置业公司办公用品管理规定

置业公司办公用品管理规定

一、管理范围

(一) 本规范所指"用品"是指消耗性和非消耗性两类办公用品:

1、 消耗性办公用品:指公司购置、订做的办公用家具、电器、器具等设备,主要包括:车辆、办公桌、椅、沙发、茶几、文件柜、书柜(架)、电脑及配置、调制解调器、功放机、音响设备、电视机、打印机、扫描仪、投影仪、摄象机、照相机、采访机、复印机、传真机、装订机、订书机、计算器、碎纸机、验钞机、交换机、电话机、手机、传呼机、饮水机、打卡机、微波炉、电饭煲、话筒、电钻、时钟等。

2、 非消耗性办公用品:指公司购置、订做的各类办公用低值易耗品,主要包括:书写用品、装订用品、文档用品、文印用品、财务用品、工程用品、设计用品、学习用品、宣传用品、电器用品、通讯用品、维修用品、接待用品、活动用品、餐饮用品、清洁用品等。

(二) 本规范所指"管理"是指:对上述办公用品的预算、审批、购置、检验、入库、登记、编号、报帐、配置、领用、台帐、统计、报表、借调、保修、维护、修理、盘点、报废、档案管理等工作。

二、 管理原则

(一) 归口负责,统一管理:公司所有办公用品由总经办统一负责预算、购买、配置、发放和管理。

(二) 预算统计,规范表单:各领导、部门应在每月20日前将次月所需办公用品报总经办,由总经办统计品种、数量,编制预算并报批。月底需进行购、发、存盘点统计。管理中的台帐和统计均使用公司统一制作的表单。

(三) 一人一表,配额领用:办公用品的配发、领用登记实行一人一表。由总经办负责配发及领用手续的办理,按实数填写有关登记表,离职时清退。根据员工所在部门、岗位的不同,公司确定所领用办公用品的种类、数量和金额定额。

(四) 节约使用,谁用谁责:公司员工应节约使用办公用品,凡超过配领定额的领用,原则上应经总经办主任同意。办公用品一经配发领用,领用人即对所领办公用品负有保管维护的责任,不得遗失和损坏。

三、 管理程序公司办公用品按下述程序进行管理: 预算申报-审核审批-领款采购-验收入库-编号登记-配发领用-使用管理-统计报表。

(一) 预算申报:每月底由行政人事部行政助理根据上月盘点和本月申请预计,填制"办公用品购置预算明细表"和上月预算执行情况统计表。

(二) 审核审批:对上表由总经办主任初审后报财务经理审核、再报总经理审批。

(三) 领款采购:购置预算审批后,凭此填写借款单并再由行政人事部统一负责采购。

(四) 验收入库:购置的办公用品,应有行政人事部验收人员核查验收后,方能入库。购买经办人不能验收。

(五) 编号登记:对公司购置的消耗性办公用品均须进行统一分类、编号,并同时对其随配钥匙进行统一编号。编号后用口曲纸和透明胶纸张贴在用品及其钥匙上。

(六) 配发领用:凡配发、领用的办公用品 ,均需由总经办填写"办公用品配发领用登记表",并由使用、领用人在登记表上签字。低值易耗办公用品的领用,按《费用管理规定》中"配领定额"执行。

(七) 使用管理:

1、 属个人使用的办公用品(包括个人办公桌/椅/柜/机等的相关钥匙),由使用人负责管理。

2、 非消耗性办公用品如有损坏遗失,总经办可要求领用人予以适当赔偿;已经损坏严重、不能再使用的,必须交回总经办,由集团综合管理部汇同总经办共同核实后作出报损处理意见,不允许使用人私自遗弃。

3、 员工离职、离岗时,应将所配领办公用品(包括钥匙)交回总经办并办理交接手续。

4、 公用办公用品由部门员工共同使用、部门负责人管理,如有遗失或损坏,应及时通知总经办,以便清查、修理、备案。

(八) 统计报表:每月末总经办应对库存办公用品进行盘点,对当月办公用品购置、配领、库存情况进行统计分析,并填制相关表单和统计表。