行政部门采购管理制度

　　一、目的

　　为了进一步加强公司制度管理，健全企业采购管理制度，监督和控制不必要的开支，保证采购工作的正常化、规范化，特制定此制度。

　　二、工作程序

　　(一)采购原则

　　1.采购是一项重要、严肃的工作，各级管理人员和采购经办人必须高度重视。

　　2.采购必须坚持“秉公办事、维护公司利益”的.原则，并综合考虑“质量、价格”的竞争，择优选取。

　　3.一般日常办公用品及其它消耗用品由总务后勤人员负责采购；

　　4.物料采购应尽量采用月结方式为付款条件与供应商洽谈。

　　(二)采购申请

　　1.采购之前，采购经办人依照所购物件的品名、规格、数量，需求日期及注意事项填写“物品申请单或采购定单”。

　　2.紧急采购时，由采购部门在“物品申请单”上注明“紧急采购”字样，以便及时处理。

　　3.若撤销采购，应立即通知总务后勤人员或采购部人员，以免造成不必要的损失。

　　(三)采购流程

　　1.采购经办人在“物品申请单或采购定单”内需填写所购物品的估算价格、数量和总金额。

　　2.各采购经办人在采购之前必须把“物品申请单或采购定单”交到财务部进行审核，报总经理审批后，方能进行采购。

　　3.采购物料定单必须写上公司统一规定PO单号报总经理审批后复印一份交与财务。

　　(四)采购经办人职责

　　1.建立供应商资料与价格记录。

　　2.做好采内参市场行情的经常性调查。3.询价、比价、议价及定购作业。

　　4.所购物品的品质、数量异常的处理及交期进度的控制。5.做好平时的采购记录及对帐工作。(五)采购方式

　　1.集中计划采购：凡属日常办公用品必须集中计划购买。

　　2.长期报价采购：凡生产用物料须选定供应商议定长期供货价格。3.每年第一个月重新审定上年度供应商，与供应商洽谈需两人以上进行，并对供应商评审，且作出相关评审记录。

　　(六)采购实施

　　1.“物品申请表”批准签字且到财务部备案后，办理借支采购金额或通知财务办进汇款手续。

　　2.采购人员按核准的“采购定单或物料申请表”向供应商下单并以电话或传真确定交货日期或到市场采购。

　　3.所有采购物品必需由仓库或使用部门验收合格签字后，才能办理入仓手续。

　　(七)采购付款方式

　　1.物品采购无论金额多少，一律由经办人签字，财务经理审核，总经理核准签字后方可报销。

　　2.物料采购付款必须见供应商提供送货单及我司开出的入库单、采购定单、收款收据等单据方可结款或开支票。

　　(八)采购经办人行为规范

　　1.采购人员应本着质优价廉的基本原则，经过多方询价、议价、比价后填写定“采购定单或物品采购申请单”。

　　2.采购经办人应尽职尽责，不能接受供应商任何形式的馈赠、回扣或贿赂；若因严重失职或违反原则作出不适当行为者，给予辞退，情节严重者提交机关处理。

　　三、附则

　　各部门需要采购时，凡是没有按上述审批手续审批和流程采购的，财务部将拒绝付款。