兴隆公司行政办公及人力系统项目建议书
中国科学技术信息研究所（ISTIC）是在周恩来总理亲自关怀下于1956年10月成立的，是国家科学技术部直属的国家级综合性科技信息机构。现有职工850人，下设11个业务单位，建有一个独资公司，3个合资公司，1个股份有限公司和3个社团组织。四十多年来，中国科技信息研究所作为国家级科技信息研究机构，已在国内外形成了广泛影响。许多研究成果和重大工程项目曾荣膺国家奖励。并代表国家参加了联合国教科文组织(Unesco)政府间信息学计划(IIP)和综合信息计划(PGI)、国际信息文献联合会(FID)等国际组织，有关专家担任了相关国际组织的领导职务，参与这些国际组织项目的研究与实施。
中国科学技术信息研究所信息分析研究中心是专业从事信息分析研究的职能部门，本中心目前共有人员36人，其中拥有博士学位人员4人，硕士和双学士15人，所有人员都有大专以上学历。中心在信息情报研究、企业知识管理、企业信息化建设等方面具有专业级的研究和建设优势。多次承担科技部、国家自然基金委和来自企业的重大项目并获得好评。一些项目获得国家科技进步二等奖。长期以来，本中心在决策支持系统的信息化建设方面已经形成独特的产品和服务方式。
我中心近期承担的与兴隆公司项目类似或与此次项目有关的研究产品有：
中国科技决策支持系统
该系统是国家科技部委托、中央级基础性工作项目研究工作，经过近两年的积累，已经形成了以CHIANINFO系统为核心的科技决策支持体系，含有地方机构文件报送系统、专家知识管理系统等部分。
中铁快运公司客户关系系统（CRM）运输行业知识管理解决方案
北京金环天朗公司公司综合信息管理系统 渠道销售行业知识管理解决方案
上海宝刚国际贸易公司企业内容管理系统建设销售行业知识管理解决方案
国家自然基金委课题 《信息科学领域研究前言调查与比较技术》
国家自然基金委课题 《面向企业战略管理的竞争情报研究》
本次项目参与人员主要简历
项目经理 胡红亮
工学、经济学双学士，国家信息分析师，工程师
曾任中国最大的物流园区-北京华通物流园区（B-Logistics）信息中心主任、现任中国科技信息系统（CHINAINFO）主管，多次主持开发国家级的决策信息系统，在政府、企业信息化建设方面具有丰富的经验。
职责：主持系统的整体规划和设计。负责指导后期的实施和维护。
项目内容主管 刘娅
英国SUSSEX大学 管理学硕士，国家信息分析师，工程师
现任中国科技信息系统（CHINAINFO）内容主管、多次主持国家自然基金委有关信息技术的研究项目。在知识管理系统方面具有比较强的优势。
职责：在系统的知识管理和组织上，运用优化设计的原则进行系统设计和规划。
项目主管助理 刘雷鸣 信息学硕士
职责：负责协助项目主管进行协调。
其他参与人员：
北京兴隆置业有限公司是一家具备集拆迁、房地产开发、物业管理于一体的全程服务能力的专业房地产公司。多年来，在兴隆公司“诚信—创新”核心理念的指导下，公司取得了长足的发展，各项业务蒸蒸日上，开始步入一个品牌建设的新时期。在公司发展的同时，企业专业化的管理使公司的组织结构得到进一步优化。公司现已建立起科学的现代企业组织构架，形成了先进完善的管理机制。在企业发展的同时，大量的优秀人才被不断地吸纳进来，在人力管理方面需要引入管理的系统和知识。
在知识经济的大背景下，要想提高工作效率、完善管理体系、优化组织结构，兴隆公司需要在企业人力资源管理、行政管理等方面实现电子化和信息化，以达到提升企业形象和核心知识管理能力的目的。
目前兴隆公司在信息化建设方面还处于薄弱的基础阶段，公司原始资料数据不能形成信息积累。更谈不上增值、共享和为决策支持服务。
基本的问题包括：
。
企业门户建设：企业门户是企业对外宣传和展示的重要舞台，对
中国科学技术信息研究所前期承担了兴隆公司的网站建设工程，在和兴隆公司的管理人员接触中初步解了公司的特点。
在初步确定和兴隆公司进行行政办公和人力资源的开发合作后，我们对兴隆公司的人力资源状况进行一些初步的调研和论证（包括向相关的管理人员发送初步的调查表格和主管人员的当面交流），经过初步的分析，我们提出以下的分析报告结论。
在确定进一步合作的前提下，我中心将介入到兴隆公司的行政办公和人力系统的建设中来，将会更多地与公司管理人员进行充分的交流和沟通，以确定让系统能满足公司发展的需求。
基本原则：按照我们多年来在企业信息化建设的经验，应该一开始形成“总体规划、分布实施”的总原则，按照该原则的指导思想，我们将兴隆公司的信息化工作分成如下图所示意的若干部分。
兴隆公司信息化建设体系结构示意图
决策支持层
管理及业务运作层
管理支持
经营支持
行政及人力资源系统
客户关系系统
市场情报系统
员工库、公文库、合同库、客户情况库、市场情报库、公司信息库
基础数据层
企业门户
行政及人力资源系统
企业门户
已经完成 一期待完成部分
其中各层表示的内容为：
基础数据层面：包括员工的基础数据、企业基础数据、人力基础数据、合同基本数据、市场和情报数据以及公司的基本情况。
该层是信息系统建设的基础，也是需要认真设计和规划的部分。
业务层次：主要是完成具体业务流程而产生的，其数据来源于基础数据层次并获得其他外部的数据。
该层次主要解决企业在经营和管理上的问题。能解决企业管理效率低下，层次不高的局面。而客户关系和市场情报等系统的建设将直接给企业带来经营上的机遇。
决策支持层：将直接为企业的决策提供支持，该系统的建立十分依赖基础数据层和业务管理层的建设水平，企业的高层领导能通过该层了解企业经营和管理方面的问题和状况，以便为企业的长远发展做出有利的决策。
第一期建设 行政及人力资源系统体系结构示意图
行政及人力资源管理系统
公文管理
合同管理
个人办公
人力资源管理
任何系统的建设都不是一躇而就的事情，因此，结合兴隆公司的实际情况，我们建议首先对外开展企业门户的建设，以提高公司的外在形象；对内进行行政办公和人力资源管理的建设，以便提高工作效率，节约劳动成本。
行政及人力资源管理功能图
个人信息
公共信息
重要通知
待办事宜提示
公司新闻
公司论坛
人事基本信息管理
招聘管理
人事合同管理
薪资管理
综合考评绩效
人力资源状况分析
培训区
个人办公
合同管理
公文管理
人力资源
合同订立
合同执行
合同资金
合同分析
合同变更
合同结算
执行评估
付款计划
付款审定
创建公文
创建公文流程
公文流转审批
公文处理入库
（1）个人行政办公桌面：该系统是员工工作的基本平台，相当于实际的办公桌面系统。员工在此桌面上具有个人公共信息（如公司的通讯录、通知、个人资料、电子邮件等），公司论坛系统、新闻发布系统（包括共创刊物发表系统）等。
该系统是员工工作的基础，按照不同权限和职位拥有不同的功能界面。
完全资料包括了员工个人的所有内容。
（2）公文流转审阅系统
该系统是为有效解决兴隆公司很多中层干部经常外出，文件的流转审批费而设计的一个功能模块，也是提升公司办公效率和习惯的重要管理改革。经过次模块的建设，经常为等一个领导的签字或意见耽误时间和效率的现象将得到根除，并将建立其文件档案的电子化管理体系。
具体的模块包括：
筹建公文实际上包括：
拟稿：拟稿人进行填写主题词、文件标题、主送部门、抄送部门、报抄部门、附件、机密程度、紧急程度等内容
查询：可根据公文的机密程度（一般、机密、绝密）进行有选择的查询。
合同文件（详见下面介绍的合同管理）基础部分也是在次
可以根据企业需要随时调整流程，流程结束后由文件及相关信息直接归档。归档后的文件，可以按机密等级分权限进行查询，查询权限可以由用户指定。
2.收文流程
收文流程主要是处理收到上级部门及其它部门的公文，对收文进行登记和维护，并提供查询,同时对收文的全过程进行有效控制和跟踪，实现完善的收文流程等。
收文流程主要包括：
收文：登记人将收到的公文进行登记整理，交领导进行审批。
审批：领导将收到的公文进行批阅，批阅完成后交办理人进行办理。
办理：办理人将领导批阅过的公文进行办理，办理完成系统自动存档。
查询：相关人员可以对收到的公文及其信息进行查询。
公文的概念是一个很重要也很具有灵活性的模板，在次系统下，企业发生的很多流程都可以根据次得到规范化的处理，例如：
3.会议流程
实现会议室管理、会议审批、计划、准备、记录、查询的功能。在会议召开前可以对会议的议题和内容进行审批和准备，准备内容包括合理地安排会议的参加人员、时间、场地、内容议题，准备会议文件，以电子邮件或打印会议单的方式发放会议通知等。对已召开的会议可以对出席情况、议题讨论结果、会议决议等内容作记录并整理会议纪要。
会议流程主要包括：
起草会议：由起草人填写会议计划，其中包括会议的内容、开会时间、地点等内容，发送给会议安排人进行安排。
会议安排：会议安排人收到会议计划，进行会议的安排，并填写会议的安排情况等信息，然后进行开会。
会议总结：会议的总结人进行会议的总结并提交会议纪要，发送给领导进行审批。
领导审批：领导收到会议的总结后进行审批，审批完成后进行会议数据自动存档。
查询：可根据会议的机密程度（一般、机密、绝密）进行有选择的查询。
5.出差流程
出差流程是实现出差前的申请和审批、出差后的总结、审批和费用的报销等，同时对出差的全过程进行有效控制和跟踪，实现完善的出差流程等。
出差流程主要包括：
出差申请：由出差申请人填写出差任务单，发送审批人进行审批。
出差审批：审批人进行出差任务单的审批，审批完成后发送出差申请人。
出差返回：出差申请人出差返回，填写出差情况汇报及差旅费，抱审批人进行审批。
出差汇报：审批人进行出差情况汇报及差旅费的审批后，发送财务部进行审查及报销。
财务：财务进行差旅费的审查及报销，最后系统自动存档。
查询：公司领导及个人可对出差的情况进行查询。
6.工作计划
工作计划主要实现企业员工、部门领导在不同阶段的本次工作总结及下次工作计划，并提供查询和维护，同时对工作计划和总结的全过程进行有效控制和跟踪，实现完善的工作计划流程等。
工作计划主要包括：
员工工作计划：员工每周填写工作计划及上周工作总结，并上报部门主管。
部门工作计划：部门主管每月填写月工作计划及上月工作总结，并上报公司领导或计划部门。
部门主管：查看、汇总和管理员工工作计划。
领导及计划部门：查看、汇总和管理各部门工作计划。
查询：公司领导及其员工可以查看上周及上月的工作计划。
7.督办流程
督办流程主要是实现督办适宜的流程管理和督办适宜的存档，并提供查询,同时对督办事宜的全过程进行有效控制和跟踪，实现完善的督办事宜流程等。
督办流程主要包括：
起草督办：由起草人填写督办事宜即督办单，交由办理人。
办理：办理人根据督办单进行办理，并填写办理情况，然后发送给考核人。
考核：考核人对督办情况进行考核，考核完成后交领导审批。
审批：领导对督办单进行考核，审批完成后系统自动存档。
查询：对督办事宜的情况进行有选择的查询。
8.信访流程
信访管理模块帮助数据库管理员对来信、走访、来电等访问进行登记，并及时提交相关部门处理和征求有关领导的意见，处理完后还可以将该文件归入档案库。
信访流程主要包括：
信访：填写人填写信访记录及其内容，然后发送给审核人进行审核。
审核：审核人进行信访登记审核，审核完成后发送领导。
领导批示：领导对信访登记进行批示，批示完成后发送办理人。
办理：办理人对信访登记进行办理，办理完成后系统自动存档。
查询：对信访登记信息进行查询。
9. 档案管理
档案管理主要实现对机构或系统的各种档案和资料进行分类管理、归档保存，可以大大减轻档案室、档案馆的工作量。
档案管理主要包括：
档案输入：由档案管理员输入档案记录，系统自动存盘。
档案管理：管理员可以对档案进行修改、增加、删除。
查询：查询分为一般查询、机密查询、绝密查询三种，管理员可以给三种不同查询设置不同的用户。
10 值班管理
值班管理主要是通过值班人员对值班期间所发生的事情的记录，给办公室的查询、统计提供了极大的方便。
值班记录：由值班员填写值班记录，系统自动保存。
值班记录管理：管理员可以对值班记录进行修改、增加、删除等操作，以方便企业的应用。
查询：由值班员、办公室人员或者指定相应的人员进行查询。
人力资源管理系统包括如下的模块
合同管理
在房地产行业逐步走向规范化的同时，企业需要对前期工程建设中的合同管理与成本控制进行有效的管理，如果能对各类工程合同进行有效的管理，将会带动企业降低工程成本，提高企业核心竞争力。
人事基本信息管理
通俗地说就是建立员工的个人电子档案。包括如下的基本功能
●人事基本资料
员工档案管理功能，记录所有员工的基本信息，可根据企业实际需要自定义员工档案项目
可在同一界面查看员工在企业工作期间的所有信息（基本信息、培训、奖惩、合同、休假、绩效评估、薪资福利等等）
★合同管理
建立人事合同样本，定义各类劳动合同的基本属性及内容， 记录员工人事合同的签订、续订、变更与终止情况，合同到期自动提示。
★转正管理
对试用期员工转正进行管理
★职位管理
设立职位的基本情况，与后面的人力资源管理有接口
★奖惩管理
★资源管理
对员工使用公司的设备（设施）的情况进行管理，如办公用品、手机等，也包括对员工享受公司的贷款等的情况，在员工进行辞退、离职等情况时可以打印清单。
★权限管理
是系统对相应的工作和权限进行管理，有与其他模块的接口（如物流、审批流程等）
★人员调动
是指人员在本公司内部不同的岗位进行调动的情况，系统能记录每一次的调动情况并反馈到职业发展计划中去的。
★职业发展
能将员工的工作和业绩等内容放在一起，供跟踪该员工的信息，制定员工的职业发展计划。
★员工跟踪
跟踪管理员工从进入企业到离职全过程的历史记录，包括薪资变动、职位变动、奖惩情况等
★基本设置
对基础数据进行设置
●人力资源计划
★组织管理
对公司的组织结构进行管理和调整，能生成组织结构图
★职位管理