投标人技术建议 收标记录表 邀请招标 开标记录表 评标委员会的成员确定方式和名单（需有监督人员签字） 评标过程中的相关澄清类文件 每位评标专家独立的签字评分表 评标报告 决策会议纪要或决策审批意见
纸质 中标候选人公示，及所刊登的媒体（报刊、网站等）记录或截屏（含异议和答复） 中标通知书、中标结果通知书 在招投标活动中发生的异议、投诉以及回复、处理情况 在招投标活动中形成的产品质量检测报告、厂验报告 项目审批文件（含采购方案） 比选公告或比选邀请书 比选文件 中标厂家的比选应答文件 比选应答文件收取记录表 公开唱价记录表 比选小组成员名单 比选 评审过程中的相关澄清类文件 每位比选小组成员独立的签字评分表 比选评审报告 决策会议纪要或决策审批意见 比选结果通知书 在比选采购活动中发生的异议、投诉以及回复、处理情况 在比选采购活动中形成的产品质量检测报告、厂验报告 项目审批文件（含采购方案） 谈判邀请书 竞争性谈判 谈判文件 中标厂家的谈判应答文件、各投标人谈判应答报价部分 非中标人谈判应答文件
纸质 纸质 最后一轮谈判报价文件 谈判小组成员名单 谈判过程中的相关澄清类文件 每位谈判小组成员独立的签字评分表 谈判评审报告 决策会议纪要或决策审批意见 谈判结果通知书 在谈判采购活动中形成的其它文件 项目审批文件（含采购方案） 谈判邀请书 谈判文件 谈判应答文件和报价文件 单一来源采购 谈判小组成员名单 谈判过程中的相关记录 谈判结果报告 决策会议纪要或决策审批意见 谈判结果通知书 在谈判采购活动中形成的其它文件 项目审批文件（含采购方案） 询价通知书 询价文件 报价文件 报价文件收取记录表 询价 报价记录表 询价小组成员名单 询价过程中的相关澄清类文件 询价评审报告 决策会议纪要或决策审批意见 询价结果通知书
纸质 纸质 在询价采购活动中形成的其它文件 客户的询价单（提供的参数规格） 向客户提供的报价单、销售方案 与客户签订的框架协议、销售合同 非招投标 商品出库单、装箱单、物流单 收货确认单、验收单 售后服务记录、清单 客户反馈、评价单
纸质 ③ BPO实施过程文档 序号 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10
3.2.3. 技术档案：
① 技术研发前期可行性研究、任务书、各类会议纪要、各类许可证，及其所取得相应上报、批复材料；
② 技术部在软件产品研发过程中，产生的立项、代码、工作日志等资料； ③ 技术部在硬件产品研发过程中，产生的立项、开发、修改、测评等资料； ④ 技术部在软件著作权、专利等知识产权申请过程中产生的档案资料； ⑤ 技术部在招投标、日常工作中产生的，有保存价值的档案资料
调研报告 前期调研文档 中标通知书、销售合同 开工报告、实施方案、标准确认单 与客户方沟通的会议纪要、变更记录 档案交接、流转记录表 移交文件形态 纸质 档案数字化业务登记表 项目质检、抽查清单 项目月报、项目总结 项目验收申请、验收报告 撤场物品清单 3.2.4. 人事档案：
① 已面试暂未入职，拟纳入我公司人才库的人员资料；
② 公司与内部员工签订的合同、协议书等文件正本及过程材料； ③ 公司人员任免相关材料，包括且不限于员工奖励、处分、考核等文档； ④ 其它与公司在职、离退休、死亡职工人事相关资料。 3.2.5. 会计档案：
① 财务部门在工作中形成的凭证、账册、报表等企业财务管理活动过程档案资料；
② 财务部门收集到的，有关企业财务管控相关报表、清单、制度等文档。 3.2.6. 其它档案：
① 包括企业经营管理过程中发布的各类广告、单页、台历等宣传材料； ② 弃用的印章以及奖品、纪念品、礼品、字画等各种实物档案； ③ 公司的历史沿革、大事记及反映本公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等；
⑩ 上级领导和著名人物视察、参观本公司工作形成的相关记录； ④ 其它不属于以上任一分类，具有保存价值和意义的档案资料。
3.3. 归档时间
3.3.1. 公司档案资料应在行为发生或资料收到后进行及时收集，次年3月份之
前，根据档案类型对上一年度档案。进行整理、装订归档。 3.3.2. 档案资料的归档时间分为：即时归档和定期归档两种
① 即时归档，下列文件（含电子、声像资料等）应在传阅、办理结束或取得后即时归档：
a) 公司规定的密级文件；
b) 重要文件，如政府批文、核准文件、证照等； c) 合同、协议书等正本及过程资料；
d) 公司干部任免的文件材料以及关于职工奖励、处分、考核的文件材料；
e) 重要电子声像档案应实时进行，随办随归。 f) 其他认为需要即时归档的资料。
② 定期归档，除必须即时归档资料外，公司每季度、年度按照相关规定，对各部门档案进行收集、归档
a) 各部门应在下一季度开始的一周内，整理归档上一季度文件，编制档案清单交综合部 ；
b) 一般电子声像档案归档应定期完成，一般每三个月一次制成光盘或上传服务器进行保管。
c) 各部门每年3月底之前，归档上年度文件与资料，并移交综合部 ； d) 各部门每年3月底之前，须在公司内部服务器上传，上一年度的所有归档电子文件数据集，由综合部对上传资料的规范性和完整性进行核实、确认。
3.4. 分类及保管期限
档案类型 子类 类别号 内容 保管期限 永久(Y) 永久(Y) 永久(Y) 永久(Y) 永久分类规则 包括各类通知、奖惩等内部发文文书档案 文书档案 WS 以及其它经营活动中发生的对外收发文。 采购文档 CG 公司采购工作相关文档 招投标销业务档案 （YW） 售文档 非招投标销售文档 BPO实施
按件 ZB 公司招投标销售过程文档 FZ 非招投标销售过程文档 BP BPO实施过程文档 文档 (Y) 公司软件、硬件产品技术研发过永久 产品研发 YF 程性资料 (Y) 技术档案 知识产权(JS) 申请 软件著作权、专利等知识产权申永久 CQ 请相关档案 (Y) 永久 (Y) 长期(C) 长期(C) 日常档案 RC 技术部日常工作文档 面试 人事档案 （RS） MS 已面试未入职人员资料 在职 ZZ 包括员工在职过程中所有资料 长期离、退休 LZ 离、退休员工在公司的所有资料 (C) 凭证 会计档案 （KJ） 账册 报表 其它 实物档案 其它档案 特殊载体（QT） 档案 其它综合档案
PZ ZB BG QT SW 保管期限及 形态见下节 包括宣传单页、纪念品、礼品、永久字画；以及 照片、录音、录像、光盘 (Y) 永久(Y) 永久(Y) TS ZH 3.5. 会计档案保管期限
序号 会计档案名称 保管期限 移交文件 形态 备注
一 1 2 二 3 4 5 6 7 会计凭证 原始凭证 记账凭证 会计帐簿 总帐 明细帐 日记帐 其他辅助性帐簿 固定资产卡片 财务会计报告 月、季度、半年度财务报告、清单 30年 30年 30年 30年 30年 纸质 。 纸质或电子 30年 10年 纸质 永久 10年 10年 10年 30年 永久 永久 永久 纸质 电子 纸质 包括文字分析 固定资产报废清理后保管5年 三 7 包括文字分析 8 四 11 12 13 14 15 16 17
年度财务报告 其他 银行余额调节表 银行对帐单 纳税申报表 会计档案移交清册 会计档案保管清册 会计档案销毁清册 会计档案鉴定意见书 3.6. 档案的编号规则
3.6.1. 档案的编号要遵循文件材料的形成规律，并且要便于保管和提供利用，
按档案分类要求，全部按其产生日期的先后并结合相互间的逻辑关系，编排卷内序号、目录、卷面，依照规定装订成册；
3.6.2. 文书档案编号规则
① 归档方式：以“件”为保管单位； ② 保管期限：永久
③ 分类方式：按照时间顺序进行排序，不做细分类。
④ 编目：Z01-WS.2020-001。2020为年度，001为件号。需在纸质档案每一件的右上角打上3位数件号。
⑤ 条目著录：录入文件级条目信息，文件级条目主要有全宗号、分类号、年度、保管期限（永久）、件档号、件号、责任者、文件编号、题名、成文日期（20200101）、页数（如果不打页码则可以不写）、备注，录入格式为Excel；
⑥ 装盒：盒子上要体现档案类型和盒内存放的件号范围。
3.6.3. 业务档案编号规则
① 组卷方式：以“件”为保管单位。 ② 保管期限：永久 ③ 分类方式：
➢ 按照年度-业务类型分类；
➢ 一个业务流程一个编号，如单次采购从前期询价、合同签订到入库验收的相
关资料归为一卷；
➢ 按照业务开始时间组卷、进行预归档，在业务发生过程中根据发生时间进行
实时归档。
④ 排列方式：归档文件的排列和整理方法，一个项目一个流水号，编号为YECG001...
⑤ 排序编目：每个业务类型的档案，档案编号都从001开始；如2020年度第一卷采购档案编号：Z01-2020-YWCG001-001（Z01为全宗号，YWCG为分类代码， 第一个001为业务顺序号，后面的001为件号，“-”为分隔符号）。需在纸质档案每一件的右上角打上3位数件号。
⑥ 条目著录：录入案卷级和文件级条目信息，案卷级条目主要有全宗号、分类号、年度、保管期限、案卷档号（一个项目为一大卷，格式为Z01-2020-XMFW001）、案卷题名、总件数、时间、密级、责任者、备注；文件级
条目主要有全宗号（Z01）、类别号（XMFW）、年度(2020)、保管期限(Y)、件档号、件号、案卷档号、责任者、文件编号、题名、成文日期、页数、案卷档号、备注，录入格式为Excel；
⑦ 装盒：盒子上要体现项目号和盒内存放的件号范围
3.6.4. 技术档案编号规则
① 组卷方式：以“件”为保管单位。 ② 保管期限：永久 ③ 分类方式：
➢ 按照年度-项目类型分类；
➢ 一个项目流程一个编号，如单次产品研发从前期评估、立项、开发到最终测
评完成的相关资料归为一卷；
➢ 按照项目启动时间组卷、进行预归档，在项目发生过程中根据发生时间进行
实时归档。
④ 排列方式：归档文件的排列和整理方法，一个项目一个流水号，编号为JSYF001...
⑤ 排序编目：每个项目类型的档案，档案编号都从001开始；如2020年度第一卷研发档案编号：Z01-2020-JSYF001-001（Z01为全宗号，JSYF为分类代码， 第一个001为项目顺序号，后面的001为件号，“-”为分隔符号）。需在纸质档案每一件的右上角打上3位数件号。
⑥ 条目著录：录入案卷级和文件级条目信息，案卷级条目主要有全宗号、分类号、年度、保管期限、案卷档号（一个项目为一大卷，格式为Z01-2020-JSYF001）、案卷题名、总件数、时间、密级、责任者、备注；文件级条目主要有全宗号（Z01）、类别号（JSYF）、年度(2020)、保管期限(Y)、件档号、件号、案卷档号、责任者、文件编号、题名、成文日期、页数、案卷档号、备注，录入格式为Excel；
⑦ 装盒：盒子上要体现项目类型和盒内存放的件号范围。
3.6.5. 人事档案编号规则
① 归档方式：以“一人一件”为保管单位； ② 编目:
➢ 已面试未入职人员资料Z01-RSMS-2020-0001； ➢ 在职人员资料Z01-RSZZ-0001；
➢ 离、退休后，将该人员从Z01-RSZZ-0001从调整至Z01-RSLZ-0001。
③ 分类方式：按照面试/入职时间顺序，一人一件；
④ 条目著录：人事档案条目区别于其他档案，EXCEL条目著录一人一个，命名为Z01-RSZZ-0001张三。
⑤ 装盒：盒子上要体现档案类型和盒内存放档案的条目明细。
3.6.6. 会计档案编号规则
1) 卷/件号：案卷（件）排列顺序号，从“1”开始标注，一个年度一个所属机
构一个类别一个流水号；
2) 题名：凭证、账簿、财务报告等的标题名称；
3) 起止编号：会计凭证的起止编号，中间以“-”连接，可建立多组起止编号； 4) 形成年月：案卷（件）生成的年度和月份，以6位阿拉伯数字标识，如201305； 5) 保管期限：从会计年度终了后的第一天算起，根据不同会计档案的保管期限
要求，分别为“永久”、“30年”和“10年”；
1) 册/页数：“会计凭证”类的填写当月的总册数，“会计账薄”、“财务报
告”及“其他”类的填写总页数。
3.6.7. 其它档案编号规则
整理方式:其它档案采用一文一件整理形式，以每一项目活动事件为单位进行整理归档；
编号:按分类号-年度；
档号：全宗号-档案分类号-年度-件号；
档案分类号：档案类别的名称编码，其它档案一级分类号为QT，二级分类号为：SW（实物档案）、TS（特殊载体档案）、ZH（其它综合档案）；
件号：按排列顺序从“001”开始标注，一个年度一种载体类型一个保管期限编
一个流水号。示例： Z01-QTSW-2020-Y-001；
保管期限：由于数量不多，暂不分保管期限，统一定义为“永久”（ 标识符“Y”）。
4. 档案管理工作流程
4.1. 档案资料的收集
4.1.1. 综合部对本部门产生的档案资料，及公司需要即时存档的重要资料进行
收集和整理；
4.1.2. 各部门相关人员负责对本部门日常工作中形成的合同及文件等资料进行
收集、整理，并编制部门档案管理清单。
4.2. 档案的组卷、装订
4.2.1. 不同年度的文件一般不得放在一起组卷，跨年度的请示与批复，放在复
文年组卷；没有复文的，放在请示年组卷；跨年度的规划放在针对的第一年组卷；跨年度的总结放在针对的最后一年组卷；跨年度的会议文件放在会议开幕年度；
4.2.2. 卷内文件资料应按顺序排列，依次编写页号。装订的案卷应统一在有文
字的每页资料正面的右上角、背面的左上角打印页号；
4.2.3. 根据档案的管理规范、价值原则和利用标准，运用全面、发展的观点，
合理、科学地确定其保管期限，并在实施过程中适时补充完善，公司档案的保管期限分为永久、长期、短期三种；
4.2.4. 凡对公司有长远利用价值的档案应作永久保存，凡对公司在一定时期内
有利用价值的档案分为长期或短期保管，上级部门有规定的按规定执行； 4.2.5. 综合部及各部门对各自保管的档案资料，依照档案的编号规则进行编号； 4.2.6. 案卷的首页应放置卷内目录，卷内目录应包括：顺序号、档案编号、文
件题名、年度、页数、保管期限、责任部门等信息；
4.2.7. 有关卷内文件资料的情况说明，应逐项填写在备考表内。若无情况可说
明，也应将组卷人、检查人的姓名和时期填上以示负责。备考表应置卷尾； 4.2.8. 对变化较大的档案资料，其组卷、装订办法应有利于资料的及时补充。
对不宜装订的资料，按其产生时间先后编号分区整理。
4.3. 档案的日常管理：
4.3.1. 电子类合同或其他需要保管的电子文件，应当及时存放于档案室指定服
务器相应文件夹内或制作专门光盘进行编号保存。
4.3.2. 文件、合同资料要登记详细信息，并编制《文件（合同）管理记录目录》，
以便检索利用。
4.3.3. 文件资料、合同要科学排列，按编号顺序存放于文件盒内，并加以标识，
整齐排放在文件柜中。
4.3.4. 档案室在档案整理分类的同时建立公司档案的索引目录，便于提供利用。 4.3.5. 要做好档案的保管工作，采取必要的措施，维护档案的完整、准确、系
统、安全，克服和限制一切可能损害档案的因素。
4.4. 档案的移交
4.4.1. 档案资料的收集移交应遵循及时、准确、全面的原则，移交时应办理交
接手续，填写“档案交接单”，数量较多时编制归档清单；
4.4.2. 各部门文件、合同等资料原件需要保存的，各部门分别进行整理，并编
制《移交目录》每季度向综合部移交。
4.4.3. 各部门专（兼）职档案管理人员工作变动或离职的，要填写《档案移交
清单》，由部门负责人指定的接收人核实无误后签字，并告知综合部； 4.4.4. 档案移交公司的流程
① 经办部门检查文件或档案，编制移交清单；
② 综合部根据移交清单，查收案卷与文件，并与部门每季度提交的档案清单核对；
③ 综合部确认档案完整、齐全且符合公司要求，移交双方在移交清单上（一式两份）签字，双方各保存一份；
④ 各部门因业务活动开展，确需对文件、合同等资料原件进行留存的，经
综合部同意后，可复印（复刻）一份档案资料并做好标记，每季度将复印版与其它原版档案一同移交综合部。
4.5. 档案的借阅和利用
4.5.1. 借阅档案要履行借阅手续，填写《档案借阅审批单》。借阅档案原件只
限在公司内，不能带出； 需带出公司查阅或复印档案资料的，需在确保档案安全的前提下，依照借阅权限由相关领导批准方可进行；
4.5.2. 不准转借或代借公司档案资料，借出的资料限申请人查阅，不得擅自扩
大阅览范围；
4.5.3. 档案外借一般只借复印件，需借原件者须经总经理批准，借阅的档案交
还时，必须当面点交清楚，如发现遗失或损坏，应立即报告直接上级； 4.5.4. 借阅档案用完后，应及时送还，如超过借阅时间，须重新办理手续； 4.5.5. 借档人必须爱护档案，不得擅自涂改、污损、勾画、剪裁、抽取、拆卸、
调换、摘抄、翻印、复印、摄影，不得转借或损坏；
4.5.6. 一般情况下，借阅申请人不得查、借阅与本人工作无关的档案资料，工
作有部分相关的人员只能查阅相关部分资料，确因工作需要须经主管领导批准方可查阅；
4.5.7. 凡利用档案的部门和个人，都必须严格遵守保密制度，有密级的档案一
般不外借，如特殊需要，须经有关领导批准后，填报相应借阅手续方可进入保密室查阅；
4.5.8. 凡属公司的业务档案和技术档案，必须严格按密级分类进行查、借阅，
任何人不得擅自借阅、带出，不得查、借阅与本人工作无关的技术资料； 4.5.9. 外单位借阅业务档案和技术档案，须持单位介绍信，经主管领导批准方
可查阅，且必须遵守公司保密制度管理要求。
4.6. 档案的销毁
4.6.1. 综合部档案管理人员定期对所保存的档案进行检查，对于保存期限已满
的档案材料，按规定提出销毁申请；
4.6.2. 对拟销毁的档案必须严格鉴定、慎重从事，对确无保存价值的档案进行
销毁，必须填写申请销毁报告，编制销毁目录，报有关部门负责人和综合部主管鉴定，最后报总经理的批准，方可销毁。
4.6.3. 对拟销毁档案的鉴定，应由综合部、有关部门负责人指派专门人员组成
的鉴定小组负责鉴定工作，并拟订鉴定报告，提出销毁意见；
4.6.4. 在销毁目录中要填写序号、档案编号、文件题名、所属年度、应保管期
限、已保管期限、文件页数、备注等栏目，准确显示每一份销毁文件的内容和成分；
4.6.5. 未批准销毁的档案，要拿出继续保存。经批准销毁的档案，可单独存放
半年，经验证确无保留价值时，再行销毁，以免误毁；
4.6.6. 执行销毁任务时，必须由综合部人员参与监销，监销现场不得少于二人，
确认档案销毁过程安全、有效，并在销毁目录上签字；
4.6.7. 最后，把销毁目录和经部门经理-总经理签字确认的批准手续文件，一并
存档永久保存 。
5. 附 则
5.1. 本制度自下发之日起执行，由综合部负责制订、修改及解释工作； 5.2. 本制度未尽事宜，按照国家有关法律、法规和公司相关规定执行。 5.3. 如有此前公司管理制度与本制度内容相抵触的，以本制度为准； 5.4. 违反本规定有关条款，将按《档案法》有关条例和公司管理制度
规定进行处罚。
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